Как правильно сформулировать цель и задачи

У некоторых вопрос, вынесенный в заголовок, вызовет недоумение. Разве так сложно сделать это? Если у тебя есть цели и задачи, быстренько набросай план исполнения — и вперед! А потом оказывается, что существующий план начинает буксовать на первых же стадиях исполнения. Кто исполнитель задач? Какие инструменты и материалы необходимо использовать? Если приходится задействовать исполнителей, занятых на других проектах, то как это повлияет на сроки их исполнения? Кто будет оценивать конечный результат и по каким критериям? Как решать внезапно возникшие форс-мажоры? Проблем может оказаться намного больше, чем планировалось изначально.

Поэтому давайте последовательно разберемся, как научиться формулировать цели и задачи, чтобы потом не пришлось в спешном порядке начинать все заново.

Если углубиться в этот вопрос, то окажется, что методик планирования и исполнения проектов не так уж и мало. В числе самых известных: матрица Эйзенхауэра, метод Парето, планирование по важным показателям (метод OKR), планирование с разбивкой сложных процессов на несколько простых (метод декомпозицирования), с использованием графического анализирования, в том числе построения сетевых графиков. И это далеко не полный список методик планирования.

Подождите, но ведь речь идет о планировании, а мы хотели поговорить о целях и задачах. Разве у них есть что-то общее? Да, есть, и очень многое. Если коротко, то цели и планирование взаимосвязаны. И, по сути, не могут существовать друг без друга.

А самое интересное, что важен даже не выбранный метод планирования, а грамотная стратегия последующих действий. Ведь каждая из тактик планирования хороша в определенных ситуациях. Поэтому, прежде чем приступать к планированию, нужно определить масштабность грядущих работ, уделить внимание деталям плана и соотнести это с временным интервалом, в течение которого эти работы предстоит выполнить.

Итак, по времени охвата задачи и планы бывают:

В зависимости от временного типа планирования и стоит сопоставлять заданные цели или задачи. Рассмотрим это на более конкретных примерах.

Цель: развитие предприятия в ближайшие 5—7 лет.

При таком временном промежутке планирование будет долгосрочным, то есть связанным со стратегией. Так как стратегия описывает общие тенденции и вектор развития, то не стоит бояться того, что не все поставленные цели и задачи будут выполнены на 100 %. Они вообще могут иметь только общий вид и не сильно конкретизироваться.

Вряд ли вы будете планировать наращивание вывоза бытовых отходов в отдельном подразделении, если даже не знаете, сколько этих самых отходов у него появится в ближайшие пять лет.

Цель: определение задач на следующую рабочую смену.

А здесь нужен максимум точности и детализации. Не пытайтесь впихнуть в этот список все пункты, особенно заведомо невыполнимые. Вы все равно не сможете выполнить их все даже физически. Поэтому, составляя такой список, говорите только о тех задачах, которые вы реально сумеете выполнить за данный временной интервал. Вот примеры действительно выполнимых задач на день: завершение начатого отчета, переоценка конкретной категории товаров и так далее.

Стоит иметь в виду, что некоторые оперативные цели могут быть частью долгосрочных. Тогда, формулируя выполнение глобальных проектов, имейте их в виду, привязывая к конкретному временному периоду.

Для примера: долгосрочной целью является увеличение оборотов сбыта на 20 процентов в течение трех лет.

Тогда в списке среднесрочных целей появятся такие задачи, как:

А список тактических задач пополнится следующими возможными целями:

Большинство небольших проектов запускаются по принципам именно SMART-планирования. По сути, это обычные задачи любого управленца в формате бизнес-процесса.

Основные принципы SMART-планирования таковы:

В целом алгоритм задач SMART выглядит так: глагол (определенные задачи и действия) => существительное (непосредственный объект, с которым эти задачи связаны) => числительное (количественный показатель, который должен быть достигнут) => время (временной интервал, в течение которого задание должно быть закончено/выполнено). Таким образом, поставленная задача кратко описывает цель, то есть рассказывает, ради чего совершаются все действия.

В принципе этот метод не сильно отличается от принципов SMART. Он только дополняет его двумя новыми параметрами: оценка и изменчивость. На практике это означает, что, планируя задачи, стоит принять во внимание необходимость оценки полученных результатов с заданной периодичностью и учитывать возникающие по ходу работы изменяющиеся условия. Это связано с тем, что в ходе выполнения задач не все они являются строго однонаправленными, а у некоторых из них могут быть совершенно конкретные параметры выполнимости.

Вначале мы говорили о множестве имеющихся методов постановки целей и их исполнения. Расскажем сейчас о них чуть более детально.

PACT

Планирование задачи с привязкой к цели с учетом того, что задачи должны отслеживаться и могут меняться, если возникла необходимость их переоценки и корректировки.

CLEAR

Подходит для работы в больших коллективах или с определенными группами проектов. Критерии оценки учитывают такие параметры, как вовлеченность, эмоциональные отклики, ограниченность временного интервала и финансовых средств.

DUMB

Поставленные цели определяются как мечты: вдохновляющие, привычные и дружелюбные.

HARD

Не совсем привычная методика, используемая для достижения сложных задач на максимальных оборотах исполнения. Обычно применяется для решения долгосрочных задач.

WISE

Метод построен на принципе интеграции различных задач с целью их расширения или укрупнения.

FAST

Конкретные амбициозные задачи с максимальной прозрачностью. Подразумевается, что предварительно они будут обсуждены с сотрудниками предприятия.

OKRs

Справедливые, действительные цели с актуализированными ключевыми показателями.

KPI

При определении целей и задач применяются конкретные числовые метрики, которые привязываются непосредственно к рабочему процессу.

Несмотря на обилие уже имеющихся принципов и методов планирования задач и постановки целей, вы можете использовать и собственную методологию. Назовите ее так, как хотите, используйте любые принципы. Если они не противоречат здравому смыслу и не нарушают существующие теории управления, все карты у вас в руках.

Осталось только узнать самый главный секрет.

Если вы еще раз прочитаете вышеописанные принципы постановки целей, то заметите, что, несмотря на имеющиеся различия, в них много общих аспектов. Просто по мере их исполнения, в зависимости от методики, могут появляться различные дополнительные проблемы. Но в целом они говорят об одном и том же.

Теория менеджмента возлагает на управление следующие функции:

Как вы видите, многое из этого упоминалось во всех представленных методиках. Исключение составляют разве что планирование задач и выбор непосредственных исполнителей, ведь это должны делать те, кто непосредственно ставит задачи.

То же SMART-планирование подразумевает, что менеджер сразу показывает непосредственному исполнителю, какой результат он ожидает на выходе и по каким критериям будет оцениваться и анализироваться выполненная работа.

Вы, как управленец, можете использовать любые дополнительные параметры: масштабность, креативность, увлеченность и прочее. Зависеть они будут только от предметной части деятельности вашего предприятия и сложившихся устоев в рабочем коллективе.

Подведем итоги. Ваша задача может быть выполнена именно так, как вы это видите. Главное — добавить в ее описание максимум конкретики: основные цели, сроки исполнения, ключевые параметры оценки и все остальное тоже.

А Projecto - постановщик целей, поможет ничего не потерять в ходе рабочего процесса, исключить форс-мажоры при работе большого коллектива, обеспечить необходимый контроль и отслеживать полученные результаты.

#постановкацелей #управлениеперсоналом #управлениепроектами #управлениебизнесом #методологияуправления

Источник: официальный канал Projecto на Дзен