Планирование задач для команды
Планирование задач для команды требует учета многих нюансов. На первый взгляд все выглядит достаточно просто, но при практической реализации обычно возникает множество вопросов, требующих внимания.
Планирование
Правильная постановка производственных задач и планирование — один из путей достижения успеха в любой области деятельности. Но когда дело доходит до практики, появляются вопросы о том, какие действия необходимо предпринять, как выполнить эффективное планирование, кто будет отвечать за выполнение определенных задач. Такие вопросы вполне закономерные, они появляются не только у новичков, но и у опытных руководителей.
Сначала надо определиться с тем, что такое команда и как она работает. Это не просто коллектив, а работающие в команде сотрудники, каждый из которых обладает определенными знаниями, навыками и компетенциями. В дополнительных инструкциях от руководителя они практически не нуждаются. Но это еще не все: командная работа заключается также в правильной мотивации, необходимости действовать только сообща. Соблюдение таких условий и нацеленность на достижение результата и обеспечивают слаженность, высокий уровень эффективности.
Такие команды не нуждаются в управлении или жестком контроле, все сотрудники знают обязанности, место и роль в реализуемом проекте. Сотрудники знают, как правильно организовать собственную часть общей работы, применять для этого эффективные инструменты. Задача руководителя в такой команде сводится к выполнению роли лидера, задающего темп, направляющего работу в нужное русло, связывающего отдельные звенья в единое целое.
Для любого руководителя создание такой команды — это одна из целей. Чаще всего в качестве подобного слаженного коллектива выступают разработчики ПО, веб-агентства. Также в роли слаженной команды может выступать коллектив небольшого предприятия с малым штатом.
Эффективная, сплоченная команда — это коллектив, которому для достижения поставленных целей и решения задач требуются:
- наличие мотивации, единой, четко поставленной цели;
- использование оперативных, эффективных инструментов коммуникации, согласованности действий между отдельными сотрудниками для обсуждения задач и достижения необходимых результатов;
- использование инструментов для контроля собственных действий, что позволяет проанализировать работу, оценить достигнутый результат, выявить совершенные ошибки при их наличии.
Мотивацию задает руководитель: он должен поставить цели, определить, каким именно видится нужный результат. Для реализации второго и третьего пунктов рекомендуется использовать современные технические средства, к которым относится система Projecto с эффективными инструментами для автоматизации рабочих процессов, планирования и контроля.
Задачи для повышения эффективности
Связанность действий, постановка отдельных задач и подзадач, контроль достигнутых результатов — все это требует координации и связанности действий. Чаще всего для этого используются специальные программные решения. Projecto позволяет решить эту задачу, обеспечивая при этом правильные коммуникации между отдельными членами команды. Все действия можно выполнить в едином интерфейсе, который подходит для использования небольшими коллективами или крупными предприятиями, обладающими достаточно сложной структурой.
Согласованность
Для достижения необходимого результата все действия отдельных членов команды должны быть согласованы между собой. Необходимо постоянно находиться в курсе событий, знать, какие поручения даны остальным членам коллектива. Также следует понимать, какие документы и инструменты используются, какие сроки выполнения отдельных задач установлены.
Projecto для этого предлагает следующие функции:
- раздел с проектами, подзадачами и задачами;
- календари всех сотрудников;
- новости, инбоксы, деловая переписка;
- документы, хранилища для контактов;
- раздел с заметками, которые касаются выполненной работы;
- функции сквозного поиска, систематизации;
- обсуждения, чаты и другие разделы.
Система позволяет синхронизировать рабочие процессы, использовать базы данных для выполнения поставленных заданий. Доступны обсуждения, что повышает эффективность, переводит вовлеченность на новый уровень.
Цели и стратегическое планирование
Использование общего проекта для планирования позволяет легко реализовать следующие функции, перенося их в цифровой вид:
- постановка задач;
- обсуждение в команде;
- коррекция заданий, поручение и перепоручение отдельным членам команды;
- обсуждение достигнутых результатов;
- разделение крупных задач на мелкие и отдельные подзадачи, коррекция при необходимости;
- прием результатов, обсуждение в команде.
Система быстро адаптируется, при этом нет ограничений или лимитов. Все действия можно корректировать, вводить новые данные.
Проактивность
Задачи сами по себе не придут сверху — нужно понимать, что только командная работа будет эффективной. Поэтому нужно проявлять активность, разрабатывать документы или предлагать идеи. Обеспечить необходимую гибкость решений и их внедрение поможет Projecto, все действия будут сохранены в системе для дальнейшего анализа. Главное — в настройках пользователей установить соответствующие привилегии.
Ретроспектива и подотчетность
Projecto позволяет определиться с результатами планирования, понять, насколько успешными и действенными были принятые решения, не стали ли они причиной проблем. При наличии провала важно понять, что его вызвало, где именно был допущен просчет, чтобы избежать подобных ошибок в будущем.
В системе сохраняется весь необходимый массив информации, используемой для анализа действий и подведения итогов. Если один из сотрудников внезапно покидает команду по различным причинам, активность и данные остаются в системе. Использование такой функции, как мастер миграции, дает возможность оперативно распределить оставшиеся задачи между остальными сотрудниками, исключая простой.
Projecto позволяет любую команду превратить в рабочий коллектив с повышенной эффективность. Руководитель должен только задать мотивацию и нужный темп, чтобы запланированные задачи были решены в срок и с достижением необходимого результата.