Уведомления сотрудникам
Статья рассказывает о том, как уведомить сотрудника о внутрикорпоративных событиях, какие бывают виды уведомлений, их особенности, насколько удобно их внедрить, настроить и использовать.
Стандартное уведомление — эффективный инструмент для своевременного ознакомления работника с текущим или предстоящем событием, мероприятием, изменением в рабочем расписании или графике. Максимальный управленческий эффект достигается при использовании универсальной системы оповещения.
Виды уведомлений
В качестве систем оповещения руководство предприятия может использовать различное оборудование: телефонную связь, распространение информации через громкоговорители, подачу определенных звуковых или световых сигналов и т. п. Передача уведомлений может быть ручной, а также частично или полностью автоматизированной. Все перечисленные технические средства входят в состав систем безопасности (гражданскую оборону, возникновение чрезвычайных ситуаций на опасных производствах и т. д.).
Юридическое уведомление служит для доведения до сотрудника любой информации о любых юридически значимых действиях в его отношении или событиях, которые касаются правового статуса специалиста в рамках взаимоотношений с работодателем. Это может быть срочный отзыв из отпуска в связи с производственной необходимостью, непродление контракта, предложение перевода на другую должность, явка в кадровое подразделение для получения трудовой книжки.
Юридические уведомления и сообщения систем безопасности — темы для отдельных обсуждений, которых мы сейчас касаться не будем. Основное внимание будет уделено комплексным решениям, позволяющим уведомлять сотрудников внутри организаций обо всех вопросах, связанных с производственными и административно-организационными вопросами.
Производственные системы уведомления и эскалации
Интересным и наиболее эффективным бизнес-решением для предприятия любого уровня представляется специализированное ПО со встроенными средствами наблюдения, интегрированное в производственные линии, IT-оборудование и программное обеспечение. Объектами мониторинга могут быть конвейеры со станками, сборочные линии, в том числе автоматизированные, транспорт, готовая продукция, системы контроля качества. В компаниях, оказывающих IT-услуги, комплексные системы уведомлений работают с серверами, специализированным ПО.
Специальная база данных аккумулирует и обрабатывает сигналы, которые поступают от различных компонентов системы мониторинга. В зависимости от того, на какие типы показателей она настроена, формируются уведомления для целевых сотрудников или подразделений.
К примеру, при срабатывании датчика остановки станка или сборочной линии специалист или отдел техобслуживания получает соответствующие уведомления. Если через определенное программой время сигнал об остановке продолжает поступать в базу данных, свидетельствуя о неустраненной проблеме, это вызывает эскалацию события. О происшествии уведомляются руководители, которым подчинены специалисты техслужбы.
IT-компаниям, сервисным организациям, работающим исключительно с ПО, аппаратные средства контроля в большинстве случаев не нужны — для организации системы уведомлений достаточно программных инструментов.
Из простых примеров: клиент оформил покупку компьютерной игры или программы, оплатил ее, но не получил лицензионный ключ. После этого покупателем направлена жалоба в адрес технической поддержки магазина через специальную форму. Попав в базу данных, жалоба запускает автоматическую рассылку уведомлений заинтересованным сотрудникам — от руководителя отдела продаж до специалиста, отвечающего за настройку и корректную работу сервиса.
Система способна самостоятельно контролировать исполнение поступивших уведомлений: если движения по жалобам и претензиям не происходит, то об этом сообщается вышестоящему руководству.
Функционал и требования к системам оповещения и эскалации
Специальные комплексы, предназначенные для оперативного уведомления персонала предприятий и организаций, в зависимости от входящих в состав аппаратных и программных модулей, способны:
- самостоятельно выбирать наиболее удобный и менее затратный способ оповещения и уведомлять ответственных сотрудников, их руководителей об определенных событиях;
- вести круглосуточное наблюдение в автоматическом режиме за производственными, административными процессами внутри компании;
- предотвращать аварийные ситуации, сокращать время реагирования на уже случившиеся ошибки, поломки;
- выполнять дополнительные функции (для примера: бронирование дополнительных грузовых, пассажирских мест на транспорте или в отеле, заказ комплектующих или сырья, если из запас на складе ниже критического количества, и т. п.).
К основным требованиям, предъявляемым к системам оповещения и эскалации, относят:
- Возможность использовать различные каналы связи (стандартная телефония, рассылка голосовых, SMS-сообщений, имейлов, уведомлений в мессенджерах).
- Интеграция в сторонние сервисы, службы. Применяется для кооперации с организациями-поставщиками, сервисными и контролирующими службами, государственными органами.
- Нужный уровень содержательности доставляемой информации, соответствующий компетенциям персонала.
- Возможность тонко настраивать и классифицировать уведомления по нескольким показателям и признакам.
- Настройка правил управления эскалациями, т. е. возможность изменять алгоритмы реакции системы на заданные сигналы.
- Мониторинг работы контролируемого оборудования и программного обеспечения в автоматическом режиме.
- Способность осуществлять внутренний мониторинг и слежение за контрольными сигналами (функция позволяет увеличить уровень достоверности собираемой информации).
- Возможность составлять графики дежурств специалистов, руководства подразделений и компании (уведомления рассылаются целевым работникам, а не всему персоналу организации).
- Способность вести отчеты, делать аналитические выкладки, логи и журналы действий, событий (для восстановления истории ошибок, неполадок, реакции персонала при проведении служебных расследований, к примеру).
Не все известные системы оповещения оснащены перечисленными функциями: специализированное ПО, созданное по запросу конкретного предприятия, может быть заточено для решения каких-то конкретных задач.
Уведомления и оповещение для малого бизнеса
Компании без конвейерных линий, ежегодный оборот которых не исчисляется сотнями миллионов рублей, пользуются более простыми и распространенными программными продуктами для оперативного информирования работников. Функционала такого ПО достаточно, когда взаимодействие между сотрудниками максимально простое и ограничено несколькими действиями (операциями). Уведомления в таких случаях рассылаются:
- Мессенджерами (Viber, Telegram и т. д.). Небольшие по размеру и удобные для пользователя программы устанавливаются на мобильные гаджеты и ПК. Основные преимущества — такое ПО всегда находится под рукой, им просто пользоваться.
- CRM-системами (программными комплексами, которые управляют взаимоотношениями с клиентами и заказчиками, а также между сотрудниками внутри компании).
- VoIP-клиентами, т. е. программами для голосовой и/или видеосвязи — Skype, Discord. Функционал большинства программ позволяет проводить сеансы конференцсвязи между несколькими специалистами.
- Интранет-порталами — виртуальными центрами внутрикорпоративной коммуникации. Такие ресурсы способны рассылать простые или push-уведомления, которые будут доступны в «Личных кабинетах» или во всплывающих окнах браузера.
- Системами управления проектами (Projecto — один из таких продуктов, где связь с работниками осуществляется по нескольким каналам).
Комплексное ПО, рассчитанное на применение в компаниях из бизнес-сегмента, использует многоканальную связь. Наиболее часто представители малого бизнеса используют:
- корпоративную телефонную связь (облачные или виртуальные АТС позволяют осуществлять голосовые звонки, обмениваться SMS-сообщениями);
- SMS-рассылку (профильные сервисы, оснащенные модулем для рассылки коротких сообщений по телефонной связи, чаще используются для оперативной доставки информации клиентам или заказчикам, но могут также применяться для оповещения персонала внутри компании);
- интернет-сообщения — обмен данными через все типы мессенджеров, интранет-порталы, VoIP-связь и т. п.
Рассмотрим каждый способ доставки уведомлений подробнее.
Корпоративная телефонная связь
Обмен информацией по телефону имеет свои плюсы и минусы: с одной стороны, на разговор тратится меньше времени, чем на обмен письменными сообщениями, можно уловить эмоциональную окраску реплик и т. п. С другой — история разговора не сохраняется и ее невозможно проанализировать позже (если не ведется запись), некоторые технические специалисты-экстраверты быстрее выгорают профессионально из-за недостатка живого общения.
В стандартное понятие внутрикорпоративной связи входит целый комплекс модулей и средств:
- внутренние абоненты;
- общий многоканальный номер;
- кол-центр и т. д.
Для малого бизнеса гораздо удобнее использовать различные сервисы, которые предоставляют GSM-операторы и интернет-ресурсы:
- Корпоративная связь, которую предоставляет сотовый оператор. Заказчик использует SIM-карты, предоставленные поставщиком услуг связи, которые работают в личных телефонах специалистов или рабочих аппаратах, предоставленных компанией-работодателем. В этом случае каждый работник получает весь спектр услуг — от беспроводного доступа в интернет до пакетов СМС-сообщений, минут разговоров и т. д.
- Корпоративная связь с использованием виртуальной АТС на базе имеющегося оборудования и средств связи, поддерживающего протоколы обмена данными VoIP. Интернет-сервис предоставляет АТС, расположенной на хост-сервере, которая перенаправляет звонки внутрикорпоративным абонентам. Основное достоинство — возможность подключения неограниченного количества рабочих мест, в том числе на ПК.
Корпоративная почта
Электронные письма, отправленные с брендового адреса, — не только визитная карточка компании, подчеркивающая ее статус. Немаловажное преимущество корпоративной почты — безопасность переписки. Хостинговые операторы предоставляют пакеты услуг, которые защищают почтовые ящики и информацию от вредоносного ПО, брутфорсинга, DDoS-атак, а также осуществляют обмен информацией при помощи шифрования.
Собственная почта полезна малому бизнесу благодаря нескольким функциям:
- сбор и обработка входящей информации для всех абонентов, имеющих ящик на домене (помогает не потерять важные сведения, если ящик был поврежден, удален случайно и т. п.);
- массовые рассылки (способ отправки писем корпоративным клиентам разрешен, в отличие от владельцев личных аккаунтов);
- легко узнаваемый адрес, ассоциирующийся с брендом;
- дополнительные сервисы (предоставление облачного хранилища, личного планировщика задач и т. п.).
SMS-информирование
СМС-сообщение на сегодняшний день — один из самых надежных способов адресного информирования сотрудников. Для организации SMS-оповещения требуется самый простой GSM-телефон (личный или выданный компанией). Поддержка интернета совсем не обязательна, подойдет обычная кнопочная «звонилка» без камеры и других дополнительных функций.
Главные недостатки SMS-уведомлений — высокая цена за одно сообщение и ряд ограничений операторов сотовой связи. Стоимость одной эсэмэски некритична, но регулярные рассылки сообщений десяткам сотрудников доступны по цене не каждому представителю малого бизнеса. Массовые рассылки вызывают подозрения у провайдеров и часто воспринимаются как спам.
Если SMS-оповещение выбрано в качестве обязательного канала связи с персоналом, то гораздо удобнее и выгоднее пользоваться услугами специальных онлайн-сервисов — агрегаторов. С их помощью можно информировать работников, подключенных ко всем доступным в регионе операторам GSM-связи, формировать списки рассылок через информативный веб-интерфейс или интегрированный модуль.
Рассылки и уведомления через мессенджеры
Дешево, просто и удобно — емкие характеристики, которых заслуживает организация оповещения сотрудников при помощи мессенджеров. К другим плюсам корпоративные пользователи относят сохранение переписки, возможность организации аудио- и видеоконференций, обмен файлами, ссылками на ресурсы. Способ не лишен нескольких существенных недостатков:
- необходимость в постоянном подключении к интернету и наличии специального оборудования, оснащенного модемами;
- большой выбор ПО для коммуникаций усложняет обмен информацией между клиентами, сотрудниками, которые предпочитают использовать конкретный мессенджер для отправки сообщений и звонков;
- отсутствие контроля за действиями сотрудников, доступа к их переписке и файлообмену.
Чтобы решить вышеописанные проблемы, корпоративным клиентам предлагают выбрать одно или несколько решений:
- специальные версии мессенджеров, рассчитанные на использование ограниченным кругом абонентов;
- платные услуги агрегатора и т. д.
Уведомления в Projecto: как это работает?
Сервис Projecto способен планировать задачи, следить за их реализацией, вести документооборот и мониторить действия персонала, поэтому своевременное информирование сотрудников о новых целях, нештатных ситуациях, обновление актуальных сведений — одна из главных функций нашего кроссплатформенного программного комплекса. Для этого сервис предоставляет клиентам несколько возможностей:
- Лента новостей. Во вкладке «Новости» собрана вся важная и актуальная информация, которая касается изменений, которые вносятся в проекты, задачи, рабочие процессы.
- Объявления — текстовая информация, которую можно донести как до всего персонала, так и до сотрудников определенной службы или отдела, с прикреплением файлов, опросов, фото и т. п.
- Уведомления, которые требуют реакции пользователей. Выпускаются с наивысшим приоритетом и помещаются в верхнюю часть раздела для входящих сообщений. В этот же раздел приходит важная информация (новые или обновленные текущие задачи, запланированные встречи, мероприятия, предстоящие события и т. п.). Такие уведомления невозможно отменить или удалить. Некоторые сообщения требуют только ознакомления, другие — обязательной реакции.
- Push-уведомления и оповещение вне Projecto. Используется в случаях, когда пользователь не находится постоянно в «Личном кабинете». В таком случае оповещение производится push-уведомлениями, имейлами (показываются при помощи оригинального ПО, работающего на iOS, macOS, watchOS или Android).
Гибкие настройки Projecto позволяют управлять параметрами демонстрации оповещений, рассылки электронных писем и отправления push-уведомлений для различных видов событий (изменения в задачах, проектах, документах и т. п.).