Организация эффективных онлайн-совещаний: советы и шаги
Современные технологии позволяют проводить онлайн-совещания и конференции, которые могут быть не менее эффективными, чем личное общение. Пандемия COVID-19 также стимулировала многих руководителей на местах перейти к онлайн-формату.
- Выбор темы и формата переговоров. Первым шагом к организации онлайн-совещания является выбор темы (повестки) общего сбора и формата переговоров. Определите, для чего будет проводиться онлайн-конференция, какие цели вы преследуете, что должны получить в итоге. Исходя из этого, выберите формат взаимодействия. Например, для дискуссий или брифингов удобен формат вебинара, а для коллективной работы — формат видеоконференции с возможностью разделения на группы;
- подготовка к онлайн-совещанию. Для обеспечения выбранного формата взаимодействия выполняются все необходимые подготовительные мероприятия, связанные с технической реализацией. Проверьте наличие соответствующего программного обеспечения на рабочих местах сотрудников, выявите проблемы и ошибки, проверьте скорость подключения. Подготовьте файлы презентаций, документы и другие материалы, которые потребуются для отправки/обсуждения;
- назначение даты, времени и разработка повестки. Определите дату и время проведения совещания. При необходимости согласуйте время встречи со всеми участниками конференции. Разработайте повестку совещания. Это своего рода план выступлений каждого из участников и одновременно список вопросов, которые нужно обсудить/донести до целевой аудитории;
- заранее назначьте сотрудников, ответственных за отдельные вопросы, например, за протоколирование переговоров, техническое обеспечение и т. д. Помните, что правильно составленная повестка дает ясное представление об обсуждаемых вопросах, а также структурирует процесс встречи, что позволяет сэкономить время и сделать обсуждение более продуктивным.
При составлении повестки нужно уделить внимание приоритетности каждого из вопросов. Первые вопросы должны быть наиболее значимыми и иметь большее влияние на бизнес-процессы компании, а последние — менее важными и, возможно, могут быть отложены на будущее.
Повестка должна быть разослана участникам заранее, чтобы они могли подготовиться к встрече и имели возможность высказать свои мысли и идеи в течение совещания.
Организация эффективных онлайн-совещаний имеет множество преимуществ. Некоторые из них:
- Гибкость. Онлайн-совещания позволяют участникам присоединяться к встрече из любого места, где есть доступ к интернету, что удобно для тех, кто находится в разных частях мира или работает удаленно.
- Экономия времени и денег. Онлайн-совещания не требуют физического присутствия участников, что означает, что они не тратят времени и денег на дорогу, проживание и питание. Это может значительно сократить затраты на совещания.
- Легкость использования. Онлайн-совещания могут быть созданы и настроены быстро и легко, а также не требуют специальных технических навыков для использования.
- Удобство для записи. Онлайн-совещания могут быть записаны, что позволяет участникам, которые не присоединились в реальном времени, просмотреть запись в любое удобное для них время.
- Возможность делиться экраном и документами. Онлайн-совещания позволяют участникам легко делиться экраном и документами в режиме реального времени, что может быть полезно для демонстрации презентаций, обсуждения документов и т. д.
- Эффективность. Онлайн-совещания позволяют сократить время на подготовку и обсуждение, так как участники могут быстро и легко общаться в реальном времени.
- Возможность для более широкой аудитории. Онлайн-совещания могут привлечь участников из разных географических областей, что может расширить аудиторию и предоставить новые идеи и точки зрения.
Существуют разные форматы онлайн-мероприятий внутри компаний. Рассмотрим наиболее распространенные из них:
- вебинары — это презентации или лекции, которые проводятся в режиме онлайн. Вебинары позволяют в режиме реального времени общаться с преподавателем или ведущим, задавать вопросы и получать ответы на них. Вебинары могут использоваться для обучения сотрудников, проведения презентаций новых продуктов и услуг, а также для общения с клиентами;
- доведение информации. Этот формат обычно используется для передачи важных новостей в рабочем процессе;
- виртуальные конференции — это мероприятия, на которых участники общаются и обмениваются информацией в режиме онлайн. Виртуальные конференции могут проводиться на различных платформах, таких как Zoom, Microsoft Teams, Skype и другие. Виртуальные конференции могут использоваться для обмена опытом и знаниями между сотрудниками, проведения презентаций и демонстрации продуктов и услуг;
- онлайн-совещания. Аналогичны собраниям у руководителя для подведения итогов и получения/выдачи задач, сдачи отчетов и т. д., только в онлайн-формате;
- онлайн-переговоры — это встречи с представителями других компаний/организаций или деловые встречи между сотрудниками разных отделов внутри предприятия. Важно относиться к таким переговорам максимально серьезно и хранить видеозапись таких встреч в архиве.
Важно учитывать формат мероприятия и подходить к каждому из них соответствующим образом, чтобы достичь максимального результата.
Как проводить эффективные онлайн-встречи: основные принципы
Проведение онлайн-встреч становится все более популярным, особенно в условиях удаленной работы. Чтобы обеспечить успешное мероприятие, следует придерживаться нескольких важных принципов:
- Если вы работаете с коллегами из разных часовых поясов, важно указать время встреч с привязкой к часовому поясу. Например, если вы приглашаете на встречу в 10:00 по московскому времени, участники смогут определить местное время.
- Для успешного начала онлайн-встречи необходимо подготовиться заранее. За 10–15 минут до начала встречи подготовьте все необходимые материалы и настройте техническое оборудование. Если кто-то из участников присоединится раньше, объясните, что вы еще готовитесь, и начните встречу в назначенное время.
- Для управления онлайн-встречей необходим руководитель, который будет отвечать за организационные вопросы и координировать действия участников. Лучше всего, если этот статус будет закреплен официально.
- Подготовьте все необходимые материалы заранее, такие как файлы документов, таблицы, изображения, графики и презентации. Разошлите их участникам в исходном виде, чтобы у тех была возможность ознакомиться с материалами и быть готовыми к обсуждению во время встречи. Это поможет сделать обсуждение более продуктивным и эффективным.
- Чем короче ваше выступление, тем лучше. Старайтесь говорить коротко и по делу. Если вы затягиваете время, ваши собеседники могут потерять интерес.
- На время проведения онлайн-встречи или выступления отключите уведомления на своих устройствах и попросите своих домочадцев не мешать вам. Это поможет вам сосредоточиться на теме разговора и избежать неловких ситуаций.
- Перед началом встречи убедитесь, что все настройки вашего устройства работают корректно, включая микрофон и камеру.
- Установите правила поведения на встрече, чтобы участники знали, чего ожидать. Например, вы можете запросить отключение микрофонов участников, когда они не говорят, чтобы избежать лишнего шума. Также можно установить правило, что участники должны выключать свои камеры, если они покидают рабочее место.
- Использование интерактивных инструментов, таких как доски для заметок, облачные сервисы и голосования, может помочь участникам взаимодействовать друг с другом и делиться своими мыслями и идеями. Это также может увеличить уровень вовлеченности и помочь держать участников заинтересованными на протяжении всей встречи.
- Если вам нужно запомнить много информации, попросите разрешение на запись видео встречи или выступления. Это поможет вам не пропустить важные моменты и не забыть детали важных задач.
- Онлайн-формат не подходит для оживленных споров. Если вы хотите высказать свое мнение, подождите, когда другие участники встречи закончат свою речь, чтобы не перебивать и не создавать дополнительных помех.
- Выбирайте программное обеспечение, которое соответствует вашим потребностям. Существует множество программных решений для проведения онлайн-встреч и выступлений, поэтому выбирайте те, которые наиболее удобны и эффективны для вас.
- После окончания встречи проведите краткий обзор обсужденного и принятых решений. Это поможет участникам запомнить основные моменты встречи и понять, что от них ожидается в будущем. Также вы можете отправить всем участникам запись встречи, чтобы они могли вернуться к ней в любое время, если им это понадобится.
Самые простые и бесплатные программы для проведения онлайн-встреч
Времена быстро меняются, и в наше время онлайн-встречи становятся все более популярными. Сталкиваясь с ограничениями по перемещению и социальному контакту, многие люди обращаются к различным онлайн-сервисам для общения и проведения совещаний.
Для того чтобы упростить ваш выбор, мы представляем ниже список самых простых и бесплатных программ для онлайн-встреч.
Skype
Skype — это программное обеспечение, которое позволяет пользователям обмениваться текстовыми сообщениями, звонить и проводить видеоконференции через интернет. Оно было создано в 2003 году и с тех пор стало одним из самых популярных средств связи во всем мире.
С помощью Skype пользователи могут свободно общаться друг с другом по всему миру, не ограничиваясь расстоянием. Это делает программу особенно удобной для тех, кто работает на удаленке или часто путешествует.
Skype также обладает множеством полезных функций, таких как передача файлов, скриншоты, запись видео- и аудиоконференций и многое другое. Более того, Skype позволяет пользователям общаться не только через компьютер, но и через мобильные устройства, что делает его еще более удобным в использовании.
Несмотря на то, что с появлением других популярных программ для видеоконференций, таких как Zoom и Microsoft Teams, популярность Skype немного упала, он остается одним из самых удобных и популярных средств связи во всем мире.
Google Meet
Google Meet — это онлайн-платформа для видеоконференций, которая была разработана компанией Google. Сервис предоставляет пользователям возможность организовывать видеоконференции для работы, учебы и личного общения.
Google Meet был создан в ответ на растущую потребность в удобных инструментах для удаленной работы и обучения в связи с пандемией COVID-19. Платформа предлагает множество функций, таких как возможность обмена экраном, добавление пользователей по ссылке и совместная работа в реальном времени в Google Docs, Sheets и Slides.
Google Meet обеспечивает безопасность конференций путем использования современных технологий шифрования данных, а также возможность управления участниками и настройки приватности. Большим преимуществом является интеграция с другими сервисами Google, такими как Gmail, Google Calendar и Google Drive, что делает использование платформы более удобным и эффективным.
Google Meet доступен в бесплатной и платной версиях, которые различаются по функциональности и количеству пользователей. В бесплатной версии можно проводить конференции до 60 минут и до 100 участников. В платной версии доступны дополнительные функции, такие как возможность участия до 250 участников, запись конференций и наличие технической поддержки.
Zoom
Zoom — это один из самых популярных сервисов для проведения онлайн-конференций и вебинаров. Он стал незаменимым инструментом для работы, обучения и связи в период пандемии COVID-19.
Основными преимуществами Zoom являются:
- высокое качество звука и видео, что делает конференции максимально близкими к реальным встречам;
- возможность проводить конференции с большим количеством участников — до 100 человек;
- наличие различных инструментов и функций для удобства работы с участниками во время конференции, таких как чат, поднятие руки, виртуальный фон и т. д.;
- возможность записи конференции для последующего просмотра или передачи другим участникам;
- совместный доступ к файлам и документам во время конференции.
Zoom предоставляет различные тарифные планы, в том числе и бесплатный, который позволяет проводить конференции длительностью до 40 минут. Однако за дополнительную плату, можно получить более продвинутые функции и увеличить максимальное время конференции.
Одними из главных преимуществ Zoom являются простота использования и удобный интерфейс, что позволяет даже неопытным пользователям легко организовывать и участвовать в онлайн-конференциях. Zoom обеспечивает высокое качество звука и видео, что делает общение более комфортным и эффективным.
Выбирайте программное обеспечение в зависимости от ваших потребностей и возможностей. Важно также убедиться, что все участники встречи имеют доступ к выбранному программному решению и умеют им пользоваться. Мы со своей стороны рекомендуем использовать Projecto. Попробуйте бесплатно и поймёте на сколько это удобно.