Как организовать структуру компании, какие инструменты и способы планирования использовать
Создание собственной компании, работающей в той или иной сфере деятельности, представляет собой нелегкий и многоэтапный процесс, напрямую связанный со множеством организационных процессов. Если вы только начинаете собственное дело, то планирование является важнейшим аспектом, то же касается и следующих уровней масштабирования, когда один офис перерастает в сеть филиалов, компания разрастается и требует создания более сложной организационной структуры.
На каждом из этапов нужны соответствующие инструменты и способы, которые помогут держать все под контролем, организовать разумное взаимодействие между сотрудниками, отделами, филиалами, партнерскими организациями. Все это можно назвать организационным планированием, включающим в себя в первую очередь структурную организацию компании, а в дальнейшем, возможно, и группы компаний в зависимости от тех успехов, которых удастся добиться.
Стоит подробней разобрать все доступные инструменты и способы которые могут эффективно помочь на разных этапах структурного и организационного планирования. Кроме того, наша компания готова предложить свои инструменты для руководителей и персонала компании.
Правильная организационная структура компании — первый и главный шаг к успеху
Любую компанию можно представить как набор материальных и нематериальных ресурсов, которые используются для достижения той или иной цели в рамках разработанной стратегии. Далеко не всегда главной задачей является извлечение прибыли любыми путями. Кроме того, компания должна заботиться о собственной репутации, развитии партнерских отношений. Должны приниматься определенные меры и решения для эффективной конкурентной борьбы.
Задач много, и каждый день появляются новые. Для того чтобы эффективно решать их, потребуется выстроить правильную и эффективно работающую структуру компании, включающую в себя отдельных сотрудников и отделы. Однако недостаточно просто создать должность и поставить на нее человека. В первую очередь необходимо создать связи между сотрудниками, организовать процесс, контроль и эффективное взаимодействия. Для этого персонал, включая руководителей отделов и служб, должен знать следующее:
- перечень собственных должностных обязанностей;
- зоны ответственности других сотрудников, а также то, к кому и по каким вопросам можно обращаться;
- какие инструменты, ресурсы материального, нематериального типа имеются в отделе (компании) для решения той или иной задачи;
- кто и кого замещает в случае отсутствия на рабочем месте, какова иерархия на разных уровнях.
Таким образом, должна быть создана четкая структура руководства от группы к отделу, от отдела к филиалу, от филиала к компании в целом. Каждый сотрудник на своем месте должен знать, что и как делать, кто руководит процессом и чего от него ждут. В такой ситуации, когда создана эффективная организационная структура, в значительной степени повышаются скорость и качество решения организационных вопросов.
Виды организационных структур
Годы развития систем и методов менеджмента в организациях и предприятиях позволили сформировать несколько основных разновидностей организационных структур компаний. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки и выбирается исходя из особенностей действий в той или иной деловой среде. В частности, принято выделять следующие виды организационных структур:
- линейные;
- функциональные;
- линейно-функциональные, сочетающие в себе принципы первых двух вариантов структур;
- дивизиональные;
- гибкие, предусматривающие возможность адаптации под конкретные условия работы.
Также, в зависимости от иерархических особенностей и организации управления, разделить структуры можно на централизованные, в которых решения принимаются центральным офисом, и децентрализованные — решения принимаются отдельно в каждом сегменте структуры или коллегиально.
Плюсы, минусы и особенности линейных структур
Особенностью линейной структуры является выстраивание прямой иерархической линии. Присутствует основной руководитель, единолично способный принимать все ключевые решения, и далее выстраивается линия замов, руководителей отделов и прочих помощников, контролирующих каждый последующий уровень.
Масштабирование такой схемы может быть самым разным — от одного офиса до целой сети филиалов, имеющих централизованное управление, даже находясь в разных странах. В таких системах основные решения принимаются исключительно одним человеком.
К достоинствам линейной структуры можно отнести следующее:
- оперативность в принятии решений, так как за все отвечает фактически один человек;
- понятный принцип организационных процессов и налаженных связей между отдельными звеньями сотрудников и руководителей в общей иерархии;
- оперативное исполнение указаний и принимаемых решений;
- четкое понимание перечня выполняемых задач и обязанностей каждого сотрудника.
При наличии очевидных преимуществ существуют и не менее очевидные недостатки:
- чем больше масштабирование, тем дольше и сложней путь от принявшего решение до его исполнителя;
- увеличивается количество начальников для каждого сотрудника;
- значительно повышаются требования к главному управляющему, который самолично должен принимать стратегические решения и понимать их значимость и влияние на процессы.
Таким образом, даже в такой иерархической системе необходимо помнить о гибкости и стремиться различными способами и инструментами нивелировать недостатки.
Структуры, близкие к линейным
Из-за простоты линейных структур их признаки могут наблюдаться и в нелинейных, что не является недостатком, и избежать этого достаточно сложно. К близким по своему типу структурным организациям можно отнести следующие:
- функциональные. Предполагается возможность назначения руководителей по основным функциональным сегментам и отделам, будь то сбыт, технический контроль, маркетинг и прочее. Это может приводить к тому, что один сотрудник находится в подчинении сразу у нескольких руководителей, к примеру по техническому контролю и менеджменту;
- линейно-функциональные. Объединяют в себе принципы построения линейной иерархии, а также возможность назначения руководителей отдельных отделов и служб для повышения гибкости системы;
- дивизиональные. В одной организационной системе может быть создано несколько дивизионов, которые способны взаимодействовать на минимальном уровне. Разделение производится по ключевым параметрам, чаще всего носящим географический характер.
Приведенные примеры управленческих структур могут обладать большей гибкостью, особенно при значительном масштабировании, но по факту имеют схожую иерархию и ключевые моменты организации.
В чьи задачи входит планирование организационной структуры
Планирование является многоэтапным процессом, требующим определенного и квалифицированного подхода на каждом этапе. К примеру, решение об открытии новой вакансии, принятии сотрудника и расширении штата принимается исходя из общей рабочей нагрузки, ложащейся на уже имеющихся специалистов. Штат может быть расширен в связи с повышением объемов производства или в результате того, что нужна абсолютно новая рабочая единица с определенной квалификацией и навыками для выполнения работ, которые ранее не требовались. Наем может быть постоянным или же временным, для выполнения конкретных задач.
Ответственность за структурные решения, открытие определенных отделов, назначение их руководителей и прочих сотрудников принимает руководитель компании. Если компания имеет структуру открытого акционерного общества, руководитель назначается собственниками или акционерами.
В конечном итоге компания может иметь самую разную структуру от линейной до дивизионной. В большинстве случаев это не сильно влияет на выполняемые функции и задачи, но может отражаться на скорости и эффективности принятия и исполнения решений, реализации принятой стратегии развития и прочих факторах, которые надо учитывать.
Инструменты, предлагаемые нашей компанией для построения структурной схемы управления
Реализация сложных проектов, а тем более разработка корпоративной структуры управления для компании среднего или крупного бизнеса требует соответствующих инструментов. Они необходимы для фиксации принимаемых решений, определения путей их реализации, коммуникаций с другими сотрудниками и отделами.
Для всего перечисленного выше и многих других работ разработаны специальные сервисы от компании Projecto. С помощью предлагаемых решений можно составить структуру компании, проработав основные детали и решения, а также получить следующие возможности:
- создание аккаунтов для всех сотрудников для дальнейшего общения и распространения данных;
- постановка и контроль исполнения задач в рамках различных проектов;
- проектное управлением со множеством дополнительных инструментов мониторинга;
- безопасное хранение данных, файлов, документов различного типа, организованный и структурированный доступ к ним;
- распространение и формирование уведомлений и оповещений;
- быстрый поиск данных по структурированным разделам;
- ведение корпоративной почты, переписки, рассылок и т. д.
Таким образом, клиенту предлагается хорошо структурированный, быстрый, простой и понятный органайзер с возможностью доступа с разных устройств. При разработке учитывалась специфика компаний, занятых в разных сферах коммерческой и производственной деятельности.
Что нужно для создания структуры компании в сервисах Projecto
Наши сервисы разработаны для компаний, работающих в разных сферах, с разным количеством сотрудников, отделов, клиентов и т. д. Наши инструменты будут одинаково полезны и эффективны для самых разных случаев и ситуаций. Чтобы начать создание структуры компании, выполните следующие действия:
- Запустите приложение, пройдите авторизации и перейдите в раздел «Люди».
- Далее потребуется создать компанию, для чего нужно указать ИНН и полное название организации, а также придумать буквенное обозначение, которое в дальнейшем будет использовано в переписке. Обратите внимание, буквенное обозначение и ИНН можно не указывать в обязательном порядке, но в дальнейшем это может упростить работу.
- Создавайте новые отделы компании. При этом можно указать иерархические параметры, подчинение тому или ному отделу, прописать руководителей, наименования должностей, указать контактные данные и множество другой информации.
- На данном этапе формирование структуры завершено и в любой момент может быть продолжено, если нужно добавить новую или дополнительную информацию.
Все данные можно отследить в визуальной карте компании. Нет ограничений по созданию дополнительных уровней, внесению сотрудников в базу, назначению новых должностей и принятию прочих организационных решений.
Дополнительные возможности формирования структуры в Projecto
Наша система предоставляет возможность внесения любых изменений в главный отдел структуры. Дает возможность назначать и снимать с должности руководителей, отдельных сотрудников, менять название. Все сотрудники отдела отображаются в единой системе, вы получаете доступ к их профилям. Это позволяет ставить задачи, отслеживать их, изучать динамику исполнения отдельных проектов, держать руку на пульсе.
Формат отображения также можно настраивать исходя из того, как удобно воспринимать информацию вам, настраивать уведомления, оповещения по разным вопросам. Также можно формировать новые отделы, если это необходимо, назначать руководящих сотрудников, решать любые другие задачи, связанные с организационной структурой.