Автоматизация управления проектами: как реализовать, что можно получить, о чем стоит помнить

Автоматизация управления проектом — обширная тема, требующая тщательного внимания и изучения. Для реализации этой цели существует множество полезных инструментов, способных обеспечить исполнение отдельных процессов или же комплексную автоматизацию сбора, обработки данных, предоставления статистики и прочей информации, полезной для организации управленческих процессов.

Подходя подробнее к разбору этой темы, стоит рассказать об инструментах, используемых в данной сфере, результатах их применения и, конечно же, вызовах, о которых нужно помнить. Все это рассмотрим ниже.

Рынок услуг по автоматизации управления проектами включает в себя множество продуктов из сферы IT. В последние годы этот рынок переживает бурный и активный рост, появляются и совершенствуются разнообразные решения, направленные на крупный, средний и малый бизнес. Казалось бы, развитие в данной сфере невозможно остановить, и оно будет распространяться повсеместно, несмотря на границы, политическую обстановку и прочие особенности.

На практике все оказалось далеко не так, и многие компании готовы жертвовать собственной прибылью и значительной частью рынка в пользу политической конъюнктуры. 2023 год доказал это, продемонстрировав уход крупных и средних разработчиков с российского рынка. Причем речь во многих случаях идет как о закрытии только начинавшихся проектов, так и уже укоренившихся, используемых на крупных предприятиях и в бизнес-сфере, поддержка попросту была прекращена. Стоит отметить, что рынок РФ покинули не только западные гиганты, но и многие известные IT-компании из стран СНГ.

Какой же оказалась реакция на подобный поворот событий? Рынок попросту открылся для новых игроков, которыми, как правило, становятся небольшие и развивающиеся отечественные IT-компании. Но резко стартовать с места по силам далеко не всем, и сейчас мы наблюдаем только становление рынка, начало разработок и их внедрение в дело, реальные проекты.

Большинство компаний сразу постарались перейти к сотрудничеству с государственным сектором как с наиболее крупным заказчиком. В связи с этим наблюдается определенный дефицит решений для малого и среднего бизнеса. Однако время все расставляет на свои места, прогресс очевиден, но говорить о каких-либо сроках восстановления рынка и стабилизации обстановки пока рано, остается только следить за ситуацией.

Общее управление, подразумевающее постановку задач, обязательных для исполнения, прописывание этапов и сроков реализации предполагает использование достаточно простого, но эффективного инструментария. В него входят:

Если говорить о проектах, развиваемых в IT-индустрии, то здесь также предусмотрен собственный набор более специфических, но от того и полезных инструментов:

При развитии проекта на первый план могут выходить потребности в решении задач рутинного типа, отнимающих основную часть времени и требующих оперативного решения. Для них могут применяться и разрабатываться следующие инструменты:

Стоит учитывать, что инструменты автоматизации могут быть заточены под конкретные виды деятельности в организации. Так, для маркетингового отдела могут потребоваться:

Это далеко не полный перечень решений, которые также могут разрабатываться и под нужды других отделов, с учетом целевой направленности проводимых работ. Но куда более сложными являются решения комплексного типа, объединяющие все существующие решения и позволяющие обобщить их для лучшего понимания.

Автоматизация — важный и обязательный шаг для любого бизнеса. Однако небольшие проекты и компании, сильно ограниченные в средствах, не всегда могут позволить себе использовать комплексные и профессиональные решения, обеспечивающие полный комплекс услуг автоматизации. Находясь в такой ситуации, стоит начинать с малого, чем может стать стандартный набор ПО административных и системных решений, включающий в себя следующее:

Располагая этой базой, уже можно говорить об автоматизации многих задач, включающих в себя планирование, хранение данных и информации, налаживание коммуникаций и прочее.

Оптимальным же решением является интеграция комплексных систем, способных выполнять сразу ряд задач, к примеру, хранение данных, функции мессенджера, органайзера и сбора статистики. Однако позволить себе такие профессиональные решения могут далеко не все заказчики. Поэтому в задачи IT-команд входит внедрение профильных и узконаправленных средств автоматизации, ограниченных по функционалу, но с отличным качеством исполнения задач.

Многие молодые компании пренебрегают даже минимальным набором профессиональных решений. Вместо них используются общедоступные средства, зачастую являющиеся бесплатными или требующими минимального объема затрат для покупки лицензии и прав использования. К примеру, вместо корпоративного мессенджера можно использовать обычные сервисы типа Telegram и аналогов. Да, такие решения способны отчасти обеспечить необходимый функционал, но заточены они под совершенно другие действия, а если точнее, то не заточены под бизнес-цели и задачи.

Понимание проблемы приходит к руководству только в критических ситуациях, когда таких стандартных и бесплатных средств начинает не хватать из-за возрастающей нагрузки или конкуренции. Пытаться поменять что-то в последний момент можно, но удается далеко не всем. Поэтому стоит сразу обращаться к профессиональным решениям.

Итак, если говорить о непосредственных преимуществах применения автоматизации, то отнести к ним можно следующее:

Таким образом, внедрение средств автоматизации имеет множество плюсов. Недостатки в свою очередь практически отсутствуют, за исключением того, что данная процедура потребует вложений на начальном и последующих этапах, однако они окупятся в среднесрочной перспективе.

В ситуации, когда иностранные игроки покинули российский рынок, необходимо обращать внимание на продукты отечественных разработчиков, которые не зависят от санкционной политики и могут стабильно использоваться в дальнейшем. Нужно учитывать, что продукты от молодых компаний могут быть сырыми и не всегда готовыми к эффективному применению. Компании, присутствующие на рынке в течение многих лет, часто предлагают решения, основанные на конкретных технологиях, имеющих тенденцию к устареванию.

Наша компания готова предложить свое решение на основе актуальных требований к автоматизации процессов управления проектами — ВРМ-систему Projecto. Она имеет разнообразный функционал, включающий в себя:

Таким образом, Projecto дает эффективные инструменты для автоматизации и повышения эффективности управления для компаний любого масштаба.