Прокрастинация в масштабах отдела продаж

Общая болезнь всего человечества — откладывать еще бы на пять минуточек, это неизбежное. Это непозволительная роскошь, только для руководителя ведь ему приходится бороться не только с собой, но и с прокрастинацией всей команды. Поговорим о том, как в этом преуспеть.

Откуда она вообще берется, прокрастинация? Из головы. Нет, мы не о психологических блоках и ментальных ловушках. Натурально, виновата центральная нервная система. За каждую сложную, неприятную или просто неинтересную задачу мозг требует компенсацию. Мол, мне еще работать, давай заряди меня чем-нибудь приятным. И если (когда) это желание берет верх, человек хватает телефон и лезет проверять соцсеточки.

Или организует диверсию: переключается на другие, менее приоритетные, но более приятные задачи — то есть сотрудник вроде и работает, и получает прекрасное оправдание самому себе. Не ерундой занимался, разгребал дела. В любом случае происходит это до тех пор, пока горящие сроки не начнут обжигать кому-то пятки.

И вот кто-то делает меньше, чем мог бы сделать, работа тормозится, продажи зависают на одном уровне и ни в какую не хотят расти.

1) Как выявить прокрастинаторов

Если речь идет о маленьком коллективе, вы как руководитель, вероятно, и сами знаете, кто грешит частыми перекурами. Но чем больше человек в команде, тем тяжелее становится уследить за каждым. Поэтому мы подходим к теме автоматизации отдела продаж.

Программ скрытого мониторинга сейчас существует много , которые отслеживают активность сотрудников и формируют отчеты руководителю. Устанавливаете одну из таких и видите, на что отвлекались менеджеры в течение дня: мессенджеры, соцсети, сомнительные сайты и другие развлекательные приложения.

Если у вас есть CRM, которая может сделать отчет по каждому менеджеру, то можно сделать предварительные выводы уже сейчас. У кого там самые низкие показатели? Осталось только подкрасться к нему сзади и поймать на просмотре ютуба. Когда прокрастинаторы станут известны, придет пора засучить рукава и причинить им добро. Во благо эффективности всего коллектива.

2) Виды прокрастинаторов и методы их перевоспитания

Прокрастинация — штука сложная и неоднозначная. Готовы Вам донести на, что ваши сотрудники страдают ерундой, вместо того, чтобы работу работать, по разным причинам. И тактика перевоспитания тоже будет разной.

Прокрастинатор-перфекционист

Не делай вообще, если не можешь сделать идеально, это мой девиз в бизнесах моих и клиентах. Перфекционист настолько боится допустить хотя бы одну ошибку, что откладывает задачу до последнего. Те ваши сотрудники, которые сильно стараются и уделяют чрезмерное внимание деталям, подвержены именно этому виду прокрастинации. Они тратят гораздо больше времени, чем все остальные, так как боятся сложных задач, чтобы справиться.

Ваши действия. Прежде всего объясните перфекционисту, что нужно просто сделать хорошо, как он умеет. Вам, мол, важен результат, и не стоит 12 часов играться со шрифтами, чтобы отчет был красивым и легко читался.

Скажите продажнику, если он допустил ошибку, что это не страшно, нормально, и без них вообще не бывает — и похвалите. Также полезно будет дробить для него большие задачи на кусочки помельче и для каждого устанавливать четкие временные рамки.

Витающий в облаках

Продажник, у которого всегда полно идей, креативных предложений по делу и нестандартных подходов к клиентам. Только вот сделки он периодически не доводит до конца, потому что просто не успевает — либо ставит перед собой не очень-то реалистичные задачи.

Ваши действия. Ставьте четкие цели перед мечтателем, которые он не сможет интерпретировать двояко и выполнит быстро. Как он будет выполнять задачу, неплохо при этом поинтересоваться, и скорректировать действия, если понадобится.

Сотруднику посоветуйте использовать списки дел и чек-листы, чтобы все дела были перед глазами. И попросите его навести порядок на столе. Такие работники вполне могут отвлечься на банальный кактус рядом с монитором.

Бояка

Из страха совершить ошибку, такие менеджеры откладывают все до лучших времен. Вдруг накосячат, коллеги будут пальцем тыкать — нет уж, лучше дотянуть до последнего, там критиковать некогда будет. Именно они могут десять раз за час проверить рабочую почту, чтобы создать видимость занятости и как-то себя оправдать.

Ваши действия. Важно понять, какие задачи реально по плечу сотруднику, и не давать чего-то сверх того. Просите его высказывать свое мнение на совещаниях и прилюдно поддерживайте, а еще поощряйте вопросы по поставленным задачам и намекните, что постоянное общение в мессенджерах, пусть и с клиентами, на работе сказываются не лучшим образом.

Адреналиновый наркоман

Менеджеры, которые свято верят в то, что накануне дедлайна голова работает максимально эффективно, и умышленно откладывает дела на потом. Иногда даже получается. Но далеко не всегда.

Ваши действия. Можно специально называть сотруднику меньшие сроки, чтобы к реальным у него все было готово. Или дробить задачу на части, чтобы вместо одного большого дедлайна получилось много маленьких — лучше выполнить работу на 85% к авралу, чем только-только начинать ее.

Непоседа

Этот прокрастинатор не сидит на месте, все время что-то делает и суетится. Сознательная имитация или склад характера? А кто его знает. Но основная проблема человека, скорее всего, кроется в неумении правильно расставлять приоритеты и концентрироваться на основной задаче.

Ваши действия. Объясните, что срочно выполнить все задачи сегодня не обязательно. Главное — сделать вот эти. И дайте список приоритетных задач. Пусть не хватается за все сразу, а делает по порядку.

3) Общие правила напоследок

Причины прокрастинации хорошо понимать и прорабатывать их изнутри. Но правда в том, что каждый сотрудник время от времени подвержен этому недугу. Поэтому общая организация работы в отделе продаж тоже очень важна. Вы уже наверняка заметили, что многие советы дублируют принципы тайм-менеджмента, и не удивитесь следующим принципам.

1. Найдите продуктивное время для дел. Методом проб и ошибок найдите время, когда сотрудники будут наиболее эффективно выполнять важные задачи.

2. Требуйте порядка. Попросите сотрудников не захламлять столы бумагами и лишними мелочами, чтобы их ничто не отвлекало от работы.

3. Делите задачи на подзадачи. Мы уже говорили об этом выше в контексте адреналиновых наркоманов, но и для остальных сотрудников такой подход может оказаться полезным.

4. Регламентируйте перерывы. Чтобы оставаться продуктивными, сотрудники должны отдыхать. Возьмите на вооружение знаменитым метод помидора: через каждые 25 минут работы человек делает перерывы по 5 минут, на четвертый раз — перерыв 15-20 минут.

И помните конечно о мотивации: самые даже интересные, но однотипные задачи приедаются и становятся рутиной. А теперь пять минуточек отдохнуть, и вперед, на борьбу с прокрастинацией.

4) Прокрастинация их причины возникновения.

Банальная ситуация: вам нужно сделать доклад, причем по вполне интересной вам теме, и на это у вас есть целый месяц. Вы – студент, вам нравится узнавать новое, изучать разные дисциплины и успешно учиться. Преподаватель сказал вам, что за хорошо подготовленный доклад вы автоматом получаете зачет во время сессии, и это вас очень даже мотивирует.

В то же время вы знаете, что до сдачи доклада еще месяц впереди, и эта мысль для вас, словно бальзам на душу, ведь вам вовсе не нужно вот прямо сейчас браться за работу. Так проходит неделя, и неплохо было бы взяться за дело, но впереди еще три недели, и эта мысль снова успокаивает – вы все успеете…

Вот до срока сдачи остается одна неделя, но вы так и не приступаете к делу, хотя внутри уже начинает звучать тревожный звоночек. Однако сторонние и «более важные» дела, вместе с мыслью о том, что время еще есть, продолжают поддерживать иллюзию, что все идет по плану, торопиться еще рановато.

В конечном счете до дня «икс» остается двое суток, и вы, понимая, что оттягивать дальше некуда, начинаете судорожно собирать материал и делать свой доклад, нервничая и сокращая время на сон и отдых до двух часов в сутки. В итоге вы успешно сдаете доклад и преподаватель это оценивает. В принципе, все хорошо.

Но, во-первых, стоило ли так затягивать, чтобы потом работать на пределе возможностей? Во-вторых, была ли гарантия, что вам удастся написать хорошую работу за столь короткий срок? И, в-третьих, сколько бывает в жизни ситуаций, совершенно не связанных с учебой, когда мы все время откладываем важные дела на потом?

Одновременно с этим, люди не осознают, почему же им ни на что не хватает времени, почему планы летят коту под хвост, почему долгожданные события так и не приходят в жизнь.

Что такое прокрастинация?

О прокрастинации известно с древних времен, а ее «адептами» в свое время были такие известные личности как Пабло Пикассо, Уинстон Черчилль, Чарльз Дарвин, Альберт Эйнштейн и многие другие. Да что говорить – наверное, каждый из нас с вами знаком с этим уникальным явлением.

Прокрастинацией называется привычка или даже тенденция человека откладывать выполнение важных дел. Само же это понятие появилось в 1977 году, когда в свет вышла научная статья двух американских исследователей Альберта Эллиса и Вильяма Кнауса «Преодоление прокрастинации» [Overcoming procrastination, 1977].

В ней говорилось о том, что при прокрастинации человек продолжает быть активным, но эта активность направляется на незначительные, посторонние и даже бессмысленные занятия. Кстати, есть подобное понятие и в психологии – «ловушка активности», означающее видимость деятельности, при которой человек занят и всем и ничем одновременно.

Прокрастинацию часто называют побочным эффектом лени, и чтобы она активизировалась, человеку нужно лишь на пять минут отвлечься на какую-то мелочь, как вернуться к работе становится очень сложно. Безусловно, небольшие перерывы на отдых нужны, но нельзя идти на поводу у коварного голоса, повторяющего что-то типа: «Сегодня ты и так достаточно сделал, ты вполне можешь отдохнуть, а продолжишь завтра».

Причины прокрастинации

Об основных причинах прокрастинации мы писали в статьях «Причины лени и способы борьбы с ними» и «Почему мы постоянно отвлекаемся и как с этим бороться», поэтому повторяться не станем. Вместо этого рассмотрим теории промедления, предложенные канадским психологом и доцентом кафедры людских ресурсов и организационной динамики Университета Калгари Пирсом Стилом и опубликованные в Психологическом бюллетене за 2007 год [The Nature of Procrastination: A Meta-Analytic and Theoretical Review of Quintessential Self-Regulatory Failure, Psychological Bulletin, 2007].

На протяжении 30 лет Стил исследовал теории о причинах прокрастинации, и в итоге определил четыре наиболее точные (кстати, основой выводов ученого послужили главные идеи из книги «Магическое число семь плюс-минус два» Джорджа Миллера). Рассмотрим теории Стила вкратце:

ﾷ Тревога и страх неудачи. Люди, не способные контролировать себя в стрессовых ситуациях, страдают от промедления чаще всего. Они выбирают путь ничего не делания, т.к. боятся сделать плохо и переживать по этому поводу. Здесь отметим, что, по мнению американского психолога и когнитивного терапевта Альберта Эллиса, человек, который боится негативного результата и прокрастинирует, никогда не сможет исполнить свои желания и стать счастливым, а все свои дела будет откладывать «на завтра» произвольно.

ﾷ Чрезмерный перфекционизм. Очень часто люди пытаются найти какие-то внешние причины не делать то, что, как им кажется, они не могут выполнить на все сто процентов. Перфекционизм служит стоп-краном, и люди охотно им пользуются, пытаясь защититься от самобичевания и стыда. Доктор философии Клэрри Лей из Университета Йорка в Торонто говорит по этому поводу, что люди склонны целенаправленно откладывать работу, чтобы защитить свою самооценку.

ﾷ Несогласие со всеми и со всем. Эта теория касается враждебных, негативно мыслящих и агрессивно настроенных людей, так называемых «бунтарей». Они специально задерживают работу, будучи уверенными в том, что сделают ее так, как сами считают нужным. Но к работе они в конечном счете так и не приступают, а если и приступают, то выполняют ее в последний момент, да еще и так, как это требовалось изначально.

ﾷ Отсутствие мотивации. Если у человека нет мотивации, он и не будет ничего делать, – все просто как дважды два. Для большинства людей важно, чтобы из того, чем они занимаются, можно было извлечь пользу, и чем больше будет эта польза, тем скорее человек примется за дело. Результат действий должен быть приятным, нужна какая-то награда, причем эта награда должна быть в обозримом будущем.

Чтобы увидеть смысл в перечисленных теориях не нужно обладать суперспособностями. По большому счету, одних только их уже вполне достаточно, чтобы понять, над чем стоит работать, чтобы перестать бесконечно промедлять. Свои страхи нужно начать прорабатывать , избавляться от желания делать все идеально, культивировать в себе позитивное мышление и искать для себя мотивацию и во всем, чем бы вы ни занимались искали для себя мотивацию.

Но, конечно же, это не все, что можно и нужно делать тем, для кого прокрастинация стала верным спутником по жизни.

5) Как нашей команде удается работать продуктивно

1. Побороть неизвестность

Вопросы без ответа могут стать причиной прокрастинации. Все наши команды из четырех-пяти человек работают над одним проектом, поэтому им не нужно ждать, пока кто-то даст зеленый свет. Они также не пытаются собрать всех в одном помещении. Чем больше у вас ответов, тем легче двигаться вперед.

2. Работать вместе

Когда мы не можем решить какую-то проблему, мы прибегаем к методу «второго пилота». Два человека садятся вместе за одним компьютером и обсуждают проблему. Они делятся идеями. Мы также используем эту технику для обучения нового персонала. Это не только способствует обучению, но и предотвращает задержки. Кто-то буквально следит за тем, как вы работаете. Поэтому вы не можете просто сменить задачу или отдохнуть.

3. Разбивать проекты

Разбейте большие проекты на маленькие шаги. Так вы сможете наслаждаться наградами продолжительного прогресса и не будете разочаровываться, если что-то не получается. Каждое небольшое действие приблизит вас к конечному результату.

4. Бороться с бюрократией

Ожидание мешает продуктивности. Оно блокирует прогресс и убивает интерес. Мы пытаемся поддерживать в офисе атмосферу, которая вдохновляет коллектив на действия. Очень редко наши сотрудники должны отчитываться о проделанной работе.

5. Поощрять командный дух

Мы считаем, что незаконченные задачи – наши враги. Мы стараемся не откладывать дела на потом. Когда один человек приступает к сложному заданию, другие люди могут присоединиться и подталкивать друг друга к лучшим результатам. Вместе можно справиться со всем.

6. Удерживать темп

Все мы знаем, как сложно заставить себя встать с дивана и отправиться в спортзал. То же относится и к командам. Когда коллектив полон энергии и продуктивен, проще продолжить двигаться в том же духе. Если команда застряла, ждет ответов или мотивации, сложно заново запустить мотор. Находитесь в движении, так вы сможете избежать ловушек прокрастинации.

7. Показывать свою работу

У нас есть одно правило для совещаний по пятницам: сотрудники должны показать свою текущую работу над продуктом. Это мотивирует всех закончить то, что начали. Это также способствует прогрессу, независимо от размера и сложности задания.

8. Делать проекты открытыми

Ежедневно наша команда составляет список всех открытых багов продукта и сотрудников, которые их исправили. Многие хотят увидеть себя в списке тех, кто «починил» проблему. Очень интересно отслеживать улучшения, кроме того, это развивает чувство ответственности у коллектива.

Главное правило в борьбе с прокрастинацией: обзаведитесь привычкой действовать сразу. Разберитесь с причинами — будь то низкая самооценка, перфекционизм или нерациональное распределение задач. Начните с пяти-, десятиминутного погружения в проект — и не заметите, как увлечетесь решением задачи. В книге The Now Habit приведены упражнения для релаксации, концентрации и другие способы достичь состояния потока.

Помните: сама по себе прокрастинация не является большим злом. Многие прокрастинаторы успевают сдать свои задачи до дедлайна и остаются ценными сотрудниками и коллегами. Избавляться от этой привычки стоит, если она ухудшает результат работы и сказывается на самооценке.

Вывод:

Таким образом, прокрастинация зачастую является не нашим врагом, а наилучшим из доступных нам способов решения проблемы. Пользуясь своей прокрастинацией как сигналом и помощником, Вы перестанете бороться с ней, научитесь правильно понимать этот сигнал и действовать, исходя из него.

Зачастую прокрастинация – это результат апатии, вызванной серьезным стрессом или постоянным переживанием отрицательных эмоций, получаемых в процессе работы. Негативные эмоции могут возникать, если реальные усилия оказываются выше прогнозируемых, а сами эмоции сильнее потребности, т.е. сильнее мотивации.

Отсюда следует, что если мотивация очень высока, а взгляд на процесс достижения результата чрезмерно оптимистичен, то эмоции будут негативными. Это и приводит к апатии, стрессу и прокрастинации. Поэтому нужно стараться объективно оценивать свою работу и поддерживать оптимальный уровень мотивации, чтобы эмоции были положительными. И на этом, собственно говоря, и можно подвести итог сегодняшней статье.

Из сказанного тоже можно сделать вполне конкретные выводы: для преодоления прокрастинации нужно развивать силу волу и формировать привычку переставать откладывать, ставить себе дедлайны, чтобы выполнять работу к намеченному сроку, и этот срок должен быть как можно меньше.

Кроме того, необходимо развивать навыки планирования и приоритизации задач, чтобы лучше понимать, что и когда нужно делать в первую очередь, а что реально можно отложить, более объективно подходить к проведению времени в Интернете и, конечно же, разбираться в себе и своих истинных желаниях, стремлениях и задачах.

Развивайте навыки планирования и приоритизации задач, чтобы лучше понимать, что и когда нужно делать в первую очередь, а что реально можно отложтить.

Разберитесь в себе и своих истинных желаниях, стремлениях и задачах, чтобы победить прокрастинацию!