Внутрикорпоративная онлайн-платформа: кому это нужно и почему это выгодно?
Обучение сотрудников, онбординг, коммуникация между подразделениями, мотивация и многое другое. Поговорим о том, что может быть внутри внутрикорпоративных платформ, какие задачи она может решать, и как это всё работает.
Крупным компаниям с распределенными командами, большим количеством сотрудников, и департаментов, необходимо регулярно закрывать ряд задач по выстраиванию и совершенствованию внутренней коммуникации. Сначала онлайн-события, как инструмент, использовались точечно. Проведение квартального демо-дня, конференции, тимбилдинга или обучения — всё это планировалось заранее как one-time-event, привлекались рекламные и ивент-агентства, разрабатывались концепции, и уже в рамках этого начинался поиск подрядчиков, готовых закрыть ту или иную потребность с технической точки зрения.
Какие есть варианты и что с ними не так?
Вариант первый — взять готовый сервис, в зависимости от задачи. Например, для обучения внутри компании, на первый взгляд, хорошо подходят различные сервисы для проведения вебинаров или, как более простая опция, использование таких инструментов как zoom/teams и др. Также существуют коробочные решения для проведения онлайн-мероприятий с набором самого популярного функционала. Есть ряд плюсов, и среди них — скорость, простота, привычность, чаще всего экономия бюджета. Однако проблемы здесь могут возникать сразу по нескольким направлениям:
Ограниченная функциональность. Концепция придумана, хочется реализовать крутые идеи, сделать что-то новенькое и необычное - но в распоряжении есть только стандартные блоки и ограниченная кастомизация
Безопасность. Для крупных компаний требования к безопасности повышенные, и популярные готовые решения редко закрывают эти требования в полной мере. Нет возможности интеграции в инфраструктуру компании, используются не самые надежные протоколы, слабая система входа и защиты данных пользователей.
Отсутствие гибкости. Может быть предложено множество возможностей, половина из которых не нужна под конкретный запрос - а убрать их нельзя. Или, наоборот, есть потребность добавить что-то - но это не предусмотрено. Частые проблемы с быстрым реагированием на вопросы или сообщения о проблемах. Бери, что дают.
Отсутствие персонального подхода. Хорошо отработанные алгоритмы работы, автоматизация и простота использования - но при этом никто не будет заморачиваться, чтобы объяснить все нюансы и помочь разобраться в деталях, научить, подсказать лучшие решения или идеи, исходя из опыта.
Вариант второй - разработка под конкретное мероприятие. Здесь могут решаться все перечисленные проблемы первого варианта - индивидуальный подход, полная кастомизация, удовлетворения требований безопасности. Так в чем же минусы?
Долго. Чем больше простора - тем сложнее разработка. Этапы планирований, согласований, разработки, тестирования, правки - всё это требует высокой квалификации подрядчика и, само собой, времени. Для небольших событий это не проблема, а вот для для чего-то действительно крупного или сложного - такие проекты могут занимать от одного месяца и выше, а этого времени часто нет, и приходится бежать сломя голову или переплачивать за срочность. Кроме того, если речь про сложные интеграции и вовлечение со стороны Клиента - сроки могут вырастать в разы.
Сравнительно дорого. Этот пункт вытекает из первого, тут всё понятно и логично.
Иными словами, если компания проводит регулярные события разного формата - здесь развлекательное, здесь обучающее, здесь с целью информирования о достижениях, и т.п. - первый вариант отпадает, ведь каждый раз нужны разные сервисы и всё равно до конца они не подходят. А второй вариант в данном случае означает постоянную канитель, стоит только провести один ивент, не успеешь выдохнуть - а уже горят сроки подготовки ко второму. Согласование бюджетов, дизайнов, функционала, а потом тестирования и проверки, внесение правок, подготовка контента - и вперёд.
Так в чем же в этом случае секрет и какое решение будет оптимальным?
Секретный ингредиент, как говорил Кунг-Фу Панда в том, что его нет. Никакой магии. Чтобы сделать идеально - нужно объединить оба варианта, а именно - сделать готовое автоматизированное решение, но только полностью под себя.
В этом случае придется хорошо поработать над идеей, продумать задачи и составить бриф, обсудить все детали с подрядчиком, вложить время и хороший бюджет - но всё это только в начале и игра стоит свеч. В результате у компании появляется свой внутренний портал, внутрикорпоративная платформа, которая выглядит именно так, как хотелось бы, соответствует всем требованиям безопасности и выполняет те функции, которые нужны именно этой компании. Далее все типовые мероприятия можно смело проводить на своей платформе с подготовкой в минимальный срок - будь то стримы, митапы, вебинары, фестивали, конференции, онлайн-игры или корпоративы. Кроме того, платформа работает постоянно, и это можно использовать для публикации новостей, информирования о ближайших событиях, использовать как вкусный внутренний PR-повод, хранить записи прошедших событий, запускать асинхронное обучение, мотивировать сотрудников получением баллов за успехи и многое другое. Кроме того, если со временем появятся новые идеи - платформу всегда можно масштабировать, добавлять функционал, новые разделы и т.д.
Итог. Какие же задачи может закрывать внутренняя платформа?
- Проведение типовых внутренних мероприятий с подготовкой в минимальный срок (часто всего за 1-2 часа)
Проведение кастомных мероприятий на поддоменах платформы, с возможностью воплощения новых идей, с новым дизайном, любым функционалом - и всё это может быть связано единой системой входа
Мотивация и вовлечение сотрудников: личные кабинеты, отслеживание прогресса, получение баллов за активность на платформе или за успехи в обучении, новостная лента, онлайн-магазин с подарками от компании за заработанные баллы, соревнования между сотрудниками и многое другое
- Онбординг новых сотрудников - любые материалы могут быть всегда на платформе, а доступ к ним может быть разделен в зависимости от департамента или по другим критериям
Обучение и проверка знаний - живые стримы, видеоролики, любые материалы для изучения, контроль знаний и визуализация прогресса, лидерборды
- Коммуникация - общение в чатах, в комнатах через встроенный сервис видеосвязи
- Оценка эффективности проведенных мероприятий на основе аналитических данных
- Что-нибудь новенькое - внутренняя платформа может закрывать и другие задачи, ведь кастомная внутрикорпоративная платформа - это ещё пространство для идей. С этой задачей отлично справляются креативные и ивент-агентства, а в некоторых компаниях для этого существуют свои отделы
Команда OnlinEventSpace разрабатывает внутрикорпоративные платформы, делится опытом и помогает с подбором оптимальных решений под любые задачи