Как я потерял 2 000 000р на своем бизнесе и пришел к просветлению

Меня зовут Пётр. Я основатель строительной компании с офисами в нескольких регионах России, плавающей сетью временных объектов и удалёнными сотрудниками.

Хочу рассказать о том, как за год вынужден был ощутить себя ИТ-специалистом и за собственные деньги научиться виртуализации бизнеса. И, конечно, о результате, которые был получен через этот опыт.

Цель материала - дать почву для размышления другим предпринимателям и рассказать о структурной альтернативе классическому подходу к организации работы ИТ в компании.

Я занимаюсь строительным бизнесом и далёк от системного администрирования. Как правило, в моей компании в части ИТ всё было просто: один офис, штатный сисадмин, несколько серверов. Не приходилось выделять на эти аспекты ощутимых бюджетов, все работало хорошо.

За последние несколько лет компания выросла более чем в два раза, расширила регионы присутствия, появилась потребность в прозрачной совместной работе сотрудников между офисами, объектами и из дома. Из-за специфики проектов остро встал и вопрос защиты чувствительных данных.

Я начал замечать, что существующий подход к планированию ИТ стал приводить к проблемам в каждодневной работе. Географическая распределенность и увеличение штата привели к потере контроля над процессами, зонами ответственности и сроками. Системный администратор стал постоянно находиться в состоянии аврала.

На этом фоне мы решили значительно обновить нашу ИТ-инфраструктуру. Посоветовались с администратором, купили собственные серверы, разместили их в стойке в офисе, расширили Интернет-канал и перебрали офисную сеть, чтобы организовать свой небольшой корпоративный дата-центр для всех подразделений.

И началось: в процессе внедрения новых решений, переездов между серверами, изменения настроек даже то, что работало стабильно, стало создавать проблемы. Несколько дней мы не могли работать с 1С, еще две недели решали проблемы с сетью.

Когда администратору удалось добиться стабильной работы в головном офисе, то еще месяц был потрачен на организацию нормальной работы удаленных офисов и сотрудников.

На оборудование, монтаж, внеплановые привлечения сторонних компаний, которые обслуживают наше ПО было потрачено более 700 000р, а не полное перестроение корпоративного ИТ ушел почти квартал, в течение которого сотрудники были вынуждены использовать полурешения, сделанные на коленке на время и отнимающие много времени в рутинных операциях.

Когда все заработало, то выяснилось, что на обслуживание новой платформы одного администратора уже не хватает. С одной стороны, нам удалось объединить всю цифровую жизнь компании в одной серверной стойке, а с другой, заметно выросло количество разнообразных технических мелочей, в том числе появившихся после внесенных в наш ИТ изменений.

Решили нанять еще одного администратора. Узнали от него о том, что многие вещи у нас реализованы, по меньше мере, странно, дорого и небезопасно. В течение 3х месяцев платили две зарплаты обоим, чтобы плавно отказаться от работы с первым. Переплатили таким образом еще более 500 000р.

Новый администратор смог постепенно решить острые проблемы со стабильностью и скоростью работы. Однако, его подход требовал покупки разнообразного коммерческого ПО, в общей сложности за полгода на вещи, назначение которых для меня непонятно ввиду сложности описания, было потрачено еще около полумиллиона.

Вновь озаботившись вопросом безопасности, решил не доверять эту задачу одному непрофильному айтишнику и начал искать специализированные готовые решения по защите частного облака, в которое успела к этому моменту превратиться наша серверная стойка.

Нашел много поставщиков для крупных компаний и ИТ-специалистов с соответствующими ценами на коробочные решения. Изучая такие сервисы понял, что на рынке, кроме обычных облачных провайдеров и аренды серверов в дата-центре, есть готовые пакеты услуг, которые снимают с компании заботу об инфраструктуре и запуску корпоративных сервисов для пользователей.

Как и ранее при принятии решения о собственной серверной стойке, ограничителем явилось недоверие к тому, что работает за пределами нашей компании через Интернет. Не хотелось доверять данные третьей стороне.

Начал искать готовые сервисы для построения виртуального офиса на наших собственных серверах, Наткнулся на решение, которые уже включает все, что мы строили самостоятельно около года и на что потратили несколько миллионов.

Речь о виртуальном офисе Рубиком, который стоит в месяц почти в два раза меньше, чем наш администратор, и снимает с компании вообще все ИТ-расходы, кроме подписки на виртуальный офис и лицензий профильного ПО. Что важно для меня, платформа может работать не только в дата-центре, но и на наших существующих серверах.

Кроме инфраструктуры, Рубиком предлагает готовые сервисы для сотрудников по работе, хранению данных, общений, планированию рабочего времени, удалённую техническую поддержку.

Взял бесплатное демо на месяц в российском дата-центре, протестировал все что сотрудникам нужно для работы и общения, через месяц заказал развертывание виртуального офиса Рубиком на наших серверах. Через три их совместно с нашим администратором закончила все работы, не создавая пауз в работе.

Теперь все сотрудники могут работать в офисе и дома с любых устройств, объем задач системному администратору многократно снизился, не нужно заботиться о резервных копиях, защите корпоративной сети и переживать за работу с личных устройств.

Все данные и процессы объединены в приватном облаке, ничего не нужно покупать и настраивать для включения в работу. В пару кликов сотрудник получает доступ ко всем своим файлам, ПО, органайзерам и общению через мобильное приложение в браузере. Корпоративная почта и телефония подключаются автоматически при создании пользователей.

Менеджеры имеют прозрачный контроль прав доступа к данным, рабочего времени и реальной загрузки сотрудников вне зависимости от места или устройства, с которых работает пользователь.

Удаленные объекты в полевых условиях имеют доступ к общим корпоративным файлам и ПО. Есть инструменты для передачи данных в условиях нестабильного Интернета на объектах.

За обслуживание всех перечисленных решений мы платим в два раза меньше, чем платили сисадмину, при этом имеем круглосуточную техническую поддержку и финансовые гарантии ответственности Рубиком за стабильность работы инфраструктуры.

Мы больше не привязаны к офисам, поломкам оборудования, тратам на постоянные покупки железа. Это позволяет легко расширять как географию наших объектов, так и сотрудников без беспокойств о безопасности и технических сложностей.