Автоматизация HR: Реальная ситуация и перспективы

Введение: в данной статье рассматриваются преимущества внедрения автоматизации в HR и выявление специфики данных процессов. Считается, что использование в рабочей деятельности компании IT – технологий служит определяющим фактором для ее дальнейшего развития и обеспечения конкурентоспособности среди других организаций. Также рассмотрена деятельность и сравнение различных HRM компаний, способствующих внедрению автоматизированного труда.

Что ж, к теме (готовьтесь к лонгриду).

На современном этапе стремительного роста информационных технологий одним из значимых и необходимых условий, является прогрессивное развитие автоматизации в HR. Оценивая реальную ситуацию рабочей деятельности предприятий следует отметить, что помимо решения вопросов относительно оптимизации производства, все чаще прослеживается потребность в качественном совершенствовании HR-процессов.

Данные процессы имеют достаточно распространенный характер применения, что позволяет затрагивать все аспекты управления персоналом. Особо важным стратегическим ресурсом современной организации выступает человеческий капитал, который требует постоянных вложений, сопряженных с применением актуальных принципов и методик. Благодаря правильно выстроенной стратегии работы становится возможным достигать максимальных показателей эффективности подобных инвестиций. Ведь именно за счет внедрения современных высоких технологий, руководители компаний получают больше возможностей эффективного управления человеческими ресурсами.

Управление человеческими ресурсами (УЧР) представляет собой одну из ключевых областей управления организацией, стратегически и логически последовательный подход к управлению сотрудниками организации как ценными активами, ресурсами (носителями и обладателями ресурсов – интеллектуального капитала) организации, обеспечивающими достижение ею поставленных целей.

Рассматривая систему УЧР можно выделить основную задачу, которая заключается в обеспечении для организации возможностей достижения поставленных целей. Следовательно, УЧР направлено на повышение уровня потенциала сотрудников, что влечет за собой достижение корпоративных целей и максимизацию рационального использования человеческих ресурсов персонала.

Среди различных целей УЧР можно выделить ряд основных имеющих стратегическое значение:

1) осуществлять управление людьми как активами, которые способны обуславливать конкурентное преимущество бизнеса;

2) согласовывать деятельность УЧР с корпоративной стратегией и политикой компании;

3) обеспечивать согласованность корпоративной деятельности.

Для оптимизированной работы с УЧР существует несколько уровней управления данным ресурсом, а именно:

- высший уровень управления – направлен на установление стратегических задач и приоритетов в данной области работы;

- функциональный уровень управления – предусматривает качественную организацию процесса работы с сотрудниками.

- низший уровень управления – осуществляет оперативную работу с сотрудниками.

Таким образом, выявлено, что система УЧР отвечает за формирование, использование и развитие человеческих ресурсов. А само управление человеческими ресурсами (УЧР) – это совокупность взаимосвязанных внутренне непротиворечивых управленческих действий по отношению к работе персонала компании, который является стратегическим ресурсом, деятельность которого направлена на достижение экономических, производственно-коммерческих, научно-технических, социальных и иных целей, достижение которых возможно при их должном профессиональном и социальном развитии.

В процессе УЧР особое внимание уделяется отбору кандидатов, иными словами осуществляется рекрутинг, являющийся важной составляющей при формировании эффективного коллектива. От эффективности рекрутинговых процедур зависит качество персонала, обуславливающее экономическую эффективность, финансовую устойчивость и конкурентоспособность компании, потенциал ее роста, развития, и его соответствие корпоративной специфике, а значит, и его способность адаптироваться, быть лояльным и вовлечённым в корпоративную деятельность, долгое время сохранять за собой то или иное место в данной организации.

В контексте современной компании широко используется HR-маркетинг, который имеет специфический вид управленческой деятельности, направленный на удовлетворение потребностей организации в персонале, а также создании и развитии интеллектуального капитала компании при максимальном учете выявленных потребностей и потенциальных работников посредством применения маркетинговых методов в системе УЧР, в основе которого лежит рыночно-ориентированное восприятие УЧР.

Прогрессирующими темпами осуществляется оптимизация процессов УЧР в следствие чего производится их оцифровка и автоматизация.

В то же время отметим, что автоматизация – это процесс внедрения IT-инструментов, позволяющих организовывать оптимизацию трудовых ресурсов компании, с целью сведения к минимуму личного участия HR-специалистов в рамках рабочего процесса.

Для автоматизации указанных процессов используются специализированное программное обеспечение (в том числе в форме SaS, т.е. программного обеспечения как услуги) — HRM системы. Внедрение данных систем в работу компаний с целью их оптимизации и автоматизации значительно упрощают и убыстряют процессы УЧР, повышают общую эффективность HR-процессов и делают их более прозрачными, минимизируют человеческая фактор, позволяют оптимизировать затраты на персонал и высвободить время HR персонала на решение менее рутинных и более значимых задач, дают возможность проводить сложные количественные и количественно-качественные исследования и получать более точную и значимую информацию.

Естественно нельзя не учитывать, что в период внедрения HRM систем в бизнес-процессы компании могут возникать те или иные риски и издержки, препятствующие запланированному развитию автоматизации. Но несмотря на возможные трудности, со стороны руководства компании необходимо развитие организованной деятельности, с целью качественного использования HRM систем.

В настоящий момент существует множество разработок HRM систем, но все из них можно классифицировать на 3 типа.

1. HRM системы 1 уровня. На данном уровне данные системы осуществляют простейшие типовые задачи, направленные на автоматизацию процесса заработной платы.

2. HRM системы 2 уровня. Происходит автоматизация административно-учетных функций в рамках УЧР с многочисленным функционалом в рамках указанной рабочей области действий.

3. HRM системы 3 уровня. В процессе данного уровня осуществляется прогрессивной решение разнообразных задач, которые позволяю автоматизировать, а иногда даже и интеллектуализировать широкий спектр задач УЧР.

Рассмотрим несколько базовых классов HRM систем, направленных на использование автоматизированных процессов.

HRM системы служат инструментом HR-маркетинга, в результате чего становится возможным реализовать различные функции связанные с автоматизацией компаний, позволяющие осуществлять непрерывную оптимизацию сбора и анализа широка спектра внутренних и внешних данных в системе HRM.

В современных отечественных и зарубежных бизнес-практиках встречается огромное количество вариантов применения современных цифровых технологий с целью автоматизации процессов УЧР.

Обратим внимание на наиболее перспективные HRM системы, способные принести наибольший кумулятивный результат с точки зрения HR-маркетинга.

Бессменными лидерами рынка на сегодняшний день являются такие системы, как mySAP ERP HCM и Oracle HRMS, однако данные программы достаточно глубоко изучены в сравнительную перспективе, в связи со своей высокой распространённостью. В таком контексте, гораздо большей теоретической и практической ценностью, на наш взгляд, может обладать сравнительный анализ возможностей и ограничений иных систем. Так, возможно изучить, например, специфику таких более подходящих для среднего бизнеса HRM-систем, как BambooHR, Zoho People, Hurma System, ведь они также пользуются достаточно большой популярностью среди компаний на восточно-европейских рынках, однако их сравнению до сих пор посвящено гораздо меньшее количество исследований.

1. BambooHR.

Тип системы: HCM, HRMS, HRIS

Американское программное обеспечение для управление персоналом, реализуемое в форме услуги. Данное программное обеспечение наиболее полно соответствует требованиям малого и среднего бизнеса, но является недостаточно удобным для использования крупными компаниями. ПО имеет облачную форму (SaaS) и адаптировано для работы как с персональных компьютеров, так и мобильных устройствах, также имеется мобильное приложение.

Программное обеспечение автоматизирует в первую очередь такие функции, как рекрутинг, адаптация новых сотрудников, постановка целей сотрудникам и оценки их достижения, отслеживание отпусков.

Отзывы при роботе с данной программой: выполняет ряд положительных функций – обладает автоматизированной системой предварительной настройки работы; имеетвозможность настройки вкладок, полей и таблиц, и разделения прав доступа для различных пользователей; имеется понятный интерфейс; есть возможность отслеживания вовлеченности сотрудников и управления их эффективностью; управление обучением персонала; встроенные календарь; широкие возможности интеграции приложений; а также широкие и удобные аналитические возможности.

В качестве недостатков выделяют достаточно ограниченный спектр доступных инструментов в рамках каждого процесса, а также высокую стоимость обслуживания (от 6 долл. США за сотрудника в месяц) .

2. Zoho People.

Тип системы: HRM, HCM, PM

Индийское программное обеспечение для управления человеческими ресурсами в компаниях любого размера (однако наиболее подходит для компаний среднего размера) . Zoho People адаптирована для работы с любых устройств, имеющих доступ в Интернет (SaaS) , также имеется мобильное приложение.

Программное обеспечение автоматизирует в первую очередь такие функции, как подбор персонала и ведение соискателей, управление жизненным циклом сотрудника, управление адаптацией, управление эффективностью и КПЭ, оценка 360 градусов, администрирование, ведение баз сотрудников и соискателей и т. д.

Отзывы при роботе с данной программой: в качестве положительных преимуществ имеется интегрированная аналитика и отчетность; удобный портал для сотрудников с широким функционалом (преимущественно отслеживание прогресса и новости) ; простой конструктор шаблонов и форм; эффективные механизмы учета и контроля работы сотрудников; кроссплатформенность и современный интерфейс, и постоянное обновление.

Среди недостатков отмечают слабую адаптированность к рынку стран СНГ и ограниченность функционала в области управления талантами.

3. Hurma System.

Тип системы: HRMS

Украинское программное обеспечение для комплексного управления HR процессами на предприятиях всех размеров. Hurma System адаптирована для работы с любых устройств, имеющих доступ в Интернет (SaaS) , мобильное приложение отсутствует.

Программное обеспечение объединяет в себе HR, рекрутинг и OKR. Оно автоматизирует в первую очередь такие функции, как полное обеспечение процесса рекрутинга, адаптация новых сотрудников, обучение сотрудников, ведение баз кандидатов и сотрудников, проведение опросов, постановка целей, учет рабочего времени, обработка запросов на отсутствие, переработку, отпуск и т. д., сбор статистики и HR аналитика.

Отзывы при роботе с данной программой: положительными факторами, являются широкий набор методик в рамках каждой функциональной области; парсинг CV различных форматов из различных источников; интеграция с широким спектром приложений, job-порталов, а также LinkedIn; геймифицированный мониторинг настроения сотрудников; использование искусственного интеллекта для решения различного рода задач, в т. ч. чат-бот в Telegram на основе искусственного интеллекта; синхронизация широкого спектра данных с календарем (напр. , не только рабочие задачи и корпоративные мероприятия, но и дни рождения коллег) ; автоматизация интервью (Welcome interview, Adaptation, Probation, 1:1, Exit interview) ; сорсинг-плагин AI Fox; удобное дерево компании, отражающее также всех сотрудников; высокая безопасность данных (принцип Single Tenant) ; постановка целей с помощью метода OKR и быстрая коммуникация со службой поддержки (ожидание ответа не более 5–10 минут) .

Среди недостатков отмечается достаточно ограниченный функционал обучения сотрудников (несмотря на использование геймификации) , отсутствие мобильного приложения (как для сотрудников, так и для HR специалистов) .

Сравнение рассмотренных систем представлено в таблице.

Учитывая текущую геополитическую ситуацию, накладывающую определённые ограничения на возможности использования зарубежного программного обеспечения практически любого типа во всех отраслях, рассмотрим также российский аналог указанных систем. Так, среди российских программ особого внимания, на наш взгляд, заслуживает, например, система БОСС-Кадровик.

4. БОСС-Кадровик

Тип системы: HRMS

Российское решение для комплексного управления HR процессами на крупных и средних предприятиях. БОСС-Кадровик может быть установлена на персональный компьютер, сервер предприятия, облако (SaaS) .

Программное обеспечение объединяет в себе функции традиционного кадрового учета и методологии управления человеческими ресурсами. Функционал программного обеспечения включает в себя управление организационно-штатной структурой, ведение профилей должностей, кадровое администрирование, ведение базы данных сотрудников, обучение, адаптация, аттестация и оценка сотрудников, управление эффективностью (КПЭ) по целям и многое другое.

Отзывы при работе с данной программой: положительными аспектами является то, что применяются наиболее современные технологии; осуществляется интеграция с очень широким спектром внешних системам (в т. ч. бухгалтерских, ERP, бюджетирования, учета рабочего времени и т. д.) ; легкость настройки и адаптации; возможность эксплуатации единой кадровой системы во всех филиалах и дочерних компаниях; соответствие экспортируемых документов законодательству РФ; настраиваемые роли пользователей, система разграничения прав доступа пользователей, функциональное конфигурирование рабочих мест и поддержка баз данных MS SQL и Oracle.

Среди недостатков выявлена слабость системы управления талантами с точки зрения привлекательности инструментов для сотрудников (отсутствие наиболее актуальных современных решений – например, таких как геймификация) .

В результате рассмотренных характеристик компаний, можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день компании успешно используют различные системы для автоматизации всех бизнес-процессов HR индустрии. Внедрение автоматизированных систем управления персоналом способно значительно повысить корпоративную эффективность и создать дополнительные конкурентные преимущества компании на рынке труда.

Таким образом применение высокотехнологичных кадровых практик оказывает положительное экономическое и социальное влияние на деятельность компаний. Главным преимуществом внедрения информационных технологий в систему управления персоналом является снижение временных и финансовых издержек. Внедрение ИТ-технологий в деятельность компании становится определяющим фактором ее дальнейшего развития и обеспечения конкурентоспособности на рынке.