Расскажу на примере одного из проектов, но по факту описанная ситуация знакома подавляющему большинству производств из сегмента B2B
Вводные
Отдел продаж, просчитывая заявки клиентов, отвечал на 2 варианта запроса
- вот заказ, к какому числу сделаете?
- вот заказ, надо к такому-то числу, сделаете?
Для согласования менеджеры звонили начальнику производства и тот в отрыве от понимания полной загрузки "от балды" выдавал срок или во втором варианте говорил "да, успеем"
Но это пол беды. Основная проблема была вот в чем.
Клиентам например 5-го числа говорили что к 20-му сделают. Клиенты запоминали что к 20-му сделают, потом 17-го закидывали предоплату или подтверждали заявку со словами "вы же говорили к 20-му сделаете"
И тут очевидно что этот заказ 100% будет просрочен, потому что загрузка действующими заказами на 3-4 недели вперед.
Как решили проблему
Мы просто создали регламент согласования заявок.
1. Менеджеры подавали заявки в формате как писал выше ("за сколько сделаем" или "сделаем к")
2. Начальник производства 3 раза в день в фиксированное время садился за рабочий стол и более трезво оценивал эти заявки (а в дальнейшем еще и опирался на расчет загрузки производства)
В результате согласования он выдавал 2 даты: к какому числу сделают (1) если до даты Х (2) клиент подтвердит заявку.
По сути это некий срок годности этого расчёта.
Из примера выше 5го числа он говорит что к 20-му сделает, если до 10-го подтвердят.
3. Менеджер сообщает эти условия заказчику (устно или вставляет в КП)
4. Менеджерам в CRM за 2 дня до даты Х (мы ее называли "крайний срок запуска") получали уведомление связаться с заказчиком напомнить про истечение срока согласования и подтвердить заявку. Т.е. говорили в стиле "у вас через 2 дня выходит согласованный срок запуска в работу, если не подтвердите заявку - потребуется пересогласование. Вы подтверждаете?"
5. Ну а дальше если подтверждали вовремя - запускали в работу. Не подтверждали - либо закрывали заявку, либо пересогласовывали когда клиент очнулся что уже вот надо.
Этот регламент можно вводить в большинстве B2B производственных компаний и он сильно упрощает всем жизнь. Становится меньше авралов, экономятся нервы производственников, продажников и клиентов.
Пользуйтесь на здоровье.