Как организовать ИТ-конференцию за 20 дней

В июле мы небольшой командой организовали и провели большую конференцию. Цель события была собрать ребят из IT и Digital, чтобы пообщаться и обменяться опытом. Организация события далась непросто, поэтому делимся опытом как проводить крупные мероприятия с нуля, абсолютно не имея опыта.

📌 Начало работы: конец июня

📌 Дата мероприятия: 30 июля

📌 Место проведения: Парк Инженер

📌 Количество участников: 100 человек

📌 Наши партнеры: Трифон, Art Bar, Halif, Soul Kitchen

Ежемесячно в Synaptik проходят различные мероприятия для команды, в июле был запланирован активный отдых: сплав или поход. Но в ходе обсуждений поняли, что нам этого мало и мы хотим совместить активный отдых с полезным времяпровождением. Так зародилась идея устроить полноценную загородную конференцию для специалистов из IT и Digital.

Время было ограничено, а работы предстояло выполнить очень-очень много.Что необходимо было сделать:

Критерии, на которые мы обращали внимание:

Остановились на Парке Инженер, владельцем и идейным вдохновителем которого был наш коллега по цеху.Причины выбора:

Но не все было идеально, оставалось выкосить заросли борщевика и травы, прибрать территорию, обойти ограничения по мощности электросети, а также найти проектор с экраном, которого на площадке все таки не оказалось и увеличить количество посадочных мест на улице.

Было выбрано 4 направления, по которым набирали спикеров:

Изначально выделили 11 слотов по 30-45 минут. За удивительно короткие сроки они все были заняты и вплоть до самого мероприятия поступали предложения от желающих выступить с докладом. Большинство спикеров работают в Кировских компаний, также были ребята из Тинькофф и Skillbox.

Инфраструктура на площадке

Когда количество гостей выросло до 60 человек, мы поняли, что посадочных мест не хватит как на улице, так и в помещении. Думали арендовать столики со стульями с летников или покупать евро-поддоны для организации самодельной мебели, но нашли сервис по аренде кресел-мешков, которые добавили ярких акцентов на улице и создали нужную атмосферу.

За неделю до мероприятия у нас появились сомнения на счет того, сможем ли мы курировать гостей самостоятельно. Поэтому обратились к услугам ведущего, который кстати был нашим хорошим знакомым. Николай быстро сориентировался в специфике мероприятия и согласился нам помочь. Благодаря нему гости мероприятия участвовали в активностях и хорошо отдохнули.

Основная сложность состояла в отсутствии какого-либо оборудования в парке. Буквально за пару дней до мероприятия мы нашли специалиста, который сам привез и установил всю аппаратуру в день мероприятия. А именно 3 колонки, проектор с экраном и микрофоны.

Парк инженер находится в 35 км от Кирова, соответственно нам надо было доставить гостей до места проведения. Мы были уверены, что найти автобус не составит проблемы. Но как оказалось летом в субботу их просто нет. За 1 день до SSD мы обзвонили 25 транспортных компании и только за 12 часов до отъезда нашли автобус на 20 человек, который в итоге был заполнен на 75%.

В парке есть сапы, квадроциклы, волейбол и настольный теннис. Оставалось только проконтролировать, чтобы все было готово к приходу гостей.

Вместе с Трифоном мы организовали бирпонг. Несколько команд боролись за победу и десятки зрителей болели за них. Игра была напряженная, пьяная, куражная - всем понравилось.

На обед у нас был горячий и ароматный плов и сочный шашлык с овощами на ужин. При заказе еды мы закладывали +10% порций, чтобы не оказаться в ситуации, где кому-то не хватило. Но тут мы не подумали о организации выдачи еды и получилось так, что кто-то стоял в очереди за едой до 15 минут!

Вечер был обречен на успех, особенно после вкуснейшего ужина.

За музыкальное сопровождение мероприятия отвечал наш давний знакомый тусовщик и диджей HOLO. Днем была легкая и приятная музыка, а к вечеру было просто невозможно устоять на месте. Особенно во время сета на бас гитаре от Михаила Четверикова.

Была создана подходящая атмосфера для непринужденного общения и обмена опытом между разработчиками, маркетологами и дизайнерами. Музыка создавала определенный вайб, кто-то отдыхал с кальянчиком на креслах, а кто-то вовсю танцевал и зажигал толпу.

Какая вечеринка может быть без бара, кальянов и вкусной еды?

Мы составили предложение для размещения различных кировских компаний на нашей площадке. За пиво отвечал Трифон, за банановую пинаколаду и другие освежающие напитки – ART BAR. Halif забивали нам дымные кальяны. А ребята из Soul Kitchen готовили фалафель в лаваше и варили кофе – идеально для тех, кто купил билет без еды или не ест мясо!

Что получили партнеры?

Логотипы партнеров были размещены на сайте мероприятия, фотозоне, опубликован пост в социальных сетях, продукция каждого из партнеров была представлена на мероприятии, бренды получили фото и видео отчет.

Для сбора заявок и продажи билетов на мероприятие нужно было разработать сайт в сжатые сроки. Использовали конструктор Flexbe.

Так как процессы организации мероприятия затронули многих, нужно было скоординировать действия и работать слаженно, чтобы уложиться в тайминги.

Задачи постоянно делегировались от одного человека к другому, из-за чего случались ситуации, когда HR пилил сайт, дизайнер отвечал за памятку, а другой специалист занимался оформлением.

Перед началом продаж, мы занялись разработкой билетов, в которых содержалась необходимая информация о месте и дате проведения ивента.

Чтобы собрать участников вместе, был создан телеграмм-чат, в котором каждый мог задать интересующий вопрос относительно предстоящего мероприятия. Эту функцию также реализовали в билете, добавив ссылку на чат.

Когда число проданных билетов перевалило за 50, пришло время разрабатывать дизайн бейджиков, в которые были заложены следующие функции:

По итогу с этим проблем не возникло. Мы реализовали необходимые функции, приправленные ноткой сюра и хорошей графики.

Так как билетов было продано много, в целях экономии трудозатрат решили разместить плашку, в которую бы вписывалось ФИО участника. Для стафа и спикеров делались именные бейджики.

Перед тем, как принимать участников мероприятия, необходимо было оформить место, где проходил весь движ. По этому поводу мы решили разработать дизайн плакатов, которые будем размещать на стенах в качестве декора. Благо креативности и чувства прекрасного у нас было больше, чем времени на организацию. И с этим справились.

Завершающим этапом была разработка памятки на Flexbe. В этот раз команда выполняла свои функции на местах. Важно было отобразить расписание, описание того, как добраться до места и то, что ждало участников на SSD.

Проблем с этим не возникло, несмотря на постоянно меняющееся расписание из-за форс-мажоров

При разработке сайта и айдентики для мероприятия руководствуйтесь следующими принципами:

1. Если есть возможность - берите время с запасом. От форс-мажоров никто не застрахован

2. Не создавайте элементы брендинга на скорую руку без тотального утверждения. Это позволит прийти к единому мнению и не ловить испанский стыд после релиза

3. Делегируйте полномочия и делайте то, в чем вы хороши

4. Если хотите сделать хорошо - делайте идентичный дизайн у всех продуктов. Особенно, это касается организации мероприятий. У людей надолго в голове отложится то, что они посетили мероприятие, на котором все создано в едином дизайн-коде.

Считаем, что, несмотря на всю сумбурность, удалось создать необходимые условия для участников мероприятия

В качестве рекламы мероприятия настроили таргет в ВКонтакте за 10 дней до мероприятия и получили следующие результаты:

Самое приятное в проведении мероприятия - это получать обратную связь. Гости подходили к нам во время нашей тусовки с словами благодарности, писали слова благодарности, а компании оставляли отзывы в своих сообществах.

– Постоянно будьте на связи с площадкой и подрядчиками.

– Заранее узнайте возможности электросети, чтобы не оказаться в ситуации, где вы остались без света, музыки и тд.

– Площадку необходимо готовить за сутки до мероприятия. А не с утра, когда время прибытия трансфера 10:00

– В жаркий день не стоит ставить кальяны раньше 15:00, тк на жаре может нарушаться кровоснабжение органов, человек будет чувствовать нехватку кислорода и может упасть в обморок

– Обеспечьте необходимое количество питьевой воды, мы считали 1 литр на человека.

– При заказе еды закладывайте +10% порций и подумайте, как можно организовать точку выдачи, чтобы не образовалась очередь.

– Не оставляйте что-то напоследок, думая что вопрос быстро решится. Лучше подготовить все заранее, а за пару дней до мероприятия только контролировать готовность.

– Вам нужна команда заинтересованных людей, Делегируйте им полномочия и делайте то, в чем вы хороши

– Никогда ничего не бойтесь!!! Живите здесь и сейчас!!! Кайфуйте!!! Жизнь одна!!!

Бесполезные траты

Так как данный кейс пишется для наших коллег, то затронем и моменты, как делать не надо:

“Не имей сто рублей, а имей сто друзей” – это именно про SSD.Благодаря людям мы решали практически все организационные вопросы, собрали прекрасное коммьюнити специалистов из IT и Digital и хорошо отдохнули. Получили опыт в организации тусовок, обработали обратную связь и уже готовы начать подготовку к следующей тусовке.

📸Полный фотоотчет