Уничтожение документов в архиве бухгалтерии: пошаговая инструкция
Даже в небольшой компании архив бухгалтерии может занимать не один стеллаж. Что делать, когда место для хранения закончится? По истечении какого срока разрешено уничтожать первичку? Измельчать, сжигать или отправить в макулатуру? Расскажем о порядке ликвидации бухгалтерских документов.
Какие документы можно уничтожить. Сроки хранения
Перед тем, как отправить бумаги в шредер, убедитесь, что за это компанию не оштрафуют налоговики.
Уничтожать можно только те документы, сроки хранения которых истекли, в соответствии с ФЗ о бухучете и приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Проверим, что говорит закон:
- Первичные документы нужно хранить минимум пять лет. При этом срок хранения начинает течь с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
- Учетные регистры, отчетность и иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета, также остаются в компании не менее пять лет.
- Для целей налогового учета минимальный срок хранения — четыре года.
- Если в предприятие участвует в судебных спорах, имеет претензии со стороны контрагентов, накладные и акты должны оставаться нетронутыми до разрешения разногласий. Срок исковой давности в гражданском процессе в общих случаях составляет три года.
За отсутствие первичных документов, т. е. преждевременную их ликвидацию нарушители привлекаются к административной ответственности. Штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб. для руководителя и 10 000 рублей для юрлица (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК). Гораздо более серьезные потери компания может понести, если для подтверждения позиции в судебном процессе у нее не окажется в наличии нужной накладной.
Итак, прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить информацию на бумажных носителях, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для организации никакой ценности и практического значения.
Шаг № 1. Создание экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов
Пришло время разгрузить архив!
Чтобы запустить процедуру, создайте экспертную комиссию из числа сотрудников компании, а ее состав, функции и обязанности утвердите приказом директора.
В команду (минимум из трех человек) могут войти специалисты отдела бухгалтерии, юрист, офис-менеджер. Задействуйте и других работников, которые способны оценить практическое значение документов, отсортировать их, проверить актуальность.
Функционал комиссии примерно следующий:
- отбор документации для уничтожения;
- расформирование папок, в которых находятся документы с разным сроком хранения;
- сшивка и расшивка документации;
- принятие решений об уничтожении копий и дубликатов при наличии оригиналов документов на бумажных носителях;
- составление актов ликвидации;
- участие в процедуре ликвидации;
- организация хранения тех документов, что не подлежат уничтожению в настоящий момент.
Например, если в процессе оценки будет обнаружено, что в одной папке подшиты акты с истекшим сроком хранения и еще актуальные бумаги для фирмы, такое дело придется расшивать и формировать заново. Подобной кропотливой и ответственной работой будет заниматься экспертная комиссия, поэтому пренебрегать этим этапом не стоит.
Как в вопросах ликвидации помогает Делис Архив? Данный сервис профессионально занимается хранением и обработкой офисной документации.
Специалистам Делис Архив можно делегировать: экспертную оценку сроков хранения, отбор, актирование процедуры, вывоз и утилизацию в шредере даже строго конфиденциальных бумаг. При желании уничтожение проводится в присутствии заказчика.
Шаг № 2. Оформление Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»
Результатом работы экспертной комиссии должно стать составление описи актуальных документов и отбор бумаг с истекшим сроком хранения. Первая категория, условно говоря, останется в архиве бухгалтерии, вторая — отправится в шредер. Для того чтобы описать и упорядочить документы, подлежащие уничтожению, составляют Акт.
Строгой унифицированной формы нет, можно использовать бланк из Правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры № 526, либо разработать акт уничтожения самостоятельно.
Вот некоторые правила оформления Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»:
- заполните табличную часть, описывать подробно каждое дело необязательно, достаточно указать общее количество единиц и сроки хранения в архиве;
- пропишите общее количество единиц хранения, которое будет уничтожено (количество папок, страниц);
«Итого 20 (двадцать) ед. хр. за 2015-2016 годы и 2 (две) коробки россыпи за 2015-2016 годы»
- сделайте отметку в Акте о том, что информация согласована с экспертной комиссией, укажите дату и номер протокола ЭК об утверждении описи дел постоянного хранения (актуальных документов);
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 12.10.2022 № 134
- укажите в Акте дату составления и утвердите его подписью генерального директора, скрепленной печатью организации;
Шаг № 3. Ликвидация
После того как составлен и утвержден руководителем Акт, можно избавляться от ненужной макулатуры физически. В законодательстве способ уничтожения документов с истекшим сроком годности не прописан.
Поэтому выбирайте тот, который кажется самым удобным:
- шредирование (измельчение в специальной машине);
- сжигание (лучше согласовать с пожарными и определиться с местом уничтожения);
- отправка на утилизацию (переработку), сдача в макулатуру в специализированных пунктах. Однако если вы избавляетесь от документов, содержащих конфиденциальную информацию, данный способ не является достаточно надежным.
Проблему быстрой и безопасной утилизации решает Делис Архив. Специалисты сервиса знают архивное законодательство и технологию проведения экспертизы ценности дел. Вы можете быть уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация из документов защищена от «утечки». При ликвидации бумаг в шредере разрешено присутствие представителя компании.
Шаг № 4. Фиксация факта (актирование) уничтожения документов
Завершение процедуры тоже нужно заактировать. Данный документ фиксирует непосредственно факт физического уничтожения бухгалтерских бумаг.
За основу возьмите форму предыдущего Акта и пропишите в нем:
- общий перечень ликвидированных документов;
- способ, которым были удалены бумаги (шредирование, сжигание и т. п.);
- реквизиты закрывающих документов об оказании услуг, если уничтожение выполнено силами специализированной организации.
Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.
Лайфхак: Можно обойтись и одним Актом, т.е. прописать перечень документов с истекшим сроком годности в итоговом акте об уничтожении и не составлять первый. Но такой порядок оформления процедуры должен быть установлен в ЛНА организации.