Нюансы при исчислении НДФЛ с дохода дистанционного сотрудника, который работает за границей
В 2020 году пандемия заставила большинство компаний перейти на удаленный формат работы. Многие работники в 2022 году так и остались работать из дома – 16% компаний в мире работают полностью в дистанционном формате. С начала специальной военной операции увеличился отток граждан РФ за границу – за первое полугодие 2022 года с разными целями Россию покинуло 8,5 млн человек.
У работодателей возникает вопрос, как грамотно оформить исчисление НДФЛ с дохода дистанционного сотрудника, который работает за границей.
Как оформить дистанционного сотрудника?
У работодателя есть 2 варианта оформления дистанционного сотрудника:
- Зафиксировать в трудовом договоре факт дистанционного нахождения сотрудника.
- Заключить дополнительное соглашение к договору.
Важно прописать: сотрудник работает дистанционно на постоянной основе или временно (тогда указать временные рамки такого формата работы).
В трудовом договоре надо указать сведения о месте работы, где дистанционный сотрудник непосредственно работает. При дистанционной работе сотрудника за границей в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему достаточно указать только страну и населенный пункт.
Налоговое резидентство
Чтобы понимать, в казну какого государства уплачивать НДФЛ, для начала надо определить, резидентом какой страны является дистанционный сотрудник.
Налоговым резидентом признается физическое лицо, которое фактически находится на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Налоговый статус закрепляется вне зависимости от гражданства лица. То есть резидентом России может быть как иностранец, так и россиянин.
Помимо определения статуса налогового резидента сотрудника надо установить, кто выступает в роли налогового агента.
Налоговые агенты — это лица, которые:
- исчисляют налоги;
- удерживают у налогоплательщика налоги;
- перечисляют налоги в бюджетную систему РФ.
Налоговым агентом является компания или предприниматель, который выплачивает зарплату сотруднику.
Определять статус сотрудника (как налогоплательщика) входит в обязанности налогового агента. Налоговым периодом НДФЛ считают календарный год, поэтому окончательный статус налогоплательщика налоговый агент определяет только на 31 декабря отчетного года.
То есть важно рассмотреть весь календарный год: где находился сотрудник, работая в компании, в какой стране он вел свою трудовую деятельность.
Если в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему работодатель зафиксировал, что рабочее место сотрудника расположено в иностранном государстве, а характер работы – дистанционный, то налоговый статус работника установлен одним из двух вариантов:
Вариант 1: Если сотрудник проживает за пределами РФ менее 183 дней (на 31 декабря отчетного года), тогда:
- Работник сохраняет статус налогового резидента РФ.
- Сотрудник самостоятельно уплачивает НДФЛ с обозначенных доходов.
- Сотрудник самостоятельно подает в ФНС декларацию по форме 3-НДФЛ.
- Сотрудник самостоятельно уплачивает налог по ставке 13%.
В таком случае работодатель – не налоговый агент и не обязан исчислять и уплачивать налог.
Вариант 2: Если сотрудник находится за пределами РФ более 183 дней (на 31 декабря отчетного года), тогда:
- Работник утрачивает статус налогового резидента РФ.
- По доходам, которые сотрудник получил до отъезда за пределы России, работодатель обязан пересчитать НДФЛ по ставке 30%.
- С доходов, которые сотрудник получил после отъезда за пределы РФ, НДФЛ в Россию взимать не надо.
- Доходы сотрудника облагаются налогами по законам той страны, в которой он будет налоговым резидентом (то есть страны, в которой он работает). Чтобы избежать двойного налогообложения между Россией и этой страной, важно учитывать положения международных соглашений.
Нет конкретного перечня необходимых документов, которые подтверждают, что сотрудник фактически находится на территории РФ (или за ее пределами).
Такими документами могут быть:
- копия паспорта с отметками о пересечении границы;
- квитанции о проживании в отеле;
- внутренние документы самой организации, если на их основании возможно установить фактическое местонахождение физлица.
Если в трудовом договоре или дополнительном соглашении нет информации о месте работы за пределами РФ, то местом работы по-прежнему считают территорию России. Но если сотрудник жил и работал за пределами территории РФ 183 и более календарных дня на протяжении 12 последующих месяцев, статус налогового резидента РФ утрачивается.
Доходы сотрудника считают по ставке 13% до момента, пока он не утратит статус налогового резидента РФ. Как только сотрудник фактически живет на территории РФ менее 183 дней в течение 12 месяцев, НДФЛ сотрудника считают по ставке 30%.
Окончательный налоговый статус налогоплательщика налоговый агент устанавливает на конец налогового периода. Если сотрудник утратил статус налогового резидента РФ, то ранее уплаченный налог по ставке 13% следует пересчитать по ставке 30%.
Санкции за некорректное исчисление НДФЛ
Работодатель, как налоговый агент, должен устанавливать налоговый статус своих сотрудников на каждую дату выплаты дохода. То есть каждый раз при выплате зарплаты надо проверять налоговый статус сотрудника, даже если выплата проходит 2 раза в месяц.
Для НДФЛ существуют следующие виды взысканий:
1. Если работодатель не удержал ( не уплатил или не полностью уплатил налог) – штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога.
2. Пени за каждый календарный день просрочки.
3. Если сумма налога не была занижена – применяют взыскание за грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения. По этой статье грозят штрафы:
- 10 тыс. рублей — нарушения совершены в течение одного налогового периода.
- 30 тыс. рублей — нарушения совершены в нескольких налоговых периодах.
- 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 тыс. рублей — если нарушения повлекли занижение налоговой базы.
Возврат сотруднику ошибочно удержанного налога
Вернуть ошибочно удержанный налог можно поэтапно:
- Сообщить сотруднику, что с его доходов переплачен НДФЛ. Сделать это нужно в течение десяти рабочих дней после обнаружения этого факта.
- Получить от сотрудника заявление о возврате НДФЛ. В заявлении указать банковские реквизиты для перечисления средств.
- Сделать пересчет и определить способ возврата налога и вернуть НДФЛ. Сделать это можно одним из двух способов:
- за счет уменьшения предстоящих платежей по подоходному налогу;
- за счет возвращенных из бюджета средств.
- Вернуть излишне удержанный налог. Срок — три месяца после получения от работника заявления на возврат.
Бывают случаи, когда работники не сообщают о своем отъезде в другую страну или сообщают об этом не сразу. Для этого рекомендую предусмотреть в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему определенное условие. С его помощью можно обязать сотрудника информировать своего работодателя о том, где именно он фактически осуществляет трудовую деятельность. Дополнительное условие обяжет сотрудника предоставить документы, подтверждающие факт пересечения границы.