3 млн документов, более 1 000 пользователей и 400 спасенных деревьев — рассказываем, как idocs стал лидером в развитии зеленой экономики.
Запустить бизнес в сфере IT - задача непростая. Есть много рисковых факторов: недостаток квалифицированных кадров, сложности в реализации проектов, отсутствие инвестиций со стороны третьих лиц. Мы хотим поделиться опытом казахстанского стартапа и описать, какие трудности были преодолены при развитии idocs и как совместно с клиентами улучшался бизнес.
В 2014 году на казахстанском FinTech рынке появился новый игрок — первый в стране сервис для автоматизации бизнеса idocs.
Он предложил уникальное для того времени решение: платформа электронного документооборота.
Помимо обмена документами в компании развивались другие актуальные технологии и создавались новые финтех-решения, которые переросли в отдельные линии. В том числе, открытый API, интеграция с конфигурациями 1С:ЗУП и Бухгалтерия, а также возможность внедрения собственного виджета для подписания документов прямо у вас сайте.
Как начать все заново
У idocs уже была задумка о переработке существующего функционала. По мнению нового технического директора и его команды, необходимо было использовать новые языки программирования и технологии для создания нового продукта с чистого листа. Несмотря на риски, решились на этот шаг, и результатом стал один из самых гибких, безопасных и передовых продуктов на рынке.
Сильная корпоративная культура
Основным активом сервиса idocs являются люди. В настоящее время команда сервиса состоит из опытных профессионалов, работающих в 6 направлениях.
В компании отсутствует бюрократия, все сотрудники работают в едином информационном пространстве, где каждый знает, чем занимаются коллеги из соседних отделов или департаментов. Руководители формируются внутри команды и продвигаются по службе благодаря своим способностям и заслугам.
1000+ партнеров по стране
На сегодняшний день в портфеле idocs более тысячи партнеров. Нам доверяют такие лидеры зарубежного рынка, как «Siemens», «CDEK», Wolt, Glovo, LVMH, «Solva» и другие крупные игроки.
С помощью idocs каждый день проходит сотни онлайн-документов.
Группа «Медсервис Плюс» вошла в ТОП-10 Фармацевтических Дистрибьюторов Азии 2023 года. Если говорить о цифрах, то это десятки филиалов по всей стране, тысячи поставщиков, представительства в двух городах Казахстана, свыше 1000 людей в штате. Объём информации в бизнес-процессах колоссален, и простой бумажный документооборот тут уже не справлялся.
Сервис idocs позволил нам сократить расходы на бумагу, время и топливо водителей. Он оказался большим плюсом для торгового отдела и водителей, и положительно сказываясь на компании в целом. С помощью внутреннего документооборота подписываем кадровые документы, акты сверок и документы в бухгалтерии быстро и эффективно. А благодаря внешнему ДО подписание с контрагентами проходит онлайн.
Как idocs ускоряет документооборот
В системе обмен документами строится на базе стандартизированных форматов сообщений: стороны могут обмениваться заказами, счетами, накладными – не нужно ничего вводить вручную и дублировать каждую партию документов на бумаге.
Оформление договоров, составление сметы, резервирование товара – каждый шаг требует своей документации.
По сути, требовалась универсальная система, которая на любом этапе позволила бы:
- во-первых, сократить затраты, связанные со стандартизированными и повторяющимися бизнес-процессами;
- во-вторых, быстро формировать, направлять и подписывать сопровождающие документы по каждому случаю;
Как и любой другой продукт, система ЭДО idocs столкнулась с рядом трудностей на своем пути развития. Рассмотрим некоторые из них:
- Необходимость обучения пользователей. Кроме того, многие пользователи предпочитают традиционный бумажный документооборот, что может затруднить процесс внедрения системы.
- Технические проблемы. В начале работы система idocs сталкивалась с техническими проблемами, которые затрудняли ее работу.
- Необходимость соответствия законодательству. Система idocs должна была соответствовать законодательству и нормам регулирования, что может затруднить ее внедрение и использование.
Одним из важных аспектов idocs является его способность сокращать затраты на энергию и транспорт. Благодаря возможности удаленной работы и управления документами из любой точки мира, компании могут значительно сократить затраты на транспорт и энергию, что в свою очередь уменьшает их углеродный след и способствует защите окружающей среды.
idocs - это одна из самых инновационных технологий, которая позволяет компаниям улучшать свою устойчивость и придерживаться принципов ESG (Environmental, Social and Governance).
ESG (Environmental, Social and Governance) - это термин, который используется для описания факторов, которые влияют на устойчивость и эффективность бизнеса. Компании, которые придерживаются принципов ESG, стремятся не только получать прибыль, но и учитывать влияние своей деятельности на окружающую среду, общество и управление компанией.
Сегодня все больше компаний в Казахстане начинают осознавать важность придерживания принципов ESG, и использование технологии для автоматической обработки своих финансовых отчетов и снижения количества бумажных документов. Это может привести к уменьшению использования бумажных ресурсов и сокращению негативного воздействия на окружающую среду. Но это только начало.
Результаты в цифрах
- Срок обработки документов сократился с 7 до 1-2 дней.
- Количество ошибок в документах уменьшилось до минимума, так как есть подсказки во время составления.
- Ошибки ручного ввода данных уменьшились до 1%, риск порчи и потери документов был устранен.
- Сократились ресурсы на дублирование, сортировку и хранение документации, ушёл риск их потери при доставке.
- Сокращены коррупционные риски на каждом этапе.