Внедрение 1С УНФ

Программа идеально подходит для автоматизации управленческого учета в малых и средних компаниях с четко описанными бизнес-процессами и без. 1С:УНФ используют для ведения розничной и оптовой торговли, интернет магазина, производства, оказания услуг, закупок, склада, ведения клиентов, финансов, постановки задач, контроля и планирования. В программе можно отражать практически всю деятельность компании:

- Определить цели и функциональные границы проекта.

- Описать автоматизируемые бизнес процессы компании или доработать - существующие.

- Составить план – график внедрения проекта.

- Приобрести лицензии и подписку ИТС.

- Доработать функционал под специфику деятельности предприятия по необходимости.

- Настроить программу.

- Обучить пользователей.

- Произвести запуск в промышленную эксплуатацию.

Предпроектное обследование — это комплекс действий, направленных на изучение структуры компании, ее бизнес-процессов, взаимодействия отделов и структурных подразделений между собой, а также анализ уже имеющегося программного обеспечения предприятии на эффективность его работы.

Обследование проходит следующим образом: назначаются команды и их руководители со стороны заказчика и исполнителя, как правило, это ключевые пользователи бизнес-процессов заказчика: руководители отделов и инициативные сотрудники, а со стороны исполнителя: менеджер по проекту, консультанты и программисты. Заказчик предоставляет команде исполнителя на анализ информационные базы, в которых ведется деятельность компании, существующие схемы бизнес-процессов, регламенты и прочую информацию, которая поможет подробнее изучить предприятие и его структуру. Организовываются встречи с каждым подразделением, на которых обсуждают: как заказчик работает сейчас, какие действия осуществляет для достижения результата, что не устраивает в работе и хотелось бы улучшить. Исполнитель рекомендует варианты эффективной модернизации процессов, если процессы не были описаны, тогда параллельно их описывает.

Результатом предпроектного обследования являются сформулированные и описанные цели, функциональные границы проекта, схема автоматизируемых бизнес-процессов компании, план-график внедрения с четким планом работ и бюджетом проекта. Если пропустить этап обследования, велика вероятность несоответствия результатов внедрения, задержки сроков и увеличения бюджета в ходе проекта.

Программа может устанавливаться разными способами:

- локальный вариант

- облачный вариант

Локальный вариант – база устанавливается на Вашем сервере, требуется приобретение лицензий и заключение договора поддержки ИТС. Плюсы данного варианта размещения программы:

- лицензии бессрочны, по мере добавления рабочих мест можно докупить (выгоднее приобретать комплектами на 5, 10, 50 пользователей)

- минимум сложностей с интеграциями и доработками программы

- 3 месяца поддержки предоставляется в подарок при покупке лицензий или 4 месяца при оплате 8 месяцев поддержки

Облачный вариант – база размещается на арендованном сервере. Доступ к программе предоставляется по подписке. Плюсы данного варианта размещения программы:

- доступ с любого устройства через интернет

- договор поддержки включен в ежегодную подписку

- не требовательна к железу, главное интернет с хорошей скоростью

Стандартная конфигурация 1С:Управление нашей фирмой не всегда обеспечивает точное соответствие автоматизируемым бизнес-процессам заказчика, то есть в зависимости от специфики компании может не хватать функционала. Для получения максимальной эффективности от внедрения программы необходимо адаптировать решение под бизнес-процессы компании. В рамках обследования консультант должен определить функциональные разрывы по требованиям заказчика и сформировать список необходимых доработок для последующей реализации в ходе проекта. Но доработки это необязательная составляющая часть проекта, возможно Ваши требования могут быть полностью реализованы в типовом функционале.

После завершения предпроектного обследования, когда понятны цели, требования заказчика и сформулирован план график необходимых работ начинается этап настройки программы. Этот этап идет параллельно с доработкой функционала программы, так как к этапам обучения и запуска в промышленную эксплуатацию должны быть осуществлены все настройки и готовы необходимые доработки. К началу настройки рекомендуется подготовить:

1. Организации – список компаний по которым планируем вести учет.

2. Банковские счета – список счетов с реквизитами.

3. Номенклатуру – определить структуру распределения по группам \ категориям (для поиска и фильтрации в отчетах), состав необходимых реквизитов (цвет, размер и т. д.), единицы

измерения. Составить список к загрузке в новую базу или выгрузить из существующей.

4. Контрагенты – подготовить базу контрагентов с необходимыми реквизитам.

5. Склады – список складов и магазинов для раздельного учета остатков, для распределения по участкам хранения потребуется список ячеек подчиненных складу.

6. Спецификации – если организация занимается производством или оказанием услуг, важным моментом является заполнение спецификаций, поэтому необходимо подготовить технологические карты с учетом норм затрат материалов и операций (услуг) на изготовление продукции. От этого зависит списание материалов и начисление заработной платы по сдельным нарядам.

7. Пользователи и права доступа – подготовить список пользователей и физических лиц для ввода в программу с их должностями и группами доступа (в какие разделы доступ открыт и закрыт).

8. Цены – определить виды цены (закупочная, оптовая, розничная и т. д.) и формулы их формирования.

9. Статьи затрат – для распределения расходов по статьям учета, получения финансового результата и себестоимости продукции.

10. Статьи движения денег – список статей, по которым будем контролировать приход \ расход денежных средств (например реклама, коммерческие расходы, транспортные и т. д.).

Пунктов настройки программы на самом деле на много больше, Я постарался отметить основные. Подготовка материала несет рекомендательный характер, в любом случае исполнитель проконсультирует заказчика по всем пунктам настройки и подскажет как подготовить информацию.

Обучение – очень важный этап внедрения, если пользователи не научаться вводить информацию, то не чего будет обрабатывать и смысла во внедрении не будет, «Не взлетит». На практике во время обучения могут всплыть пункты, которые не учли в проекте, рекомендации пользователей по улучшению, что очень важно для дальнейшего развития функционала программы.

Проводить обучение нужно на практике, чтобы каждый пользователь мог поработать в программе под руководством исполнителя – в учебном классе с выделенными компьютерами под пользователя, либо удаленно со своих рабочих мест. Часто сотрудники заказчика не предают особого внимания обучению — не задают вопросов и в принципе не слушают преподавателя. Опираются на исполнителя, разберемся по ходу или Вы все равно нам поможете, прошу обратить внимание на то, что часы специалистов тарифицируются и в будущем это повлечет к дополнительным затратам по поддержке и повторному обучению. Чтобы избежать таких ситуаций требуется проконтролировать процесс обучения, а так же договориться с исполнителем о подготовке письменных инструкций + записи обучения. Если сотрудники в ходе обучения что-то упустят, то у них будет страховка в виде инструкции. Описанные процессы и инструкции облегчат Вам внутренний процесс обучения новых сотрудников в разы.

Финальным этапом внедрения программы является запуск с поддержкой исполнителя. На этом этапе настраиваются интеграции с другими системами (например 1С бухгалтерия для бухгалтерского учета и другими программами и сайтами), вводятся начальные остатки с помощью исполнителя (долги, остатки денег на счетах, расчеты с поставщиками, расчеты с сотрудниками, складские запасы), рекомендуется их вводить на начало учетного периода. Перед вводом производиться инвентаризация склада (если невозможно получить данные из других источников). Далее отказываемся от работы в старой системе, если такая имелась и начинаем работать в 1С:УНФ и радоваться!

Меня зовут Александр, Я менеджер по управлению проектами в компании Nazarov SOFT. В ИТ бизнесе с 2018 года, раньше работал руководителем отдела продаж в фирме, которая занимается всем спектром услуг по конфигурациям 1С, их достаточно много. 1С — это не только Бухгалтерия, как большинство привыкло думать. За время работы в 1С Мне больше всего понравилась программа 1С:Управление нашей фирмой за счет её широкого и гибкого функционала. Поэтому я выбрал программу 1С:Управление нашей фирмой для стартапа с партнерами. Мы специализируемся на внедрении именно 1С:УНФ. Знаем особенности программы и понимаем, что нужно сделать, чтобы бизнес заказчика получил максимальный эффект от внедрения.