Открыл бизнес чтобы не работать, а пришлось работать 24/7

Бизнес — это ежедневный вызов. Чтобы компания начала работать четко и точно, как швейцарские часы, а вы стали владельцем, который может позволить себе выйти из операционных процессов — необходимы навыки управления и построения системы. На примере этого кейса я постараюсь дать часть инструментария, чтобы вы уже могли применить их у себя в компании и увидеть прирост прибыли.

Компания: STU group — Андрей Уфимцев

Штат: 20 человек

Оборот: 300 000 000

Деятельность: производство товаров

На старте:

· Состояние Андрея: Усталость от компании — “Ушел из найма 10 лет назад, чтобы меньше работать. Пашу эти годы без выходных и праздников, в 2 раза больше, чем наемный сотрудник”

В бизнесе:

· Нанимали сотрудников — раздували штат, но работы у руководителей меньше не становилось.

· Все вопросы решались через собственника. Любой “пожар” сотрудника попадал прямиком к Андрею.

· Владелец сам подключался к работе с клиентами. Метрик практически не было, а те, что были - рассчитывались не регулярно и криво. Непонятно, на что опереться, какое принять решение.

· В компании среди сотрудников — развал дисциплины, зарплата только фикс. Не было понимания, сколько зарабатывает Андрей. Есть цифры, а как дело доходит до выплат — не понятно в ущерб это или нет?

Со слов Андрея: " Хаос, штат растет, но прибыль больше не становится. Не понимаю, что происходит в бизнесе, как будто нет контроля. Задачи сложно делегировать, проще сделать самому"

1. Провели аудит. 3 часа погружения в каждый процесс в бизнесе. Оцифровка.

Продукт компании имеет спрос на рынке и бизнес несмотря ни на что развивается. Проблема состоит в том, что владелец из-за отсутствия навыков управления и пытался все задачи закрывать своими силами. Такой перегруз приводил к стрессу.

Провели аудит. В частности, стало ясно, владелец не понимал сколько он зарабатывает, вынимал интуитивную сумму из оборота компании. А это, как мы узнаем, так не работает.

После оцифровали все текущие процессы. Оцифровка – это перенесение всех бизнес-процессов в цифры.

Оцифровка позволяет:

· Хранить и использовать данные в онлайн-формате

· Делать маркетинг более эффективным, например, предлагать клиентам самые востребованные товары и услуги, показывать рекламу пользователям, потенциально заинтересованным в вашей продукции

· Анализировать и оптимизировать бизнес

· Экономить время

В случае с Андреем выяснилось, что он управлял по большей части интуитивно.

Но хорошие руководители знают – только на основе оцифровки и аналитики можно принимать грамотные управленческие решения и затем, основываясь на показателях, формировать планы и задачи.

Главное в учете — актуальность и своевременность. Отслеживайте ключевые метрики каждый день, а желательно вообще в реальном времени, чтобы быстро реагировать. В пример можно привести такие метрики, как посещаемость сайта, количество покупок, количество платных пользователей (при наличии платной подписки) и пр.

Работа руководителя — управлять результатами и ежедневно проверять движется компания к стратегической цели или нет. Просто занести все цифры в разные таблицы — бессмысленно.

2. После оцифровки работы и аналитики показателей, выстроили бизнес-процессы.

Самый популярный способ объяснить сотруднику что он должен делать — рассказать. А если сотрудник новый, то рассказывать нужно много.

Еще интересный момент: со всеми людьми мы на время и, когда этот сотрудник уйдет, нужно всё то же самое рассказать новому.

Бизнес-процесс — это письменно зафиксированный алгоритм. У любого алгоритма есть точка А и точка Б. Задача бизнес-процесса показать маршрут от одной точки до другой.

Именно по бизнес-процессам можно определить на каком этапе “узкое горлышко” (то, что препятствует эффективности и достижению целей бизнеса) и на чем нужно сфокусироваться.

Каждый процесс должен быть разбит на этапы. Алгоритмы работы могут быть сформированы у абсолютно любой организации. Мы можем описать процесс комплектации заказов, запрос в техническую поддержку, обработку заказа в службе доставки еды и так далее до бесконечности

В нашем кейсе мы выстроили схемы:

· мотивации сотрудников на ближайшие 1-3 месяца

· проверки графика отгрузок

· ведения личного и корпоративного аккаунта в соц. сетях и т.д.

Детализированный пример БП, связанный с деятельностью компании.

Таким образом, за каждым действием и этапом закрепляется отдельный сотрудник.

3. Далее сформировали организационную структуру, расставили сотрудников и забетонировали результат каждого — т. е. за что они отвечают и за что получают деньги. Это убрало путаницу в подчинении, и каждый сотрудник начал понимать какие результаты и продукты от него ждут.

Именно после этого шага получалось распределить нагрузку, т.к. часть задач не была закреплена ни за кем конкретным и их рандомно выполнял кто-то из команды.

Когда компания растет и людей становится больше, появляется чувство потери контроля. Непонятно кто и чем занимается, кто за что отвечает, потому что работы будет очень и очень много.

Для этого существует такой инструмент, как оргструктра.

Оргструктура отвечает на вопросы:

· Какие в компании есть функции и каких не хватает?

· Кто работает в компании, какой результат производит?

· Кто с кем взаимодействует и к кому обратиться вот по этому вопросу?

Помните о том, что есть разные типы оргструктур, которые используются в зависимости от типа предприятия, его масштаба и задач.

Сформируйте оргструктуру своей компании и, вероятнее всего, будете шокированы, сколько процессов завязано на вас.

На последних двух этапах учимся делегировать задачи, непосредственно не относящиеся к руководителям или другим сотрудникам:

· Менеджер: проверка оплат и графика отгрузок

· Операционный директор: решение проблем с поставщиками, работа с возражениями, ежедневный фин. анализ

· Директор по производству: улучшение производства, повышение эффективности и т.д

Выбор модели оргструктуры применительно к предприятию.

Вследствие этого мы снижаем нагрузку на нашего клиента Андрея, он больше не обязан быть «пожарным», срываясь с места по любому вопросу.

4. Внедрили финансовый учет и бюджетирование

Это существенная часть проводящейся работы. Выявили, что собственник иногда забирает даже больше, чем компания зарабатывает.

· Банкротство

· Работа в ноль или минус

· Непонимание куда уходят средства

Чтобы не допустить всего упомянутого выше мы используем финансовый учет и бюджетирование.

Фин. учет предполагает учет движения денег, в частности прибыли и убытках.

Бюджетирование на данный момент уже признано эффективным средством управления бизнесом.

Бюджетирование – это процесс формирования и распределения денежных средств, а также корректировки планов по мере изменения ситуации.

Ему обычно подлежат следующие метрики: объем сбыта, выручка, издержки, оборотные средства, инвестиции и пр.

Приведем несколько вещей, в которых помогает бюджетирование.

1) Настоящее планирование. Предприятие имеет мало шансов стать успешным, если не ищет пути наиболее рационального использования материальных, трудовых и других ресурсов.

2) Оптимизация затрат. В статьях бюджета должны быть прописаны причины и цели затрат.

3) Анализ. Анализируем затраты, успешность бизнеса и взаимосвязь с тратами.

4) Прогнозирование. С помощью планирования расходов мы выявляем какой доход можем ожидать в последующих периодах.

И это далеко не все.

Как мы помним у Андрея была и другая проблема – интуитивное использование средств.

Чтобы решить ее, возьмем метрику Return on Sales (ROS) – рентабельности продаж.

Форму расчета:

ROS = чистая прибыль/ выручка * 100%

Напомню, что чистой прибылью мы называем сумму, оставшуюся после оплаты налогов, доп. затрат и других, а выручкой – деньги, полученные от продажи основных товаров и услуг.

Чтобы понять, какая сумма доступна к выведению «в карман» мы умножаем уже полученный ROS на выручку, ожидаемую в текущем году. Чтобы было совсем без рисков, берите сумму меньшую, чем полученная из расчета.

Важное правило — сначала систематизация, потом автоматизация. То есть сначала собрать структуру всех отчётов и вести их руками, а потом автоматизировать. Если этого не сделать, то получится автоматизированный бардак, который не поможет управлять бизнесом на цифрах.

В результате проведенной работе во всех аспектах бизнеса мы получаем следующее:

· За два месяца месяц работы чистая прибыль владельца выросла в 3 раза

· Собственник получил больше свободного времени

· В несколько раз повысилась эффективность работы штата за счет выведенной стратегии, а также системы мотивации сотрудников

· Четкое управление процессами (поставки, продажи, решение проблем)

Использование предложенных методик поспособствует поддержанию порядка в организации работы компании, а это в свою очередь - к еще большему процветанию.