Принцип Парето

Принцип Парето создан, чтобы помочь людям расставить приоритеты. Как правильно применять этот закон и почему не стоит воспринимать его буквально.

Принцип Парето — это правило, которое говорит о важности приоритетов. По мнению его основателя, итальянца Вильфредо Парето, 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот — 20% результата могут потребовать 80% усилий.

Согласно этому правилу, большая часть успеха зависит от выполнения нескольких важных задач, которые и будут теми 20% усилий. Это касается и работы, и учебы, и личной жизни, и бизнеса.

Вы наверняка замечали, что в каждой задаче самое сложное — начать. Это один из множества шагов, но для него требуется большая часть усилий.

Например, студенту нужно написать дипломную работу. Вначале ему сложно, он долго собирается с мыслями, ищет информацию и думает, с чего начать. Но когда он напишет введение, работать будет легче. Согласно принципу Парето 20% работы оказались самыми сложными, но именно они — самые важные.

В конце 19 века итальянский инженер, экономист и социолог Вильфредо Парето заметил, что 80% урожая гороха в его саду приходится всего на 20% растений. Остальные растения либо не давали ничего, либо давали слишком мало.

Парето решил пойти дальше и подсчитал, что 20% населения страны владеют 80% земли Италии. Остальные 80% населения довольствуются оставшейся частью. Экономист не предлагал никакого закона, он просто поделился наблюдением о неравномерном распределении благ.

Принцип стал популярен в 1951 году, когда его упомянул инженер Джозеф Джуран в справочнике по качеству. Джуран предлагал применить эту теорию, чтобы предприятия были эффективнее и приносили больший доход. Так, инженеру приписывают создание современной интерпретации принципа Парето.

Принцип Парето помогает определить, на каких областях следует сосредоточиться для достижения результата. Применение этого принципа в жизни должно сократить трату времени, денег, усилий, эмоций и энергии.

У каждого была ситуация, когда весь день были какие-то дело, но в конце оказалось, что ничего значительного сделать не удалось. Так происходит потому, что мы часто заняты работой над мелкими задачами и откладываем сложные дела.

Например, у менеджера есть 10 задач на день. Две из них большие: составить коммерческое предложение новому клиенту и подготовить документы для отгрузки товара. Остальные 8 задач — мелкие: позвонить поставщикам, выслать гарантийное письмо, записаться в банк и прочее. Выполнять их легко и менеджер начинает с них. К концу дня оказывается, что важные задачи не сделаны, потому что мелкие дела съели все рабочее время.

Важно не поддаваться искушению выполнять только простые задачи или разбираться в мелочах. Прежде чем приступить к работе, спрашивайте себя: «Эта задача входит в 20% основных дел или в 80% второстепенных?» Сначала будет сложно, но скоро вы научитесь видеть, какие дела действительно приносят пользу.

Чтобы понять, как работает правило 80 на 20, полезно увидеть его в действии в реальной жизни. Ниже четыре примера того, как можно применить принцип Парето к различным обстоятельствам и получить от этого выгоду.

В тайм-менеджменте

Согласно принципу Парето быть занятым — это не то же самое, что быть продуктивным. Суть тайм-менеджмента не в том, чтобы успевать делать сто дел в течение дня, а в том, чтобы определять приоритеты.

Предприниматели, владельцы малого бизнеса и самозанятые люди часто считают, что работать сверхурочно и брать всё под свой контроль — нормально. На самом деле такое мышление создает перекос в балансе между работой и личной жизнью. Это может привести к выгоранию, снижению производительности и отказу от целей, которые когда-то казались важными.

Например, у руководителя отдела продаж есть несколько основных обязанностей:

Но он боится дать подчиненным больше ответственности, поэтому контролирует каждый их шаг, вплоть до того, что проверяет письма в электронной почте. Это отнимает 80% времени, поэтому он работает без выходных, чтобы успевать выполнять план. Если бы руководитель сосредоточился на своих обязанностях, он бы работал меньше и продуктивнее.

Чтобы избежать неприятных ситуаций лучше определить 20% задач, которые напрямую связаны с пользой для человека. Это может быть:

Когда человек использует принцип 80 на 20, он экономит время на рабочих задачах и у него появляется больше времени для личной жизни.

В управлении бизнесом

Бывает так, что 80% успешной работы делают 20% вовлеченных работников. Используйте принцип Парето, чтобы определить самых продуктивных. Предлагайте им более сложные и интересные задачи.

Стоит также побеседовать с каждым из эффективных работников и определить их уникальные черты, навыки и привычки, которые ведут к продуктивности. Эти знания можно использовать для обучения других сотрудников и повышения производительности команды.

В постановке целей

Если человек любит ставить цели и достигать их, принцип Парето способен помочь упростить процесс и сделать его более приятным и понятным.

Возьмите лист бумаги и запишите десять целей. Затем спросите себя: если бы сегодня вы могли достичь только одной цели из этого списка, какая оказала бы наибольшее влияние на жизнь. Это и будет первая приоритетная задача. Затем выберите вторую по важности цель и так далее. Во время выполнения этого упражнения некоторые цели покажутся ненужными и возникнет вопрос, как они вообще попали в список.

В решении проблем

Используйте эти шаги, чтобы применить принцип Парето в решении проблем.

Правило 80 на 20 — это принцип успеха, который человек может применить к любому аспекту своей жизни. Его цель состоит не в том, чтобы свести к минимуму объем усилий, а в том, чтобы сосредоточить силы на тех задачах, которые принесут результат.

Ищите правильный баланс, адекватно распределяйте внутреннюю энергию и добивайтесь успеха там, где это необходимо.