Адаптация сотрудника (человек vs автоматизация)

За 1 год мы полностью изменили систему адаптации.

Сегодня расскажу про 1 день нового сотрудника

После принятия оффера, HR направлял письмо с перечислением документов, которые необходимо принести в первый день и упоминал про наш дресс-код.

Первый день:

1. Дарим сотруднику велком бокс, знакомим с коллегами, показываем рабочее место, показываем что и где он может найти на пк и даем большую папку с бумажными ЛНА.

Пока сотрудник знакомится с ЛНА под роспись и начинает ковыряться в рабочих документах/папках, HR сканирует его документы и трудоустраивает (внесение инфы в 1С, excel-структуру, памятку с др и тд.).Это отнимало часа 2.
После дает на подпись договор и соглашения.

2. HR начинает заполнять велком (страничка с информацией о новеньком - кто, от куда, образование, хобби, достижения и тп, созданная в Power Point).
Обычно мы рассчитывали на то, что сотрудник сам заполнит эту страничку по шаблону, но это отнимало кучу времени и часть инфы сотрудники не заполняли + всегда была проблема с фото (его либо не было, либо не подходящее, либо сейчас фоткаться не хочу...).
И HR всегда "допытывал" новенького с этим велкомом и по итогу большую часть заполнял сам с его слов.

3. HR делал рассылку велкома на всех через почту. А иногда там оказывались ошибки, ведь человеческий фактор никто не отменял и некоторые "душненькие" сотрудники всегда об этом писали ))

4. И вот уже прошла половина дня....

5. HR в переговорке рассказывает сотруднику очень подробно про внутренности компании, показывает презентацию и мини фильм.
Встреча занимает около часа.

6. Наконец-то HR передает сотрудника в руки наставнику и до конца дня (пару часов) они работают вместе, точнее наставник рассказывает, где найти инфу для самообучения (у нас была не самая приятная платформа и выглядела как википедия).

А при все этом HRа постоянно дергают в течение дня по другим вопросам, да и у него самого куча задач.
По итогу выход сотрудника отнимал целый день.

1. В оффере прописаны все условия и документы, которые необходимы в первый день

2. За пару дней до выхода HR по мессенджеру направляет новенькому файл (картинку) с напоминанием о выходе (время, адрес, дресс-код, наличие кухни, раздевалок, необходимых документов и то, что в первый день необходима его фотография и инфа о хобби, достижениях)

3. Первый день:

- HR проводит знакомство в офисе и показывает рабочее место и дарит велком бокс

- В почте сотрудника ждет первое автоматическое приветственное письмо с корпоративного портала с просьбой зарегистрироваться в нем

- Новичку автоматически назначается Курс по адаптации, где подробно расписано, что он должен сделать в первый день и он не может перейти на следующий уровень, пока не закончит предыдущий: - подписать соглашения (он их находит на портале) - ознакомиться с ЛНА (теперь они в эл виде) - заполнить профиль на портале (вот для чего нужна фотка, хобби и достижения) - изучить презентацию о компании - посмотреть фильм - пройти опрос по курсу

И это все на портале!

Сотрудник в среднем тратит один час на курс.

В это время HR занимается трудоустройством, которое тоже отнимает примерно один час) ведь теперь у нас есть КЭДО.
Больше всего времени отнимает занесение инфы в 1С, пока упростить и ускорить этот процесс не удалось.

После HR публикует новость на портале о выходе нового сотрудника с ссылкой на его профиль (5 минут) и все!

С сотрудником начинает работать наставник и у него уже есть назначенные курсы для прохождения обучения на том же портале!

Теперь вместо 5 часов HR тратит 1,5 часа на адаптацию в первый день!

В течение года мы постоянно совершенствовали систему адаптации и нам удалось добиться того, что у новичка не возникает никаких вопросов в процессе и он остается максимально вовлечен и доволен (статистика опросов).

В любом случае полностью освободить HR от траты времени на адаптацию не получится, да и не нужно это.

Ведь живое общение ничего не заменит :)