Чего хотят от таск-трекера компании с традиционным типом управления?

Успешное внедрение Agile в организации зачастую создает впечатление, что существовать иначе в условиях молниеносно изменяющейся реальности просто невозможно. Однако это обманчиво, ведь, во-первых, Agile нужен и полезен далеко не всем, а во-вторых, есть множество организаций, прекрасно чувствующих себя в десятилетиями складывавшейся парадигме традиционного подхода к работе. Так, например, продолжают развиваться и работать госорганизации. Но даже они не могут отрицать полезности некоторых инструментов гибкого подхода. О том, зачем таковые «негибким» организациям и каких целей помогают достичь, поговорим сегодня.

В первую очередь, хотелось бы отметить, что рассуждать об этом мы будем с опорой не на абстрактные примеры, а на более чем 20-летний опыт сотрудничества с ОАО «РЖД», а также на согласованные условия взаимодействия с еще одной госорганизацией (деятельность которой официально засекречена, к слову сказать) . Сами мы, ООО «ИнЭкс», работаем в соответствии с принципами Канбан-метода — внедрили его около двух лет назад. И это не только не помешало нашему сотрудничеству, но и открыло новые возможности для реализации совместных планов.

Как любая компания, существующая в соответствии с гибким подходом, мы используем в работе инструменты для визуализации потока работ — таск-трекер, проще говоря. Учитывая особенности работы с нашим заказчиком, нам было проще создать собственный продукт, чем пытаться удовлетворить все наши потребности при помощи существующих решений. И так появился WFlow. Но сейчас не о нем.

Таск-трекер не только позволяет нам делать процесс работы прозрачным для наших сотрудников, но и способствует организации регулярной обратной связи. Со своей стороны, заказчик также чувствует себя увереннее: имея доступ к нашим доскам, он понимает, как продвигается работа, может влиять на процесс приоритезации и давать комментарии по ходу реализации функционала. Так мы подобрались к одному очевидному плюсу использования инструментов визуализации потока работ для «негибких» организаций: заказчик, привыкший любую коммуникацию осуществлять регламентировано и в соответствии со сложными бюрократическими ритуалами, начинает давать обратную связь просто, в режиме реального времени. Естественно, к такому должен быть готов и сам заказчик, но безусловное упрощение процесса и возросшая оперативность реагирования на изменения помогают выстроить систему аргументации даже для самых убежденных приверженцев документального фиксирования любых телодвижений.

Для иллюстрации другой потребности «негибких» организаций, которая может быть удовлетворена при помощи инструментов управления потоком работ, обратимся к нашему «секретному» заказчику. Для него-то мы как раз и готовим версию нашего WFlow. Изначально мы планировали, что WFlow поможет организациям построить гибкий процесс, который бы сам себя поддерживал. Но, узнав, с какой целью его хотят использовать «те, кого нельзя называть», поняли, что его возможности шире, чем мы себе представляли. Суть в том, что заказчик до настоящего времени ведет весь учет работы только на бумаге. Никто из сотрудников, работающих в одном подразделении, не может оперативно узнать, над какими задачами ведут работу его коллеги, и руководство в том числе. Единственный способ сделать это — обратиться к тщательно составляемой документации или физически дойти до сотрудника и спросить напрямую. Непонятна загрузка каждого сотрудника, непонятно, на каких этапах происходит торможение, а на каких, наоборот, опережение сроков. Таким образом, даже в организациях, где одной из основ их существования является четкость в постановке задач, наблюдается отсутствие прозрачности процесса, которое мешает ориентироваться, а самое главное — контролировать ход работ. То есть заказчик, а именно руководство, нуждается в инструменте контроля работы сотрудников. Это и понятно, повышение прозрачности дает возможность оперативнее предпринимать действия в случаях, когда имеет место невыполнение плана.

Но не только один лишь таск-трекер решает эту задачу. При согласовании условий сотрудничества мы предложили клиенту обращаться не только к доскам, отражающим актуальную информацию по текущим работам, но и к аналитике (WFlow в скором времени будет интегрироваться с аналитической системой WFlow Analytics, чуть позже интеграция станет возможна и с другими таск-трекерами) . Опять же, аналитика нужна клиенту не для внедрения изменений в процесс, а для того, чтобы избежать авралов и превышения сроков, установленных договорами. Не успеть сдать работу вовремя для госорганизации сравнимо с катастрофой, а аналитика, в частности Burndown Chart, например, помогают этого избежать. То есть «негибким» организациям также важно следить за распределением работы и скоростью их выполнения, но не для сокращения Time to Market, а для гарантированного попадания в договорные сроки.

Важно отметить, что мы не рассматриваем попытки внедрения инструментов, которыми пользуемся сами, в работу наших «негибких» клиентов как способ переделать привычный для них подход к работе. Наша задача в том, чтобы одновременно достичь большего удобства нашей работы и удовлетворить потребности клиента, которые принципиально могут отличаться от наших. Для этого мы используем весомые аргументы, подкрепляемые цифрами и положительным опытом.

То, что наши клиенты могут использовать наши продукты не с тем смыслом, который мы закладывали в них при создании, вовсе не значит, что они делают неправильно. Это лишь говорит о том, что реальность шире наших представлений даже о возможностях нашего собственного ПО. Таким образом инструменты, привычно считавшиеся визитной карточкой исключительно гибких подходов, могут быть внедрены в компаниях с радиально противоположным отношением к управлению и принести им не меньше пользы, чем Agile-адептам. И это здорово!