Пей тоник, танцуй тектоник: тематические вечеринки в эпоху диджитал

Тематические вечеринки — популярное направление мероприятий последних нескольких лет. О них снимают видео в TikTok, пишет Vogue. Даже концертные организаторы используют этот тренд: концерт группы «Дайте танк» 30 октября пройдёт в стиле пижамной вечеринки.

Команда Штопора решила разобраться, как создаются крутые тематические вечеринки вместе с основательницами проекта «I just wanna feel party».

Женя, Даша и Стася — три подруги, которых связывает давняя дружба. Организаторской деятельностью девушки начали заниматься относительно недавно — чуть меньше двух лет назад.

Одна из причин успеха «I just wanna feel party» — абсолютное понимание и взаимопомощь в команде. По словам девочек, они «один большой кубик Рубика». Девушки работают сообща без чёткого разделения задач, как это обычно не принято. Единственное исключение — Женя отвечает за Instagram* (запрещенная на территории РФ организация Meta) и TikTok. Однако и эта обязанность не полностью лежит на ней, так как основательницы советуются по поводу публикации контента. Взаимодействуя по такой схеме, девушкам удается услышать мнение каждого и дополнить его своими идеями.

Первый пункт, с которым нужно определиться при организации вечеринки — тематика. Она зависит от нескольких факторов: сезон, актуальная повестка, простота подготовки образов для гостей, возможность создать запоминающийся декор и уникальность идеи. Затем необходимо найти подходящую локацию. Она должна не только вмещать несколько сотен человек, но и отражать концепцию праздника. Лофт или дом играют такую же важную роль, как и декорации — создают нужный антураж.

Когда девушки определяются с тематикой мероприятия, начинается работа над программой, а также закупка еды, напитков и декора. В это же время начинается работа над развлекательной программой. Она также зависит от тематики. Например, на вечеринке «Pink cowboy» был розовый тир и дартс, а на новогоднем празднике гости могли посидеть на коленях у Санты и получить подарки. Однако независимо от темы на вечеринках всегда организуются традиционные активности. Например, большой популярностью пользуется beer pong.

На большинстве мероприятий девушки не прибегают к услугами ведущего. Для организаторов важно, чтобы люди могли сами найти себе развлечение по душе: пойти потанцевать, сделать крутые фотографии или оценить тематические активности. Гости вечеринок, получая полную свободу в выборе досуга, чувствуют себя более расслабленно.

Свою первую вечеринку Стася, Даша и Женя практически не продвигали. По началу Instagram проекта состоял из референсов с Pinterest, а рекламу организаторы закупили в нескольких пабликах во ВКонтакте. Однако главной платформой для продвижения стал TikTok. В аккаунте на 27.5 тысяч человек девушки снимали видео о закулисье, которые привлекали новую аудиторию. Самый популярный клип набрал 2.6 миллионов просмотров. Неожиданная блокировка приложения подпортила планы по продвижению.

Сейчас на вопрос о том, как девушки рекламируют вечеринки, они ответили: «Можно сказать, что никак». За счет наработанной аудитории (аккаунт в Instargram насчитывает более 8 тысяч подписчиков) , мероприятия «I just wanna feel party» пользуются такой же популярностью, как и до блокировки TikTok.

Однако количество подписчиков, охваты, лайки и репосты не влияют на продажи, прибыль и популярность проекта. Сила любого бренда в лояльности аудитории, так как это фундамент бизнеса.

Стася, Даша и Женя используют метод сторителлинга — умение превращать процесс освещения бренда в сериал. Удобный формат для этого — сториз. Весь процесс подготовки к мероприятиям и возникающие сложности Стася, Даша и Женя освещают в аккаунте «I just wanna feel party», таким образом, формируя эмоциональную связь со зрителями. Многие считают, что говорить о проблемах бренда нельзя. Однако такие истории лишь укрепляют лояльность аудитории.

Если представить бюджет мероприятия как диаграмму, то большую её часть занимает выручка от продажи билетов, затем идут спонсорские и личные средства. Event организатор должен быть готов дополнительно вложить свои деньги, чтобы мероприятие получилось классным.

Стася, Даша и Женя редко получают доход с мероприятий. Были случаи, когда бюджет был уже исчерпан, но хотелось добавить новую активность. Так на последней вечеринке девушки решили заказать батут и не прогадали. Он пользовался большой популярностью на празднике: детский аттракцион стал настоящим хитом.

Нельзя сказать, что проект «I just wanna feel party» совсем не прибыльный. Доход девушки получают с мероприятий под ключ. Например, они организовали день рождения блогера Ксюши Забировой @pipsses. vi, свадьбу Элины Чеботаревой @chebotareva_sc в Турции и выпускной марафона @pinchuk_official. Заказы на такие мероприятия начали приходить после успешных вечеринок.

За два года деятельности Стася, Женя и Даша сталкивались с огромным количеством трудностей: от самостоятельного изготовления декора до оформления пропусков в Сити более чем на 100 человек. Тем не менее, самым сложным кейсом стала вечеринка на прошлый Хэллоуин, когда был введен локдаун.

Изначально вечеринка должна была пройти в большом лофте в Москве, но за три дня до мероприятия девушкам запретили арендовать пространство из-за ковидных ограничений. Тогда Женя, Стася и Даша решили не отменять Хэллоуин, а перенести его за город.

Найти хорошее место за три дня до вечеринки задача сложная, так как дальновидные организаторы могут бронировать дома за несколько месяцев до события. Девушкам пришлось экстренно ехать ночью и смотреть оставшиеся локации. В итоге был выбран дом из шоу «Пацанки». Его аренда обошлась в три раза дороже прошлой площадки, но пространство могло вместить ещё больше людей. Именно поэтому было решено запустить вторую волну продаж билетов. Кроме того, для комфорта гостей был организован трансфер от метро до локации.

Этот кейс показывает, что event-менеджер должен уметь принимать решения в экстренных ситуациях, быть готовым к неожиданным поворотам событий и ставить желания и комфорт клиентов превыше всего.

#кейс #бизнес #digital #вечеринки