Аутсорсинг бухгалтерии: наводим порядок при форс-мажоре

Многие думают, что бухгалтерская сфера сухая и скучная. Как бы ни так! В нашей практике было много интересных случаев, в которых присутствовали и драйв, и экшн, и форс-мажор.

Вот, например, обратился к нам владелец небольшого бизнеса, который он холил и лелеял, как свое дитя. Вокруг него собралась команда единомышленников, умеющих работать не только головой, но и руками. Чтобы сократить расходы на обслуживании предприятия, умельцы делали многие вещи сами: настраивали рекламу, делали доставку товаров клиентам, сами собирали полки перед открытием магазина – вполне себе мужская работа. Хотелось, чтобы бизнес приносил больше прибыли, — вот и экономили, на чем могли.

В этом же духе решались вопросы бухгалтерского учета. Спросили у друзей: «Можете дать контакты приходящего бухгалтера, который будет делать отчеты? Работы у нас не так уж и много, на ставку брать человека смысла нет».

Друзья рекомендовали «хорошую кандидатуру» – вроде бы, грамотный и ответственный специалист. Приезжал несколько раз в месяц в офис, обрабатывал документацию, систематизировал отчетность.

А буквально за несколько недель до сдачи октябрьской отчетности он исчез – перестал выходить на связь. Звонили во все колокола – телефон, мессенджеры, почта, ездили на дом. Без толку. Самое пренеприятное – все данные остались у горе-бухгалтера в базе 1С.

Впереди замаячили огромные штрафы, блокировка счетов и прочие неприятности от контролирующих органов. И вот со всем этим ворохом проблем и страхов клиент пришел к нам: «Спасите!». И мы спасли)

Делимся кейсом, как мы приводили бухгалтерию клиента в порядок, когда его бухгалтер ушел перед сдачей квартальной отчетности.

Что делали мы:

• В срочном порядке восстанавливали все первичные документы с начала года и делали сверки по контрагентам.

• Создали новую базу 1С.

• Провели сверку с налоговой.

• Восстановили весь бухгалтерский налоговый учет с начала года, поскольку налоговая отчетность формируется накопительным итогом.

Наши сотрудники работали в режиме нон-стоп несколько дней, сроки сдачи отчетности приближались. В итоге – отчет был сдан в срок, штрафных санкций и финансовых потерь (как и сердечных приступов), удалось избежать, но нервы у нашего новоиспеченного клиента были потрепаны знатно.

Чтобы не допускать таких форс-мажоров на вашем предприятии, предлагаем следующие лайфхаки:

Лайфхак 1: Ежеквартально выгружать базу на свой собственный сервер. Вы должны иметь административный доступ к 1С, если используется веб-сервер.

Лайфхак 2: Собирайте все документы от контрагентов после совершения сделок. В случае закрытия компании контрагента важно иметь физические документы, подтверждающие ваши расходы, иначе грозит штраф.

Лайфхак 3: Вести своевременный корректный учет лучше по такому графику:

• Если в документообороте более 1000 документов, то достоверная и своевременная информация должна быть внесена в 1С ежедневно и еженедельно.

• Если меньше 1000 документов – вся информация должна быть внесена в 1С раз в 2 недели.

Теперь все наши лайфхаки записаны у нашего клиента на подкорке капслуком, и выполняет он их неукоснительно.

Немного нравоучений:

Собрать квартальный бухгалтерский отчет в срок и по всем правилам — это не одно и то же, что собрать полки (хотя и там мастерство и точность нужны). Так что, если вам нужна встряска и сильные эмоции – поручите бухгалтерский отчет «приходящему знакомому бухгалтеру», которого вам рекомендовали друзья друзей. Есть вероятность нарваться на штрафы и испортить отношения с этими друзьями.

В бухгалтерии всегда должен быть порядок – поэтому привлекайте специалистов с хорошей репутацией, которые гарантируют качественное выполнение работы и не допускают таких форс-мажоров.

Когда мы создавали Авангард Бюро, мы ставили целью избавление клиентов от стрессов, связанных с бухгалтерией. Ведь из-за множества операционных задач у руководителя может не оставаться времени на развитие бизнеса.

Наши бухгалтеры имеют опыт работы в бухгалтерии более 20 лет и за 14 лет плотной работы внутри компании Авангард Бюро прошли не один этап обучения и работали с множеством разных случаев. Поэтому сейчас для нас нет сложных сфер в ведении бухгалтерии.

Обращайтесь к нам в Авангард-Бюро – и в радости, и в горе). Но лучше в радости - до форс-мажоров лучше ситуацию не доводить. В бухгалтерском учете нужна спокойная системная работа. И следите за нашими новостями – делимся полезными лайфхаками и интересными случаями из нашей огромной практики.