Внедрение корпоративного портала Битрикс24 для проектно-строительной компании
Компания АртДизайнСервис проектирует, строит, модернизирует базовые станции сотовой связи в Москве, Московской области и других регионах России.
Заказчик работает с операторами "большой тройки". У каждого из них своя система нумерации договоров, уникальные регламенты, индивидуальная специфика бизнес-процессов. CRM в компании внедряется впервые. До этого учёт проектов велся в Access.
Что нужно было сделать:
- оцифровать бизнес-процессы,
- простроить коммуникации между сотрудниками и отделами,
- перевести функцию управления проектами в единую среду.
Несмотря на небольшую штатную численность, у компании крайне сложные бизнес-процессы:
- контроль каждого этапа проекта,
- взаимодействие с подрядчиками, заказчиками и представителями арендодателей по месту нахождения оборудования,
- передача проекта от отдела к отделу,
- финансовая отчётность и т.д.
Процесс внедрения
Для реализации проекта мы выбрали коробочное решение. В качестве инструмента учета рабочих проектов адаптировали функционал блока CRM. Для удобства восприятия весь цикл работы над проектом, от принятия решения "берём или не берём в работу" до сдачи объекта и сопроводительной документации, разделили на логические этапы.
В итоге получилось 7 последовательных основных и 6 вспомогательных воронок, которые запускаются в нужный момент при помощи бизнес-процессов. Один проект может пройти до 115 стадий, на большинстве из которых настроена автоматизация.
Автоматизировали:
- создание задач и уведомлений сотрудникам;
- контроль сроков нахождения задачи на каждой стадии;
- обязательность заполнения информации;
- смену ответственного сотрудника и наблюдателей.
Также были настроены:
- автоматическое создание папки проекта с деревом подпапок при переходе сделки на определенный этап;
- взаимодействие с универсальными списками для учета дополнительных сведений, которые излишне нагружают и без того перенасыщенные поля в карточке сделки (для этого введено 62 дополнительных пользовательских поля разных типов, не считая нескольких скрытых технических полей);
- сквозной бизнес-процесс для связи данных из разных воронок;
- счетчик количества запусков вспомогательных сделок внутри основной сделки.
Обучение сотрудников компании АртДизайнСервис проводили в онлайн-формате в несколько этапов:
- Базовое пользование ПК
- Изучение функционала Битрикс24: как зайти, что такое задачи, календарь, почта, диск и т. д.
- Презентация автоматизации, которую разработали наши специалисты. Разобрали алгоритм действий от момента принятия решения о работе до сдачи объекта и сопроводительной документации. Оставили домашнее задание, чтобы сотрудники смогли самостоятельно пройти по воронке и зафиксировать в комментариях все действия, которые сделали с заявками.
Результаты внедрения Битрикс24
- Руководитель может оценить работу сотрудников за счет контроля сроков нахождения задачи на каждой стадии;
- Сократилось время на рутинные задачи благодаря настроенной автоматизации;
- Отсутствуют ошибки в документообороте, учтена специфика работы с каждым оператором;
- Коммуникация между отделами стала более продуктивной;
- Объединили компанию в единую информационную среду.
Есть потребность в автоматизации бизнес-процессов? Записывайтесь на бесплатную консультацию, мы подберем для вас оптимальное решение.
Почитал, стадо интересно.
Коммуникации с "внешними контактами" (заказчики, подрядчики, прочие контрагенты) также ведется в системе или отдельно?
Есть ли интеграция с мессенджерами?
Да, конечно. Все настроено в рамках битрикс24 - коробочная версия. В этом проекте настроена интеграция с телефонией, вацап. В других настраиваем интеграции со всеми основными мессенджерами: вацап, телеграм, вк, нельзяграм, ф*йсбук, вайбер