Как мы помогли заказчику увеличить выручку и вернуть забытых клиентов с помощью автоматизации выставления счетов
Краткая информация о клиенте
ООО «Мисофт» — компания, которая разрабатывает и реализует программное обеспечение для автоматизации производства и продажи окон. За 11 лет работы клиент накопил опыт в реализации готовых решений для компаний любого размера: от начинающих продавцов окон до крупных заводов с полным циклом производства и дилерской сетью продаж.
Работа с программным обеспечением строится по аналогии с Битрикс24: чтобы пользоваться программой, нужно оплатить лицензию на 3 месяца. Также есть ознакомительный бесплатный тариф, у которого существенно ограничен функционал.
С Битрикс24 клиент начал работать несколько лет назад. В ходе развития компании руководство пришло к выводу, что нужно доработать существующую систему. Один из нюансов работы: из 600 компаний, которые обслуживаются в ООО «Мисофт» или покупали когда либо их продукт, лишь 40-50 регулярно и без напоминаний оплачивают лицензию.
Задачи, которые поставил перед нами клиент
Для того, чтобы минимизировать упущенную прибыль из-за неоплаты лицензий и сократить человеческий фактор в работе с клиентами-пользователями ПО, команде «Бот в помощь» предстояло максимально автоматизировать процесс выставления счетов в каждом новом квартале. Также возникла необходимость в инструментах, которые позволяли бы контролировать открытие писем с выставленным счетом и непосредственно факт оплаты лицензии.
Что было сделано
На начальном этапе работы над проектом была проведена стандартная процедура выявления всех потребностей заказчика. Также наши аналитики изучили все необходимые бизнес-процессы, разработали решение проблемы и презентовали его руководителю компании.
Для достижения всех поставленных задач была настроена новая воронка «Идет техническая поддержка».
Воронка состоит из 9 стадий:
- отправлен счет 1 квартал
- оплачен счет 1 квартал
- отправлен счет 2 квартал
- оплачен счет 2 квартал
- отправлен счет 3 квартал
- оплачен счет 3 квартал
- отправлен счет 4 квартал
- оплачен счет 4 квартал
- Уточнить пролонгирование
Главный плюс этой воронки — вручную здесь только создается сделка. Все ее движения по стадиям автоматизированы.
Как теперь выглядит работа с клиентом - пользователем программного обеспечения ООО «Мисофт»:
- После того, как менеджер создал сделку, система сама определяет какой сейчас день и к какому кварталу (*) нужно будет отнести создаваемый счет. В зависимости от даты, сделка переносится на соответствующий этап воронки «Отправлен счет * квартал».
- Далее в сделке автоматически создается товар «ТП * квартал».
- На основании товара и его стоимости создается счет. Форма счета привычная для заказчика, чтобы не отходить от предыдущих сценариев работы. Также в сделке можно просмотреть печатную форму документа.
- Уникальное письмо с вложением (счетом на оплату лицензии) автоматически генерируется и отправляется клиенту. Чтобы отправлять сообщения клиентам именно на нужную почту, были созданы отдельные поля в карточке сделки — «Почта для рассылки ТП».
- Ответственному сотруднику выставляется задача проконтролировать факт оплаты счета клиентом. После контроля оплаты задача закрывается.
- Далее сделка переходит на следующий этап воронки «Оплачен счет * квартал». Здесь она ожидает даты начала следующего квартала, чтобы перейти на следующий этап и запустить аналогичный сценарий: срабатывает автоматизация и выставляется новый счет, который также отправляется клиенту.
- На последнем этапе воронки менеджер уточняет, переходит клиент на следующий год или нет. Если да — задача закрывается с положительным результатом, и сделка копируется на первый этап.
Обучение
Сотрудники ООО «Мисофт» — опытные пользователи Битрикс24. Поэтому наши аналитики провели обучение в онлайн-формате только по новому функционалу. Также заказчику были направлены видеозаписи обучающей конференции, чтобы сотрудники могли освежить в памяти какие-либо моменты в любое время.
Результаты внедрения
- Увеличение выручки за счет максимальной автоматизации выставления счетов на оплату лицензий.
- Повышение лояльности клиентов компании-заказчика из-за эффективной коммуникации с помощью email-сообщений.
- Отсутствие ошибок в выставленных счетах — человеческий фактор сведен к минимуму.
- Нет забытых клиентов — система сама вспомнит, когда нужно выставить новый счет и напомнит менеджеру проконтролировать факт оплаты.