Как проводить проверки на 40% быстрее: опыт Street Beat

Street Beat — сеть мультибрендовых магазинов, где представлена обувь, одежда и аксессуары от мировых спортивных и лайфстайл-брендов: Adidas, Reebok, Puma, Converse, Dr. Martens, The North Face и др. Также у сети есть собственная торговая марка — базовая коллекция одежды и обуви Street Beat. Территориальный директор сети Дмитрий Бубнов и директор фирменного магазина Street Beat в ТРЦ «Океания» Лидия Калинина рассказали, как узнали про CheckOffice от коллег из re:Store, оптимизировали проверки на 40% и повысили качество обучения.

До CheckOffice мы составляли чек-листы в Excel и распечатывали. Проверяющий и сотрудник магазина могли вписать комментарии или дополнительные пункты в свободной форме — в итоге многое оставалось на их усмотрение, было слишком субъективно и не унифицировано. И да, некоторые бумажки просто терялись.

Мы хотели автоматизировать проверки, чтобы сократить ресурсы на их проведение, собирать всю информацию в одном месте и анализировать показатели не по отдельным точкам, а сразу по всей сети.

Про сервис нам рассказали коллеги из re:Store — магазины этой сети, как и Street Beat, входят в группу компаний Inventive Retail Group. Они уже пользовались CheckOffice и, услышав, что мы ищем решение для автоматизации проверок, поделились своим опытом. Мы даже смогли понаблюдать за ходом реальной проверки в одном из магазинов.

Это было то, что нужно, поэтому мы сразу обратились в CheckOffice, начали бесплатный тестовый период, а потом приобрели годовой пакет.

Сначала мы перенесли в CheckOffice все шаблоны из Excel. В бумажном варианте среди опций ответов были только «да», «нет» и «не обозначено». В CheckOffice ответы можно было сделать гораздо вариативнее. Например, задать вес каждого пункта и настроить формат ответа: обязательно добавить фото, добавлять в комментарии только текст, обязательно ответить и другие варианты.

Потом подключили к системе магазины — на тот момент 76 точек — и распределили роли в сервисе: назначили проверяющих, ответственных, модераторов. Мы обучили их работе с сервисом по инструкциям и видеоматериалам, предоставленным CheckOffice, — для этого понадобился один получасовой вебинар.

Начали с внедрения чек-листов по состоянию магазинов и по оценке работы продавцов-кассиров. Потом добавились остальные чек-листы — сейчас их всего семь:

Помимо чек-листов, мы стали применять инструменты визуализации CheckOffice — до этого аналитику по итогам проверки руководителю предоставляли в свободной форме устно или на бумаге. Теперь она нагляднее и точнее. Плюс все данные собраны в одном месте, так что можно отследить динамику за любой период.

Задачи тоже начали вести в CheckOffice: по любому недочету, обнаруженному в ходе проверки, можно сразу завести задачу и назначить исполнителя.

Контролировать, что проверяющий действительно посетил конкретный магазин и провел проверку, можно по геопривязке, фото- и видеоматериалам.

Повысилась скорость коммуникации и решения проблем. Если раньше задача могла зависнуть на чьей-то стороне и обнаружить это было сложно, то теперь руководитель может посмотреть список проверок по каждому магазину и сразу связаться с ответственным, если дедлайн просрочен.

Чек-листы по адаптации новых сотрудников показали, что повысилась скорость и качество обучения. Количество успешно сданных аттестаций выросло на 10%.

Сервис позволяет оптимизировать процессы, которые влияют на работу каждого сотрудника: высвободить время продавца розницы, проверяющего и руководителя, повысить прозрачность работы и уровень сервиса.