Как радовать коллег своими сообщениями

Делимся страницей из конфли, где собираем советы, как сделать работу продуктивной и приятной для всех. Применяйте их, чтобы никогда не быть замьюченым в слаке и тележеньке (но это не точно).

Как точно не нужно завязывать переписку с коллегами:

Писать одну мысль в нескольких коротких сообщениях подряд.

И при этом ещё выдерживать театральную паузу между сообщениями для создания интриги. Всё равно придётся написать всё целиком, а отдельными сообщениями вы только заспамите ленту/личку/канал/чат и будете отвлекать уведомлениями. Это раздражает и не даёт сфокусироваться на работе.

Писать: «Привет. Дело есть», и не продолжать мысль, пока собеседник вам не ответит.

Вы уже отвлекли человека, и он бы мог читать ваше сообщение, но теперь адресат знает, что от него что-то нужно и вынужден ждать, когда ему напечатают основную мысль, особенно если сообщение большое.

Писать в личку то, что можно написать в общем чате.

Если сообщение относится к проекту, над которым работают сразу несколько ваших коллег, то такой подход часто приводит к пробелам в коммуникации. Например, начинается классическое:

Созваниваться, чтобы сказать то, что можно уложить в пару предложений текста.

Почему не стоит так делать, наша коллега уже рассказывала в статье:

Спамить смешными картинками/стикерами в общем чате.

Нет, само собой, годная пикча всегда хороша в тему. Но помните, что потом вам в этом чате может потребоваться конкретная информация и пачка стикеров после каждого сообщения будет сильно мешать при скроллинге. Благо в большинство мессенджеров уже добавили реакции. Пользуйтесь ими.

Использовать сленг, эвфемизмы и сокращения.

Найти первое сообщение по поиску в канале через месяц или два будет очень сложно. Вряд ли вы запомните, что надо искать по словам "побрейнштормили/штука/пикча/фэйлящимися". Но если сообщение не сильно важное и потом не потребуется, то можно сказать как угодно лишь бы вас поняли.

Писать коллегам во внерабочее время по не самым срочным вопросам.

Если вы ещё работаете поздно вечером и хотите написать человеку, то используйте отложенные сообщения. Уведомление может отвлечь человека от отдыха.

Кроме того, в нерабочее время можно случайно открыть сообщение и потерять что-то важное, перенести задачу на завтра или вовсе забыть. Если отложенных сообщений нет, то можно написать так: «Это вопрос на завтра. У нас там окружение от…».

Делать заход на голосовые сообщения не совсем корректно с точки зрения рабочего этикета. Не все из нас ораторы от бога, способные коротко и ясно формулировать свои мысли без многозначных: «ну там это», «эээ», «вот так вот» и «типа». Суть в таком повествовании отыскать будет непросто. Так что не тратьте время коллег, пишите буквами.

Признаём, иногда голосовые уместны. Вот эти случаи:

1. От вас срочно требуется ответ, а вы не в состоянии печатать, потому что вчера жонглировали бензопилами и потеряли все конечности.

2. Собеседник сам попросил записать голосовое. О вкусах не спорят.

3. Вы заранее поинтересовались в текущей дискуссии, уместно ли отправить голосовое.

4. Собеседнику нужно дать большой развёрнутый ответ, в котором нет точных данных, статистики, цифр и другой трудноперевариваемой на слух информации. Но и ответ нужен не так срочно.

При упоминании в сообщении задачи в Jira, страницы сайта, страницы в Конфле или любого другого документа, скидывать сразу ссылку в сообщении.

После обсуждения чего-то важного на созвоне или в личке, записывать результаты или принятые решения и делиться этим с командой.

Писать комменты к задаче в Jira с пояснениями, почему задача была отменена, как починили сложную неочевидную таску, оставлять ссылку на конфлю.

Спрашивать совета у коллег, если возникла блокирующая проблема. Мы работаем в команде, так что не страшно спросить что-то простое, чем не спросить и потом объяснять, что пошло не так и почему всё посыпалось.

После прочтения объявления для команды ставить соответствующую реакцию. 👍👎👌✔➖➕ — так всем видно, что информация принята и понятна. Плюс это помогает не отвлекаться другим участникам, ведь реакция не провоцирует дополнительных уведомлений и не требует открывать тред, чтобы понять кто и что поставил.

Добавлять форматирование в сообщениях. Если сообщение большое, то разделяйте текст на абзацы, выделяйте важные пункты жирным шрифтом или курсивом, ставьте логичные реакции для наглядности. Это улучшает читабельность.

Отвечать на отдельный вопрос в треде. В таком канале намного проще ориентироваться.

Первым предложением в сообщении коротко описывать суть или о чём оно будет «По поводу вашего запроса на уменьшение ЗП...» или «Мы тут снова со шрифтами поигрались и проиграли...». Так, незаинтересованные участники команды могут сразу пропустить неважное для них сообщение, а не читать данный манускрипт в поисках смысла для себя.

Собирать все мелкие вопросы в одно сообщение используя, нумерацию. Отвечать также аналогично с сохранением нумерации. Если вопрос большой, то лучше спросить отдельно, дабы была возможность обсуждать в треде.

При старте новых чатов не стесняйтесь сразу очерчивать удобное для вас время коммуникаций. Если вы после рабочего дня уходите из дома и не можете отвечать, то в этом нет никакого криминала и люди должны знать об этом. Помните, что несколько раз ответив в неудобное время, люди на той стороне уже запомнили, когда вам можно написывать, и будут думать что эти часы для вас рабочие.

Ещё можно уточнить у коллег, в какое время им удобно работать и отвечать на сообщения. Если кто-то ярый фанат проверки почты и мессенджеров два раза в день, скажем, в 10:00 и в 17:00, то вам не придётся тратить нервы и думать, что ваши сообщения сознательно игнорируют. Коллега вернётся к вашим вопросам, когда придёт время новой проверки чатов.

Если вы отправили сообщение с важной логической ошибкой (например, указали неправильное время созвона), и высока вероятность, что его ещё не прочли, то лучше не отправлять повторное сообщение с исправлением, а отредактировать предыдущее. Однако если с момента отправки прошло уже полчаса, или адресат прочёл сообщение и поставил реакцию, то лучше отправить отдельное сообщение с исправленными данными.

Всегда оставляйте коллегам экстренный способ связи на случай форс-мажора. Это может быть номер телефона, почта или другой мессенджер, в котором вы всегда находитесь на связи. Помните, не все мониторят рабочие мессенджеры после работы или когда отходят от компьютера.

Заполняйте свой профиль в мессенджере актуальной информацией о том, чем вы занимаетесь в рамках компании и на каких проектах находитесь. Если у вас много встреч, то можно оставлять ссылку на Calendly или другой сервис, где бронируется время на общение с вами.

Когда уходите в отпуск, не забывайте известить об этом всех, кому вы можете потребоваться, а не только руководителей. Измените свой статус и укажите, что вы в отпуске и до какого числа. Если у вас такой возможности нет, то найдите способ сохранить эту информацию в быстром доступе. Например, можно запинить сообщение в беседе, внести на общую страницу в конфле, отправить рассылку по почте или написать в специальном чате.

Вот и всё! Если вы дочитали до конца, то вы просто великолепны! А если будете применять эти советы на практике, то ваши коллеги будут рады получать от вас сообщения. Возможно, они даже всплакнут от счастья. Но мы этого не гарантируем 🙂

Статью для вас подготовили Сергей Красков и Анастасия Падерина.