Топ проблем, с которыми сталкиваются компании при внедрении OKR

Всем привет!

В данной статье мы расскажем об основных сложностях при внедрении OKR, а эксперты Product Lab поделятся советами, как их можно решить или вовсе избежать. Поговорим о формулировке целей и ключевых результатов, синхронизацию и мониторинг OKR!

Методология OKR может показаться простой, однако на практике все не всегда так просто. Когда организации пытаются внедрить OKR, они сталкиваются с различными препятствиями, которые могут помешать их продвижению, а в некоторых случаях привести к провалу внедрения OKR.

Независимо от того, начинаете ли вы свой путь в области OKR или стремитесь усовершенствовать существующие процессы, решение этих проблем имеет решающее значение для достижения успеха. Итак, давайте погрузимся в процесс и выясним основные проблемы, которые могут возникнуть на пути к успеху OKR.

По итогам Исследования OKR в России и СНГ 2023 были выявлены основные сложности при внедрении данного фреймворка, мы разберем следующие четыре:

• Сложно формулировать мотивирующие и качественные цели и ключевые результаты
• Тяжело настраивать синхронизацию целей сотрудников, команд и компании
• Погрязли в операционке, OKR уходят на второй план
• Мониторинг OKR и подготовка к нему отнимают слишком много времени

Решение от эксперта:

Эта проблема была и остается самой сложной. В этом плане OKR не особо помогает, так как методология не задает каких-то правил создания мотивирующих целей и критериев качества ключевых результатов. OKR в первую очередь разрабатывался как фреймворк организации процессов планирования, синхронизации и мониторинга целей и ключевых результатов. Принципы формулирования появляются уже у других авторов, но и они далеки от того, что нужно компаниям и отдельным авторам OKR. В связи с этим мы разработали свои формулы формулирования мотивирующих OKR.

Формулы мотивирующих целей. Цели в OKR, в отличие от SMART, не должны быть измеримы (хотя и могут), но все же цель в OKR – это скорее мотивирующий лозунг, который легко запомнить. Например, одна из формул – формула Творца. Такие цели начинаются с глаголов “Создать“, “Внедрить“, “Разработать“. Затем идут мотивирующие прилагательные “новый“, “революционный“, “крутой” и другие. И в конце что именно мы создаем и в какой области. Такие формулы помогают более структурно подойти к созданию мотивирующих целей.

Формулы ключевых результатов. В качестве формул Ключевых результатов используются формулы действий (output) и формулы метрик (outcome). Но проблема в том, что во многих областях сложно найти хорошие метрики (outcome), которыми можно измерять наши цели. В этой ситуации мы рекомендуем использовать фреймворки NSM, Дерево метрик, AAARRR-воронка и другие инструменты работы с метриками. Плюс изучать примеры OKR в своей отрасли, мы подготовили много таких примеров OKR.

Решение от эксперта:

Синхронизация целей – один из важных этапов работы по OKR: именно корректно проведенное вертикальное и горизонтальное согласование целей обеспечивает слаженную командную работу по их достижению. Это действительно достаточно трудоемкий этап каждого OKR-цикла, но инвестированное в него время обеспечивает синергию команды. Чтобы проводить синхронизацию целей было легче, необходимо:

1. Чтобы процессом синхронизации кто-то руководил. По фреймворку это функция OKR-мастера.

2. Еще на этапе планирования OKR сразу распределять и прописывать в OKR-борде всех участников, вовлеченных в достижение целей и ключевых результатов уровня компании. Чтобы при декомпозиции целей все в команде могли на это опираться и не упустить важные KR.

3. Не пропускать этап горизонтального согласования: всем командам/владельцам OKR внимательно изучить OKR других участников, задать вопросы, обсудить взаимозависимости, устранить нестыковки.

4. Проводить подготовку к сессии синхронизации (функция OKR-мастера): в OKR-борде отметить все KR, которые не согласованы, и вести обсуждение точечно именно по ним, а не по всему OKR.

Решение эксперта:

Погрязли в операционке, OKR уходят на второй план, как сохранить ритм и мотивацию команд? Часто внедрение OKR дается в нагрузку одному из сотрудников, а он и так тонет под грузом операционки и тушения пожаров, да еще не выделяют ресурсов и права принимать важные управленческие решения. Конечно трудностей и ошибок гораздо больше, и через многие из них придется пройти каждому, кто решил внедрить у себя OKR. Это нормально, набивая шишки мы приобретаем опыт, как в следующий раз пройти этот путь быстрее и с минимумом затрат. OKR при настойчивом и правильном внедрении, принесет реальные стратегические успехи. Расскажем как отделить текучку от работы по стратегическим целям, сохранить ритм и мотивацию команды, оптимизировав OKR-процесс в трех направлениях:

• Команда (Кто?)

Выделить в отдельную структуру или команду, сотрудников занимающихся внедрением OKR – ваших внутренних агентов изменений, дать им полномочия, ресурсы и необходимую мотивацию. Найти стратегического заказчика изменений и лидера, который активно вовлечен во внедрение, регулярно выделяет на это значительные ресурсы, время, и поддержку. Учесть корпоративную культуру вашего бизнеса и адаптировать внедрения под существующие социальные особенности

• Процессы (Что?)

Проводить внедрение постепенно от пилотного проекта к масштабированию, стратегией маленьких шагов. Четко отделить операционные цели от стратегических и визуализировать их, наладить открытый обмен информацией. Регулярный мониторинг достижений и синхронизация действий, переломить в сознании практику ругать за ошибки, и поменять ее на поддержку в достижении нужных результатов. Искать способы реализации амбициозных целей, а не причины наказать и прекратить движение.

• Принципы OKR (Как?)

Амбициозность: каждая цель должна быть амбициозной, революционной, вдохновляющей и сложно достижимои, которой вы еще ни разу не достигали, и сходу не знаете как достичь.

Прозрачность и открытость: все участники команды должны иметь доступ к списку целей и результатов OKR остальных сотрудников и команд.

Фокус: сфокусируйтесь только на самом главном. Выберите себе для достижения две-пять целей и два-пять ключевых результатов на каждую цель. Сами цели должны быть максимально простыми и понятными каждому.

Гибкость: если при регулярном мониторинге вы понимаете что цели или ключевые результаты уже не актуальны или поставлены с ошибками, скорректируйте их.

Согласованность: чтобы не быть раком, лебедем и щукой, нужно производить регулярные синхронизации целей между командами, и в идеальном случае со стратегией компании.

Измеримость: для того чтобы отслеживать прогресс ключевые результаты должны быть сформулированы так, чтобы их можно было просто измерить.

Решение эксперта:

Мониторинг: как быт убивает любовь

Мониторинг это как холодный душ. Судите сами: сначала вы поставили амбициозные цели, удивились тому, как круто вы повысили планку, почувствовали физически, как это вас вдохновляет и заряжает энергией. Потом пообщались всей командой, синхронизировались, услышали и увидели друг друга, где-то поспорили, где-то согласились, где-то вовлекли лидера. В общем, отлично и плодотворно провели время, даже лучше, чем на тимбилдинге. Наконец, еще и отчитались акционерам, он вас похвалил… А потом… началась рутина! В первую же неделю – мониторинг! И оказалось, что к нему нужно готовиться. Причем, сложнее всего – выдернуть себя из операционки. А потом еще и на встречу по мониторингу сходить! Это где слот в календаре теперь найти? Ну ладно один раз, ну второй раз. Но чтобы так каждую неделю… Это кто придумал вообще?

И вот на этом этапе и ломается OKR в компаниях. На тренингах я начинаю с того, что если компания не готова уделять время каждую неделю для мониторинга, то лучше даже не начинать. Потому что цели сами себя не выполнят, и амбиции так и останутся на бумаге. Как говорит мой партнер по музыкальной школе, быт убивает любовь.

Так вот чтобы мониторинг был в радость, он должен обладать следующими признаками:

• Быть очень коротким. Заранее продумайте регламент: 3-5 минут на выступление каждого, не больше. Рассказываете только об изменениях метрик, не грузите коллег инициативами, только если не хотите подсветить что-то действительно важное.
• Уважайте время и внимание своих коллег. Готовьтесь заранее. Не приходите с незаполненными таблицами на совещание. Правило: все метрики должны быть проставлены заранее до встречи.
• Сверяйтесь со своим OKR-мастером, хотя бы в начале, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли и все корректно заполнили.
• Выносите максимум пользы из мониторингов. Обращайтесь к коллегам за помощью там, где сами не справляетесь, подсвечивайте риски и барьеры лидеру команды и руководству.

И еще три совета отдельно лидеру команды – из моей практики:

Вбросьте эндорфинов. Мы же помним, что гормон счастья начинает вырабатываться накануне получения удовольствия, когда вот-вот главная метрика будет достигнута. Не упустите этот момент, дайте команде насладиться им сполна.

Помните, какая мотивация у вашей команды. В прорывах участвуют те, кому действительно больше всех надо. Поэтому чаще давайте команде обратную связь. Им это точно поможет вырвать себя из операционки и держать фокус на прорыве.

Отпразднуйте результат квартала. Дайте команде неожиданный приз, вознаграждение. Помните, к зарплате мы явно OKR не привязываем, но это не исключает поощрения.

В заключение важно помнить, что трудности, возникающие в процессе внедрения OKR, – это не неудачи, а скорее возможности для роста и совершенствования. Решение этих проблем и постоянное совершенствование подхода является важной частью процесса внедрения OKR.

Приступая к внедрению OKR, обратите внимание на следующие основные моменты:

Ясность – это главное: убедитесь, что цели и ключевые результаты предельно ясны, измеримы и соответствуют целям вашей организации.

Мировоззрение OKR: внедрение OKR часто требует изменения культуры в организации. Для преодоления сопротивления и эффективного внедрения изменений необходимо формировать культуру прозрачности, подотчетности и адаптивности.

Регулярный мониторинг и адаптация: придерживайтесь непрерывного цикла пересмотра и адаптации. OKR – гибкие; они должны корректироваться по мере изменения обстоятельств и появления новых идей.

Поддержка со стороны руководства: сильная поддержка со стороны руководства жизненно важна. Руководители должны подавать пример и активно участвовать в процессе OKR.

OKR-мастер: он помогает сотрудникам понять методологию OKR и предлагает рекомендации по повышению эффективности работы и достижению поставленных целей.

Если у вас все еще остались вопросы или вы боитесь не справиться со внедрением в своей компании, вы можете оставить заявку на тренинг OKR Certified Practitioner. На тренинге вы узнаете, как через OKR синхронизировать всю компанию и зарядить команду на прорыв, а также изучите методологию, сформируете вдохновляющие цели и настроите мониторинг результатов.

Данная статья была написана на основе Исследования OKR в России и СНГ 2023. Полный отчет можно скачать по ссылке ниже.

Скачав исследование, вы узнаете:

• какие компании являются лидерами внедрения OKR
• кто обычно инициирует переход на OKR
• какие подразделения отвечают за внедрение
• с какими сложностями сталкиваются компании при внедрении и как их избежать
• как организован OKR-процесс в компаниях
• какие OKR-инструменты и сервисы используют компании
• какие основные причины и выгоды внедрения OKR
• какой средний возраст, опыт, зарплата и задачи у OKR-мастера
• где и как участники исследования изучают методологию OKR