Логистика управления заказами

Если рассматривать функцию управления заказами торгового или производственного предприятия как сквозной процесс от поступления первичного запроса покупателя до его полного выполнения и получения финансового результата сделки, то становится актуальной потребность в системе объединяющей и согласующей все многочисленные подпроцессы и функции, обеспечивающие реализацию этого генерального процесса от начала до конца. Основная часть функционала, который традиционно относят к области управления заказами, так или иначе связана с разнородными логистическими процессами, и их автоматизация не ограничивается отдельными прикладными продуктами, а все чаще предполагает их тесное взаимодействие в рамках логистических платформ под общим названием SCM – Supply Chain Management. Главная ценность систем класса SCM в их координирующей и оркеструющей функции, которая помогает не только планировать сложные логистические схемы из многочисленных элементов, но и адекватно реагировать на изменения в ходе их исполнения.

Программный комплекс AXELOT SCM является системой класса SCM и разработан как модульная логистическая платформа для автоматизации ключевых процессов управления цепочками поставок: моделирование, планирование пополнения и обеспечения, исполнение и управленческий учет в части логистических затрат.

Модуль распределенного управления заказами (AXELOT DOM) – это основной элемент логистической платформы AXELOT SCM, обеспечивающий координацию и связь всех ее компонентов. Именно данный компонент выполняет функции планирования и формирует задания всем остальным модулям логистической платформы, а затем получает от них статус исполнения. Но главное назначение AXELOT DOM состоит в подборе оптимальных по совокупной стоимости вариантов обеспечения различных видов потребностей в материальных ресурсах и товарах исходя из доступных источников пополнения и структуры логистической сети. Другими словами, AXELOT DOM обеспечивает поддержку принятия решений об использовании тех или иных цепочек поставок в каждый момент времени.

Чем распределенное управление заказами (Distributed Order Management) отличается от традиционного (Order Management)?

DOM оперирует запасами и другими источниками пополнения распределенными по логистической сети и в основе его работы лежат принципы сетевого планирования. В результате главное отличие будет в исключительной гибкости, которая заключается в построении цепочек поставок для каждого конкретного случая исходя из актуального состояния логистической сети и ее структуры. Здесь нет ограничений в виде жестко заданных правил пополнения, а напротив – есть возможность в каждой конкретной ситуации проанализировать все доступные варианты, даже если они не будут соответствовать традиционным схемам и потребуют дополнительных перемещений.

Еще одна отличительная черта именно подхода Distributed Order Management распределенного управления заказами – это возможность распределения поступающих потребностей по различным каналам сбыта с учетом логистических затрат. Другими словами, DOM поможет проанализировать не только источники пополнения, но и варианты конечной консолидации и отгрузки в зависимости от ценовой политики и требований потребителя.

Цитата из источника: The Handbook of Logistics and Distribution Management: Understanding the Supply Chain 7th Edition, Kindle Edition by Alan Rushton (Author), Phil Croucher (Author), Peter Baker (Author)

Само понятие платформы для управления цепочками поставок означает объединение прикладных специализированных продуктов, таких как WMS и TMS, и координацию их работы при помощи системы планирования более высокого уровня, предусматривающей поступление и обработку обратной связи. Именно получение обратной связи в режиме реального времени принципиально позволяет своевременно реагировать на изменения, вносить корректировки в планы поставок и при каждом следующем цикле планирования использовать максимально актуальную информацию о состоянии логистической сети, запасов и текущих перемещений.

Главный принцип управления цепочками поставок – это то, что движение товаров рассматривается как сквозной процесс от производства или даже поставщика сырья до потребителя. То есть товар на протяжении всего жизненного цикла в управляемой сети не исчезает из виду, как и связанные с его перемещением и обработкой затраты.

При использовании централизованной системы управления заказами горизонт планирования расширяется от краткосрочного планирования операций (например, складских или транспортных) до среднесрочного и долгосрочного, в пределах которого планируются и отслеживаются движения материальных потоков.

В результате мы получаем прозрачность, возможность видеть больше взаимосвязей и закономерностей и получать больше маневра для принятия решений о накоплении, перенаправлении и объединении материальных потоков для оптимизации затрат.

Ключевая цель, которую ставит предприятие, внедряя интегрированный логистический подход, — это контроль и оптимизация логистических издержек, связанных с производством и распределением продукции, включая расходы на транспортировку, перевалку, складскую обработку и хранение. Уменьшение издержек способствует снижению себестоимости продукции и, в конечном счете дает важнейшее конкурентное преимущество.

Для решения этих прикладных задач управления цепями поставок предназначены современные автоматизированные системы класса SCM, к которым в том числе относится платформа AXELOT SCM и продукт AXELOT DOM в ее составе. Системы класса SCM предлагают продвинутые инструменты, которые призваны расширить и дополнить функционал традиционных ERP и отчасти CRM систем в области логистики. При этом речь идет о расширении функционала планирования, моделирования и анализа вариантов построения цепочек поставок, в то время как окончательное утверждение планов, отражение исполнения и учетные функции по-прежнему остаются на стороне ERP.

Одна из задач системы планирования здесь – преодолеть четкое разделение материальных потоков на входящую, внутреннюю и исходящую логистику, которое обычно свойственно ERP и дать возможность оперировать непрерывными цепочками поставок, построенными по логистической сети от поставщиков сырья до конечных потребителей готовой продукции.

Именно за счет сквозного управления потоками в логистической сети и объединения функций снабжения и сбыта (или входящей/внутренней и исходящей логистики) такие системы решают задачи экономии логистических издержек, координации действий всех участников цепей поставок.

А в конечном итоге цель таких систем – обеспечить оптимальный баланс между своевременным и полным удовлетворением спроса и удельными затратами на перемещение и обработку каждой единицы товарных и сырьевых запасов. Другими словами, нам важно удовлетворить спрос не любой ценой, а с минимальными затратами и максимальной маржинальностью продаж.

Поскольку системы класса SCM предполагают поддержку различных уровней управления цепочками поставок: от стратегического и среднесрочного планирования до исполнения конкретных логистических операций складской или транспортной составляющих – то их реализация обычно представляет собой набор специализированных модулей, связанных в единую логистическую платформу. За счет тесной интеграции эти модули в рамках логистической платформы ведут себя как единое целое, решая основную задачу: снижение логистических затрат при обработке товаров в цепи поставок. Плюсом реализации логистической платформы как модульной системы является возможность внедрять не все модули, а лишь необходимую часть в зависимости от потребностей заказчика, его бизнес-процессов и особенностей структуры логистической сети.

Интегрированное управление цепями поставок реализуется в системе на трех уровнях: Планирование, Исполнение и Финансы.

• Планирование – это построение различных вариантов цепочек поставок для обеспечения потребностей, исходя из доступных источников.

• Исполнение – это постановка задач и получение обратной связи от оперативных систем для отслеживания статуса исполнения и корректировки планов.

• Финансы – это распределение плановых и фактических логистических затрат на каждую перевезенную позицию, формирование себестоимости запасов по сети и анализ маржинальности продаж.

Таким образом, SCM платформа предназначена для поддержки сквозного процесса, который принято называть «от заказа до оплаты» - «from order to payment», то есть от поступления потребности до ее полного обеспечения и получения финансового результата.

Для реализации основного функционала системы критически важную роль играет модель структуры логистической сети, которая вместе с актуальными данными о состоянии запасов по сети и будет использоваться при автоматическом построении цепочек поставок.

Структура сети – транспортно-логистические характеристики

AXELOT DOM позволяет детальнейшим образом описать логистическую сеть конкретного предприятия, включая узлы различных типов, доступные ребра между ними, их характеристики, ограничения по пропускной способности, а также тарифную информацию, которая будет использоваться для расчета плановых логистических затрат. При описании сети речь идет как об управляемых узлах – непосредственных участниках цепей поставок (поставщики, склады, филиалы и офисы продаж), но и о неуправляемых, транспортных узлах перевалки, смены вида транспорта (железнодорожные станции, портовые терминалы, транспортные хабы).

Кроме того, для автоматизации планирования регулярного пополнения и распределения запасов по логистической сети для каждого управляемого узла (от уровня центральных складов до конечных узлов сбытовой сети) описываются минимальные и целевые уровни запасов.

В результате мы получаем рабочую актуальную модель логистической сети, на основании которой можно строить планы обеспечения и по которой можно будет отслеживать их исполнение.

Принципиально логистическая сеть обычно включает

• источники пополнения в виде поставщиков или собственных производств

• распределительную сеть складов, которая может состоять из центральных и региональных складов

• конечных потребителей в виде собственной оптовой или розничной сети или внешних покупателей или дистрибуторов продукции

Состояние запасов на текущий момент и в горизонте планирования

Кроме описания структуры и ограничений логистической сети через узлы, ребра, сервисные условия и тарифы, поддержание актуальной модели для планирования схем обеспечения состоит также в консолидации и поддержании актуальной информации о количестве, состоянии и стоимостной оценке запасов на всех управляемых узлах.

Эта информация постоянно обновляется на основании данных планирования и путем получения данных о фактическом движении запасов по всей управляемой сети.

Синхронизация состояния доступных запасов в DOM с отдельными оперативными системами WMS/WOS на складах или системами учета (ERP/бухгалтерская система) реализуется через интеграцию по соответствующим первичным документам (Приходный ордер, Расходный ордер) и документам для начального ввода и корректировки остатков (Инвентаризация, Оприходование излишков, Списание недостач). При этом для периодического контроля соответствия состояния доступных запасов в DOM и оперативных системах могут применяться процедуры сверки остатков в абсолютном выражении с последующей корректировкой при необходимости.

Синхронизация состояния ожидаемых поступлений в DOM с ERP реализуется через интеграцию по соответствующим документам (Заказ поставщику, Заказ на производство, Заказ на перемещение) и формирование соответствующих документов в DOM.

В процессе управления запасами по сети используются следующие виды накоплений, характеризующие запас по его текущему состоянию относительно конкретного узла:

• Доступно – запас находится на узле и доступен для использования в качестве источника при планировании схем обеспечения;

• Резерв доступного – запас находится на узле, но зарезервирован под перемещение или отгрузку в рамках обеспечения какого-либо заказа. При утверждении планов обеспечения, состоящих из цепочек перемещений, запасы из категории «Доступно» переходят в «Резерв доступного» со ссылкой на заказ;

• Ожидается – запас физически отсутствует на узле, но является свободным в может использоваться в качестве источника при планировании схем обеспечения. Ожидаемые запасы формируются плановыми перемещениями или поступлениями от поставщиков по узлам назначения;

• Резерв ожидаемого – запас физически отсутствует на узле, но зарезервирован под последующее перемещение или отгрузку в рамках обеспечения какого-либо заказа. При утверждении планов обеспечения, которые использовали в качестве источника свободные ожидаемые запасы из категории «Ожидается», они переходят в «Резерв ожидаемого» со ссылкой на заказ.

Таким образом, модель включает не только данные о наличных запасах по узлам сети на текущий момент, но и плановое состояние модели в горизонте, на который сформированы планы поставок, что дает возможность опираться на корректное состояние запасов при каждом последующем планировании.

Основной функционал AXELOT DOM – это подбор и исполнении оптимальных по совокупной стоимости вариантов обеспечения различных видов потребностей в материальных ресурсах и товарах исходя из доступных источников пополнения и структуры логистической сети. В качестве потребностей к обеспечению могут выступать как заявки потребности в сырье и материалах от производства и подразделений в рамках производственной деятельности, так и заявки на пополнение товарных запасов для продажи от региональных складов, оптовой или розничной сбытовой сети или непосредственно заказы на продажу от конечных покупателей.

Планирование схем обеспечения – это и есть самая сложная и интеллектуальная функция системы. AXELOT DOM поддерживает множество настраиваемых параметров планирования, которые можно сочетать между собой для получения той или иной стратегии обеспечения. Например, для каких-то заказов следует предпочитать более быстрые, но дорогие варианты доставки, иногда может быть необходимо не учитывать имеющиеся запасы, а предпочитать закупку. Некоторые покупатели готовы к частичным поставкам с разных складов, а другие предпочитают только консолидированную отгрузку и только с одного склада.

Традиционно системы этого класса дают ответ на вопрос о лучшем источнике в контексте каждого конкретного заказа: наличные запасы, перемещение запасов, закупка или производство.

Оптимизационная задача здесь состоит в том, чтобы для каждой потребности подобрать оптимальный источник обеспечения с точки зрения баланса совокупной логистической себестоимости цепочки поставок и соблюдения требований к уровню сервиса.

Под логистической себестоимостью в контексте задачи планирования цепочек поставок понимаются полные логистические затраты, включая как стоимость услуг сторонних провайдеров (транспортных компаний, складских операторов, таможенных брокеров и других), так и оценочную стоимость логистических операций, выполняемых собственными силами (использование собственного транспортного парка, складских ресурсов, техники, персонала). При этом логистическая себестоимость формируется путем распределения на единицу товарных запасов по каждому управляемому узлу логистической сети и в сочетании со стоимостью приобретения формирует их полную управленческую себестоимость.

Принцип работы системы можно рассмотреть на конкретном примере, когда в одной схеме обеспечения могут быть задействованы одновременно различные источники:

• Доступные запасы на узле обеспечения;

• Доступные запасы по сети, которые могут перемещаться под заказ;

• Свободные ожидаемые и исполняемые поступления от плановых перемещений;

• Поступления от поставщиков под заказ;

• Свободные ожидаемые и исполняемые поступления от поставщиков при регулярных закупках.

План обеспечения, который формирует система исходя из доступных источников, состоит из распоряжений на перемещения между складами, распоряжений на закупку у поставщиков и распоряжений на отгрузку в адрес конечного потребителя.

Массив последовательно связанных распоряжений формирует цепочки поставок, которые можно детализировать до номенклатуры и проследить от источника обеспечения до конечного потребителя. Цепочка поставок характеризуется стоимостью перемещаемых товаров и накопленной суммой логистических затрат.

В зависимости от выбранной стратегии обеспечения система может предложить различные варианты, например, с использованием различных видов транспорта или с предпочтением закупки у поставщиков вместо использования доступных запасов.

При использовании ожидаемых поступлений в качестве источников может быть предложен вариант со смещением сроков обеспечения заказа к плановым срокам соответствующих регулярных поставок.

Остановимся более подробно на том, что именно входит в понятие «оперативное планирование» и что конкретно умеет AXELOT DOM:

• Планирование вариантов обеспечения заказов исходя из доступных запасов по сети и их возможных перемещений, ожидаемых поступлений, возможностей закупки у поставщиков или производства с расчетом времени и стоимости по каждому варианту. Вариативность достигается за счет использования различных стратегий обеспечения: самый дешевый, самый быстрый, самый дешевый без нарушения срока отгрузки, предпочтение запасов или закупки, обеспечение только с одного склада или с разных, возможность частичной отгрузки, возможность использование промежуточного склада (кросс-дока) или только прямая отгрузка и т.д.

• Расчет времени исполнения по схеме обеспечения с учетом сроков транспортировки, складской обработки и ограничений пропускной способности складских и транспортных узлов логистической сети. Дает точный плановый срок поставки по заказу.

• Расчет логистической себестоимости по схеме обеспечения и распределение затрат на перемещаемые товары непосредственно при планировании позволяет сразу оценить маржинальность заказа и принять решение о целесообразности его исполнения.

• Консолидация планов обеспечения позволяет дополнительно оптимизировать логистические затраты за счет укрупнения перемещений на магистральных направлениях и использования меньшего количества транспорта.

• Формирование плановой и фактической логистической себестоимости запасов на каждом из узлов логистической сети. Дооценка доступных запасов и резервов по всем предыдущим перемещениям.

• Анализ плановой и фактической маржинальности исполняемых заказов. Дооценка выбывших запасов путем корректировки и пересчет маржинальности заказов, в рамках исполнения которых были зарегистрированы фактические затраты на логистику.

Важным аспектом планирования в AXELOT DOM является работа с резервами. После утверждения плана обеспечения к исполнению в системе выполняется резервирование доступных запасов на складах отправления и формируются ожидаемые поступления на складах назначения. Таким образом, ожидаемые поступления могут быть свободными или зарезервированными под последующие перемещения. Свободные ожидаемые поступления могут быть задействованы под обеспечение новых заказов, а вот резервы уже не участвуют в распределении при следующих циклах планирования.

Кроме непосредственно функции планирования система распределенного управления заказами также обеспечивает связь всех компонентов платформы и формирует задания оперативным системам, а затем получает от них обратную связь по статусу исполнения. Благодаря поступлению фактических событий исполнения в режиме реального времени по сформированным планам поставок ведется отслеживание готовности к отгрузке, а именно проверка наличия полного количества товаров под предстоящую отгрузку. По мере фактического исполнения и перемещения запасов по цепочке данный статус устанавливается каждому следующему распоряжению в плане поставок, которое становится обеспечено поступившим запасом.

С точки зрения исполнения планов обеспечения оперативная обработка всех поступающих изменений является важнейшей частью процесса управления цепями поставок, которая обеспечивает своевременное принятие решений по корректирующим действиям в каждой конкретной ситуации.

На любом этапе планирования и исполнения возможно возникновение корректировок, расхождений и прочих исключительных ситуаций, которые требуют обработки и урегулирования с учетом особенностей этого конкретного этапа, на котором возникло исключение, и применимых в этой ситуации бизнес-правил и допущений.

Подводя итог, можно сказать, что основной результат работы DOM в части оперативного планирования – это план обеспечения, который представляет собой оптимизированную по времени и стоимости цепочку поставок, состоящую из последовательности перемещений товара от источника до потребителя. Если же говорить глобально, то AXELOT DOM позволяет обеспечить поддержку сквозного бизнес-процесса «от заказа до оплаты» при обработке массивов заказов на продажу/пополнение в рамках единой информационной системы, включая процессы планирования схем обеспечения, управления запасами по сети и контроля исполнения поставок.