Тайм-менеджмент: 10 методов эффективного управления своим временем

В ежедневной гонке, когда мы вынуждены многое успевать, не только на работе, но и в семье, с друзьями, в общественной жизни, просто необходимо овладеть искусством управления своим временем. Другими словами, освоить тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент — с англ. переводится как «управление временем», это техники и методы осознанного контроля и распределения времени. С его помощью можно вовремя достичь поставленных целей, повысить результативность и эффективность своей деятельности.

Изначально этот термин применялся в сфере бизнеса и производства, позднее стал широко использоваться и в повседневной жизни.

Когда мы успеваем сделать задуманное, улучшается качество нашей работы и жизни в целом. Во время цифровизации и обработки большого объема данных, умение управлять своим временем помогает не смещать фокус с поставленных задач, не отклоняться от намеченного курса и не оказаться на «обочине» рынка труда.

Знание приемов тайм-менеджмента не обязательно нужны бизнесменам или работающим людям.

Управлять своим временем будет полезным для:

В основном все методы эффективного тайм-менеджмента базируются на трех составляющих:

Сначала определяем срочность, сложность и приоритетность задачи.

Перед выполнением задачи нужно сначала определить, когда ей начать заниматься и сколько это займет времени.

Для выполнения задачи определите, как вы будете мониторить выполнение и анализировать результат.

Чаще всего применяются методы, основанные на приоритезации и структуризации, комбо из всех трех встречается реже. Далее рассмотрим 10 эффективных методов тайм-менеджмента.

1. Планировать заранее

Подготовить список дел можно с вечера, за день или за неделю. Так вы заранее будете знать свой фронт работ. Например, с вечера можно написать план работы на завтрашний день, и придя на работу, даже если вы опоздали, заглянете в ежедневник и не упустите ни одной главной задачи. Записывать список дел можно в блокнот, в заметки в телефоне, завести файл на компьютере или ноуте. Так, заранее можно планировать: рабочую одежду (ее нужно постирать, погладить), перекус в офис (если едите не дома и не в кафе), заправить машину перед поездкой, например, к врачу.

2. Хоть сколько-нибудь минут

Метод хорош, если у вас прокрастинация и вы никак не можете себя заставить взяться за дело. Даже, если оно срочное и очень важное.

Посвятите деятельности, которую долго не начинали, хотя бы 5-10 минут. Так, по мнению профессора Университета Лейпцига Джулии Мюллер, у вас повысится чувство контроля над рабочим процессом. Вы начинаете думать иначе, что никто не заставляет делать то, чего не хочется и продолжаете работать дальше. А это нам и нужно.

3. «Съешьте лягушку»

Автор книг по психологии в бизнесе Брайан Трейси предлагает метод «поедания лягушки» — каждое утро вы проделываете сначала наиболее трудную и нежеланную работу. Эффективность в том, что утром мозг не перегружен информацией и справиться с выполнением сложных задач будет легче. Остальные рабочие моменты покажутся легче и вы решите их без лишних усилий.

4. Устанавливайте дедлайны

Вместе с каждой задачей установите срок ее выполнения — дедлайн. Четко поставленный период будет толкать вас вперед к завершению задачи. Так, вы быстрее справитесь с работой и прокрастинация будет не страшна. По мнению исследователей из технологического университета города Массачусетс самостоятельно установленный срок эффективно помогает продвижению работы с мертвой точки. Но также, работают не так хорошо, как дедлайн, поставленный руководителем. В личных задачах наставником может быть друг, родственник или коллега.

5. Маленькие задачки

Метод противоположный «лягушке», здесь нужно начать день с выполнения 1-2 легких задач, которые не требуют долгого и сложного выполнения. Например, проверьте рабочую почту, положите бумагу в принтер, а если вы дома, полейте цветы или запустите посудомоечную машину.

6. Автофокусировка

Метод включает 5 ступеней:

7. Перенесите дела на завтра

Переносить срочные дела на завтрашний день советует автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер. Для этого требуется вести списки так, чтобы в него не было возможности вписать новую задачу и перенести ее на новый листок, то есть на следующий день. Это помогает концентрироваться на актуальных делах и заниматься только своими рабочими задачами.

Марк Форстер разделяет задачи на «настоящая работа» и «занятость». В первом случае это деятельность, связанная с продвижением в бизнесе или профессии. Для этого вы прикладываете усилия, свой опыт и умения, выходите из зоны комфорта. Работа — процесс сложный и может вызывать стопор.

Занятость же — это то, чем вы занимаетесь, откладывая работу. Сюда входят мелкие дела. Если работа вызывает у вас перегруженность, но на самом деле не сложная, это будет занятость. Настоящая работа — сложный и кропотливый процесс, но вы не будете себя чувствовать, как «загнанная лошадь».

8. Разделите большую задачу на много маленьких

Технику называют «съесть слона по кусочкам». Большая сложная задача пугает и не дает к себе подступиться. Ее следует разделить на части и начинать работу поэтапно. Например, фраза «завтра начинаем новый проект» немного пугает своим объемом и ответственностью. Но, если ее разделить на маленькие задачки: «исследование ЦА» → «разработка маркетинговой стратегии» → «поговорить с аналитиками» → «изучить результаты отчетов» → «сделать наброски макета по полученным данным». Так запуск воспринимается гораздо легче — появилась конкретика и пропала пугающая абстрактность.

9. Не выполняйте задачи в режиме многозадачности

Интеллектуальный труд и многозадачность несовместимые вещи. Это доказывают исследования, которые проводились в 2009 году в Стэнфордском Университете. Опытным путем выяснили, что человек, одновременно разговаривающий по телефону и читающий, плохо воспринимает прочитанное и не запоминает суть разговора. Работая только над одной задачей в один временной промежуток, повышает эффективность выполненной работы. Так человек запомнит информацию и качественно справится с делом.

10. Матрица Эйзенхауэра

Система названа в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра и построена на приоритезации. Все настоящие текущие и будущие задачи разделяют по степени важности и срочности на 4 категории. Постоянно ей пользоваться будет сложно. Но когда завал рабочих и домашних дел, она поможет системно со всем справиться.

Как ей пользоваться

Важно-срочно-сделать. Эти задачи стоят в приоритете и имеют дедлайн. Это может быть: отправить редактору черновик статьи, сдать отчетность в налоговую, забрать ребенка из детского сада. Если нарушить сроки и не сделать работу вовремя, вам грозят последствия.

Важно-не срочно-запланировать. Такие задачи не имеют дедлайнов, они необходимы для вашего развития и роста. Но их надо планировать заранее, чтобы успеть выполнить. К примеру, пойти в бассейн, записаться на курсы по повышению квалификации, выучить иностранный язык.

Неважные-срочные-делегировать. Рутинные дела, не требующие специального опыта. Приготовить суп, погладить рубашку, отправить письма — это можно делегировать коллегам, родственникам, друзьям, чтобы вы занялись срочными и важными делами.

Неважные-несрочные-удалить. От этих задач не будет пользы вашей работе, развитию, здоровью. К ним относят: залипание в смартфоне, просмотр сериалов, видеоигры. Они занимают много времени, можно не заметить, как просидели в соцсетях несколько часов, рассматривая смешные видео. Такие занятия обязательно нужно контролировать, а лучше отказаться совсем.

Приведенные ниже книги помогут подробнее изучить техники:

В заключение хочется отметить, выбрав для себя хотя бы один метод, вы заметите, как времени станет на все хватать. Сначала, будете меньше сидеть в телефоне и найдется время на чтение книги. Потом вы решите выучить иностранный язык, заняться плаванием, танцами, захотите получить новые навыки и запишитесь на курсы графического дизайна.

Вы поймете, как хорошо тратить время с пользой. Можно работать над собой, чтобы совершенствоваться в профессии и со временем увеличить свой доход. Или посвящать время тому, что действительно хотите вы. Это может быть хобби, укрепление здоровья, похудение, может вы захотите написать книгу или профессионально заниматься вокалом.

Когда вы начнете получать удовольствие от полезных действий, от которых улучшается ваша жизнь, тогда вы обретете гармонию и счастье. Вы будете все успевать и правильно расставлять жизненные приоритеты.