Как рассчитать план продаж?

Меня зовут Сергей и я - руководитель в компании INTRASET : решения для руководителей. В этой статье расскажу о том, как правильно расчитать план продаж на примере одного из наших клиентов, который обратился к нам за этой услугой.

Начиная работу со своими клиентами, я часто задаю вопрос: Как Вы рассчитываете план продаж?

В лучшем случае, что я слышу: «Мы стараемся выйти на максимально возможный уровень дохода». В худшем случае: «Рассчитываем интуитивно или от возможностей менеджеров…».

И в том, и в другом случае – неверно! Такой подход не приведет Вас к достижению цели. А Вы, наверняка, хотите открыть новую торговую точку, или закупить новое оборудование чтобы освоить новую продукцию, или увеличить объёмы производства и т.д.

Для всего этого необходимо четко знать, сколько нужно денег. А у Вас кроме мечты ещё есть и реальность со своими расходами в виде заработной платы сотрудникам, оплаты электроэнергии, налогов, аренды и пр. План продаж должен быть таким, чтобы компания покрывала все свои расходы и приносила прибыль.

• Оборот есть, а денег на все цели не хватает;
• Бизнес выживает, а не развивается;
• Постоянно приходиться латать кассовые разрывы;
• Сотрудники не замотивированы и не берут на себя ответственность за финансы;
• Вы не видите реальный размер прибыли, а управленческие решения принимаете интуитивно.

Рассчитать план продаж, реализация которого будет покрывать все расходы и приносить прибыль.

• Поймете сколько должна зарабатывать компания каждый месяц, чтобы расти, развиваться и достигать поставленных целей.
• Рассчитаете KPI (метрики) для сотрудников отдела продаж, чтобы оценивать эффективность их работы.
• Внедрите регулярный экономический анализ по ключевым показателям – вы будете еженедельно видеть реальное положение дел в компании.
• Назначите конкретных должностных лиц, ответственных за выполнение показателей.
• Сможете ежемесячно получать дивиденды, избавитесь от долгов и кредитов.

Рассмотрим на пример реального кейса:

К нам обратился владелец типография оперативной печати из г.Санкт-Петербурга. Бизнес семейный и достался владельцу по наследству от своего отца. Возраст бизнеса 12 лет. Численность сотрудников: 13 человек.

Установленный план продаж для О до момента расчета: 2 500 000,00 руб./мес.

Запрос от собственника звучал так:

Сначала нужно сделать анализ доходов и расходов за последние 12 месяцев и оценить эти цифры в разрезе каждого вида затрат.

Выгружаем в Exсel данные по доходам и расходам за последние 12 месяцев из 1С (у вас может быть свою учетная программа).

Однотипные расходы группируем. Такие группы будем называть «фондами». Подсчитываем сумму расходов по фондам за 12 месяцев, долю в общих расходах по каждому фонду и среднее значение расходов в месяц.

Делим все фактические расходы на 3 категории:

Расходы категории 1 – это расходы с выручки, без которых компания остановит свою деятельность. Например: поставщики, сырье, доставка, зарплата (% с выручки).

Расходы категории 2 – это расходы, не оплатив которые компания попадет в крупные неприятности. Например: налоги, ФОТ, кредиты, аренда, реклама и т.п.

Расходы категории 3 – это мелкие расходы, от которых можно отказаться и при этом компания никак не пострадает. Например: корпоративные расходы, подарки, содержание офиса и т.п.

Начинаем подсчитывать «уровень необходимого дохода» начиная с расходов категории 3.

1. Определяем сумму расходов исходя из средних расходов в месяц и планов на будущее. Т.е. мы смотрим сколько мы тратили в прошлом и сколько планируем (хотим) тратить в будущем. В таблицу заносим цифру с учетом корректировки на наши планы. Например: в прошлом году на «офисные нужды» мы тратили 11 358,33 руб./мес. В этом году хотим тратить 20 000,00 руб./мес. – эту цифру и заносим в таблицу для расчетов.
2. Считаем сумму всех расходов 3-ей категории
3. Определяем проценты каждого расхода от общей суммы.

Переходим к расчету расходов категории 2.

1. Определяем расходы в абсолютных сумма и в процентах. В зависимости от того, как нам удобнее читать и в каком виде они нам известны.
2. Считаем все известные суммы и прибавляем «сумму категории 3».
3. Определяем сумму процентов всех расходов.
4. Имея общую сумму расходов в абсолютной величине и в процентах, рассчитываем сумму необходимой маржи.

Переходим к расчету расходов категории 1.

Обычно расходы категории 1 известны нам в процентах. Для расчета плана продаж советую всегда их немного завышать или округлять в большую сторону, чтобы был запас. Например, если «расходы на поставщиков» были 28%, то запланировать 30%.

«Сумма 1» = «Уровень необходимого дохода» для вашей компании, что и будет планом продаж в месяц. Данные показатель советую округлить. Для нашего примера: 4 000 000,00 руб./мес.

Если вернуться к описанию проблемы, которая заставила клиента обратиться за услугой расчета плана продаж, то можем увидеть следующее:

• необходимый план и установленный "на глазок" отличались в 2 раза. Это приводило к тому, что руководитель не «видел физических денег, а прибыль существовала только в отчетах бухгалтера»;
• компания не росла, т.к. в план продаж не были заложены необходимые средства на развитие;
• собственник не получал регулярно дивидендов, что приводило к депрессии и ощущению «загнанной лошади»;
• сотрудники не были замотивированы делать больше, т.к. собственник не мог донести «почему именно такую сумму надо зарабатывать».

Ну и отзыв клиента, какие изменения у него в сознании и управлении произошли:

Попробуйте рассчитать план продаж для своей компании и поделитесь результатами в комментариях.

P.S. Для чего нужно рассчитывать «долю в расходах»? Данный показатель необходим для составления «Модели распределения денег в компании», но об этом расскажу в другой статье.