Как рассчитать план продаж?
Начиная работу со своими клиентами, я часто задаю вопрос: Как Вы рассчитываете план продаж?
В лучшем случае, что я слышу: «Мы стараемся выйти на максимально возможный уровень дохода». В худшем случае: «Рассчитываем интуитивно или от возможностей менеджеров…».
И в том, и в другом случае – неверно! Такой подход не приведет Вас к достижению цели. А Вы, наверняка, хотите открыть новую торговую точку, или закупить новое оборудование чтобы освоить новую продукцию, или увеличить объёмы производства и т.д.
Для всего этого необходимо четко знать, сколько нужно денег. А у Вас кроме мечты ещё есть и реальность со своими расходами в виде заработной платы сотрудникам, оплаты электроэнергии, налогов, аренды и пр. План продаж должен быть таким, чтобы компания покрывала все свои расходы и приносила прибыль.
Типовые последствия неправильно рассчитанного плана продаж:
- Оборот есть, а денег на все цели не хватает;
- Бизнес выживает, а не развивается;
- Постоянно приходиться латать кассовые разрывы;
- Сотрудники не замотивированы и не берут на себя ответственность за финансы;
- Вы не видите реальный размер прибыли, а управленческие решения принимаете интуитивно.
Что делать?
Рассчитать план продаж, реализация которого будет покрывать все расходы и приносить прибыль.
Что вы получите:
- Поймете сколько должна зарабатывать компания каждый месяц, чтобы расти, развиваться и достигать поставленных целей.
- Рассчитаете KPI (метрики) для сотрудников отдела продаж, чтобы оценивать эффективность их работы.
- Внедрите регулярный экономический анализ по ключевым показателям – вы будете еженедельно видеть реальное положение дел в компании.
- Назначите конкретных должностных лиц, ответственных за выполнение показателей.
- Сможете ежемесячно получать дивиденды, избавитесь от долгов и кредитов.
Как правильно рассчитать план продаж:
Исходные данные:
Рассмотрим на пример реального кейса:
К нам обратился владелец типография оперативной печати из г.Санкт-Петербурга. Бизнес семейный и достался владельцу по наследству от своего отца. Возраст бизнеса 12 лет. Численность сотрудников: 13 человек.
Установленный план продаж для О до момента расчета: 2 500 000,00 руб./мес.
Запрос от собственника звучал так:
«Заполняем все данные, разделяем по направлениям, вижу результат, собираю таблицу pnl,вижу прибыль, а по факту ее нет. Задача стоит глобальная, помочь разобраться как вести финменеджмент,чтобы цифры сходились с реальностью.»
Шаг 1 – Собираем исторические данные.
Сначала нужно сделать анализ доходов и расходов за последние 12 месяцев и оценить эти цифры в разрезе каждого вида затрат.
Выгружаем в Exсel данные по доходам и расходам за последние 12 месяцев из 1С (у вас может быть свою учетная программа).
Шаг 2 – Формируем фонды.
Однотипные расходы группируем. Такие группы будем называть «фондами». Подсчитываем сумму расходов по фондам за 12 месяцев, долю в общих расходах по каждому фонду и среднее значение расходов в месяц.
Шаг 3 – Распределяем фонды по категориям.
Делим все фактические расходы на 3 категории:
Расходы категории 1 – это расходы с выручки, без которых компания остановит свою деятельность. Например: поставщики, сырье, доставка, зарплата (% с выручки).
Расходы категории 2 – это расходы, не оплатив которые компания попадет в крупные неприятности. Например: налоги, ФОТ, кредиты, аренда, реклама и т.п.
Расходы категории 3 – это мелкие расходы, от которых можно отказаться и при этом компания никак не пострадает. Например: корпоративные расходы, подарки, содержание офиса и т.п.
Шаг 4 – Рассчитываем категорию 3.
Начинаем подсчитывать «уровень необходимого дохода» начиная с расходов категории 3.
- Определяем сумму расходов исходя из средних расходов в месяц и планов на будущее. Т.е. мы смотрим сколько мы тратили в прошлом и сколько планируем (хотим) тратить в будущем. В таблицу заносим цифру с учетом корректировки на наши планы. Например: в прошлом году на «офисные нужды» мы тратили 11 358,33 руб./мес. В этом году хотим тратить 20 000,00 руб./мес. – эту цифру и заносим в таблицу для расчетов.
- Считаем сумму всех расходов 3-ей категории
- Определяем проценты каждого расхода от общей суммы.
Шаг 5 – Рассчитываем категорию 2.
Переходим к расчету расходов категории 2.
- Определяем расходы в абсолютных сумма и в процентах. В зависимости от того, как нам удобнее читать и в каком виде они нам известны.
- Считаем все известные суммы и прибавляем «сумму категории 3».
- Определяем сумму процентов всех расходов.
- Имея общую сумму расходов в абсолютной величине и в процентах, рассчитываем сумму необходимой маржи.
Шаг 6 – Рассчитываем категорию 1.
Переходим к расчету расходов категории 1.
Обычно расходы категории 1 известны нам в процентах. Для расчета плана продаж советую всегда их немного завышать или округлять в большую сторону, чтобы был запас. Например, если «расходы на поставщиков» были 28%, то запланировать 30%.
Шаг 7 – Определяем План продаж или Уровень необходимого дохода.
«Сумма 1» = «Уровень необходимого дохода» для вашей компании, что и будет планом продаж в месяц. Данные показатель советую округлить. Для нашего примера: 4 000 000,00 руб./мес.
Выводы:
Если вернуться к описанию проблемы, которая заставила клиента обратиться за услугой расчета плана продаж, то можем увидеть следующее:
- необходимый план и установленный "на глазок" отличались в 2 раза. Это приводило к тому, что руководитель не «видел физических денег, а прибыль существовала только в отчетах бухгалтера»;
- компания не росла, т.к. в план продаж не были заложены необходимые средства на развитие;
- собственник не получал регулярно дивидендов, что приводило к депрессии и ощущению «загнанной лошади»;
- сотрудники не были замотивированы делать больше, т.к. собственник не мог донести «почему именно такую сумму надо зарабатывать».
Ну и отзыв клиента, какие изменения у него в сознании и управлении произошли:
Наконец вижу наглядно, в цифрах, минимальный план. Всегда в голове держал приблизительно сумму, но она была бессмысленна.
Полученные инсайды, вроде бы простые и очевидные но почему-то в жизни пока носом не уткнешься - не разберешься.
- Зарабатываем гораздо меньше чем необходимо
- Появилось понимание как мотивировать сотрудников, от чего отталкиваться
- Не должно быть непонятных расходов, все должно быть основано на чем-то
- Появился инструмент с которым можно работать и прогнозировать дальнейшие перемены, декопмозиция
В общем понял, что очень важно так раскладывать бизнес, наконец я увидел его насквозь в цифрах. А еще убедился что что мой бухгалтер не может быть финансовым директором.
Попробуйте рассчитать план продаж для своей компании и поделитесь результатами в комментариях.
P.S. Для чего нужно рассчитывать «долю в расходах»? Данный показатель необходим для составления «Модели распределения денег в компании», но об этом расскажу в другой статье.