Что дает систематизация бизнеса: кейс агентства BIZ INSIDE
Для небольших компаний, с численностью сотрудников от 10 до 50 человек, состояние, когда ее руководитель глубоко погружен в операционную деятельность, – нормальное и даже правильное явление. Собственнику хватает времени для контроля деятельности своих подчиненных, решения хозяйственно-административных вопросов, стратегического планирования дальнейшего развития компании. Однако чем больше становится сотрудников в организации или если ее владелец готовится к масштабированию, тем сложнее становится уследить за всеми процессами. В таких случаях проблему призвана решить систематизация бизнеса.
Как понять, что предприятие нуждается в систематизации бизнес-процессов, как она проходит и какие результаты дает – на примере одного из своих кейсов рассказывает Кристина Самсонова, СЕО и основатель агентства систематизации бизнеса BIZ INSIDE. Компания Кристины представлена на рынке почти 3 года. За это время было реализовано около 90 кейсов по систематизации бизнеса под ключ, внедрению систем управления, продажами и командами. Благодаря команде Кристины Самсоновой собственники компаний высвобождают до 55% своего времени, которое могут использовать для разработки и внедрения планов по развитию бизнеса.
Когда нужна систематизация бизнеса?
В агентство BIZ INSIDE обратилась крупная федеральная сеть, которая владеет более чем 10 интернет-магазинами. Основной из них специализируется на продаже сейфов, металлических шкафов, медицинской и другой металлической мебели. Географически компания представлена в Москве и Кирове, где у нее есть офисы и склады.
Компания стабильно показывала ежегодный рост, постоянно увеличивая свой оборот и расширяя свое присутствие на рынке. Но постепенно во внутренней организации стали наблюдаться серьезные проблемы, вызванные тем, что:
- из-за повышенной нагрузки у собственника стали наблюдаться все признаки выгорания, а сотрудники не проявляли инициативу и стали работать с минимальной эффективностью;
- компания стала сильно зависеть от «звездных» работников, без которых было невозможно выполнить планы продаж;
- замедлилось принятие решений по вопросам функционирования и развития бизнеса, что стало негативно отражаться на выполнении планов и роста прибыли;
- многие решения принимались на основании предыдущего опыта, а не объективных данных и реальных условий, которые сложились на рынке.
Эти проблемы и необходимо было решить агентству BIZ INSIDE. Результаты аудита компании показали, что бизнес нуждается в систематизации, так как:
- собственник занимается операционкой в режиме 24/7, то есть самостоятельно решает все срочные вопросы, которые касаются жизнедеятельности компании. Ситуация дошла до того, что руководитель сам занимался приобретением компьютерного оборудования для новых сотрудников;
- из-за полного погружения в операционную деятельность владелец компании не решал вопросы по ее стратегическому развитию. У него не было времени для анализа и изучения рынка, выстраивания отношений с новыми бизнес-партнерами, вывода новых продуктов;
- было сложно найти новых сотрудников из-за отсутствия четких требований к кандидатам. Более того, система управления находилась на прежнем уровне, что не позволяло эффективно ставить задачи и отслеживать их выполнение;
- состояния выгорания как руководителя компании, так и ряда ключевых сотрудников.
В рамках систематизации бизнеса решались следующие задачи:
- уменьшить вовлеченность собственника в операционную деятельность и высвободить время для решения стратегических задач;
- систематизировать процессы управления в компании, выстроив понятную систему подчиненности на всех уровнях и прописав четкие функциональные обязанности для сотрудников, включая самого собственника;
- увеличить продажи за счет создания эффективной системы управления продажами и маркетингом.
Шаги по систематизации бизнеса
Команда агентства BIZ INSIDE для решения задач клиента провела следующие мероприятия:
1. Пересмотрена и разработана новая организационно-функциональная схема компании, в том числе:
- четко определены зоны ответственности всех подразделений компании;
- проведено правильное и справедливое распределение ролей между сотрудниками;
- определены KPI для всех должностей, а также внедрены рабочие дашборды с основными показателями;
- пересмотрена и доработана система мотивации сотрудников.
2. Серьезно изменена работа отдела продаж:
- выполнена оцифровка работ отделов маркетинга и продаж
- внедрено планирование продаж по продуктам и менеджерам, пересмотрена система бюджетирования и работа по KPI для отдела;
- переработана воронка продаж. В частности, для повышения конверсии продаж был внедрен рабочий дашборд для руководителя отдела продаж;
- выстроен процесс взаимодействия отдела продаж с отделом маркетинга, что позволило определить точки роста в конверсиях сразу в двух отделах.
3. Изменена работа в системе управления персоналом:
- произведена ротация сотрудников, оптимизирован кадровый состав в том числе за счет приглашения на работу более квалифицированных специалистов;
- для новых сотрудников разработан пакет Welcome, который позволяет быстро адаптироваться к работе в компании, как пример, срок адаптации нового менеджера по продажам с 2 месяцев был сокращен до 2,5 недель;
- разработаны программы аттестации и адаптации для сотрудников отделов продаж;
- собрана база знаний компании и внедрены базовые регламенты работы для ключевых сотрудников.
Что дала систематизация бизнеса?
Проведенные агентством BIZ INSIDE мероприятия позволили компании клиента преодолеть кризис и найти новые точки роста. Так, из интернет-магазинов было убрано почти 25% нерентабельного товара, что позволило сконцентрироваться на продажах востребованной продукции, найти новых партнеров и завести новые товары.
Срок адаптации новых сотрудников сократился почти в 5 раз. Ранее введение в должность и освоение своих обязанностей занимало около 2,5 месяца, а после систематизации бизнеса этот срок сократился до 2 недель.
Выросло выполнение плана продаж. Менеджеры начали стабильно закрывать свои планы на уровне 85-120%, в результате чего рост продаж в течение года составил 2,8 раза.
Еще одно достижение – сокращение операционки благодаря грамотному делегированию полномочий руководителям подразделений и распределения соответствующей нагрузки между всей командой. Владелец компании стал в 2 раза меньше времени уделять операционной деятельности, поэтому смог более плотно заниматься вопросами стратегического развития бизнеса.
Но это только часть тех изменений, которых удается добиться за счет систематизации бизнеса и выстраивания правильной системы управления. Потому что в целом компания начинает работать эффективнее, у сотрудников появляется мотивация лучше трудиться и стремление постоянно развиваться.