И праздник, и рефлексия — как мы провели выпускной для 35+ человек в студенческом комьюнити
Выпускной или корпоратив — классный повод отрефлексировать прошедший период в непринужденной обстановке, побороть синдром самозванца и отметить достижения. Рассказываю, как мы провели выпускной в студенческом комьюнити, совместили чилл и рефлексию и какие выводы сделали.
Привет! Я Ника Гарнова, head of SMM и генератор идей ивентов и командных активностей в студенческом комьюнити «Бизнес в стиле. RU» в НИУ ВШЭ. Каждую осень мы набираем ребят в команду, помогаем им расти и развиваться в айти-сфере и применять навыки на реальных проектах. С окончанием учебного года стажировка подходит к концу, а ребята решают, чем хотят заниматься в комьюнити дальше — многие с приобретенными навыками проходят на стажировки, а участники руководства с опытом в управленке попадают сразу в штат в крутые компании.
В 2022 мы набрали 50 человек по 4 направлениям: менеджмент, дизайн, разработка и маркетинг. С января по конец июня ребята учились и практиковались, а в начале июля мы провели выпускной, где каждый рассказал о новых методах и кейсах.
Ивент хотелось сделать ярко и закрыть сразу несколько целей:
- Дать ребятам возможность «заметить» свои успехи. В процессе обучения и работы над проектами не всегда есть возможность посмотреть, что стало лучше получаться и в чем ты прокачался, поэтому мы адаптировали формат вечеринки с презентациями и организовали для каждого «минуту славы».
- Понять, что стоит улучшить в процессах в комьюнити. В 2022 мы запустились в обновленном составе и начали практически с нуля: выстроили с командой процессы в комьюнити, собрали проекты для практики и тестировали систему менторства. В процессе подмечали и исправляли ошибки, но нужно было мнение со стороны. Послушали ребят, которые в течение всего года были погружены в работу.
- Вовлечь участников в подготовку ивента. Мне хотелось сделать так, чтобы ребята смогли пообщаться, классно провести время, запомнить этот вечер и принять участие в создании мероприятия: придумать активности, предложить дресс-код или стать ответственным за отдельную часть события.
Чтобы закрыть все цели, разделили ивент на две части: официальную и неформальную. На первой ребята делились впечатлениями от стажировки и участия в комьюнити, а на второй сами проводили активности и инициировали развлечения.
Официальная часть — время рефлексии и наблюдения за ошибками
Формальную часть решили провести прямо в корпусе Вышки — забронировали аудитории, предупредили ребят и дали ТЗ на подготовку. Чтобы качественно провести рефлексию, попросили участников заранее подготовить презентации — рассказать, на каком уровне они попали в команду, что делали в течение года, чему научились. Кроме того, предложили подумать, с чем возникали сложности и какие процессы можно было бы улучшить.
С нашей стороны на официальной части нужно было рассказать, что ждет ребят дальше в комьюнити: чем можно заниматься и какие навыки развивать. Собрали свою презу, презы ребят, и вот — час настал. Стартанули ярко — устроили фотосет на собственных фонах во время welcome-части!
Фотосет на фирменных фонах. Айти, развитие, личностный рост — наши ценности в визуальном отображении
Формат основной части — практически Power Point party. Ребята по очереди делились презентациями, слушали фидбек менторов и ребят из команды. Было здорово, что участники действительно смогли структурировать рассказы и показать свой рост, а также получить персональную порцию аплодисментов и благодарностей от менторов.
Мы в руководстве и умилялись, и наблюдали, как человек рассказывает о своем пути, чего хочет дальше и какие тонкости в процессах отмечает. Собрали пачку выводов, над которыми работаем уже сейчас, чтобы улучшить процессы в следующем году.
Лайфхак-совет: перед ивентом пробрифуйте всех спецов с руководящих позиций и менеджеров проектов. Пусть они отмечают, какой фидбек дают их подменторные и ребята с проектов, какие моменты в работе можно улучшить и на что обратить внимание. После мероприятия проведите встречу, обменяйтесь наблюдениями и сформулируйте общие планы, как внедрять изменения.
Выступления ребят и реакция других участников. Было здорово смотреть на позитивную реакцию слушателей и отдачу аудитории на каждом выступлении
Суммарно послушали больше 15 фидбеков, некоторые инициировались спонтанно: ребята не готовили презы, но хотели поделиться впечатлениями и рефлексией. Было неожиданно и приятно, когда выступить захотела участница, которая участвует в жизни комьюнити уже 5 лет.
В конце рассказали ребятам о возможностях участия в организации осенью 2023 и дали гугл-форму, в которой можно поделиться хотелками и своей мотивацией занимать конкретную позицию.
Лайфхак-совет: Учитывайте формат мероприятия и возможности участников сделать выбор в моменте. Мы предложили ребятам более 10 возможных ролей внутри организации в следующем году и поняли, что нужно время подумать. Закинули форму в общий чат с большим дедлайном — так смогли рассказать о желаниях и те, кто не смог прийти на ивент, и те, кто не был готов ответить в моменте
Зафиналили основную часть и перешли к неформальной — вручать сертификаты, праздновать и наслаждаться моментом.
Развлекательная часть — network&chill
Неофициальную часть провели в лофте — заранее выбрали подходящую локацию недалеко от корпуса Вышки. В подготовке приняли участие и ребята из команды — придумывали активности, генерировали идеи по программе и предложили вариант с классными фонами, которые показали выше!
Первым делом собрали всех в локации, зарядились пиццей и перешли к главному — торжественно вручили сертификаты о прохождении стажировки всем участникам. Сертификаты сделали не шаблонные — у каждого была подпись от ментора о результатах и дизайн в стиле своего направления.
После сертификатов перешли к развлечениям — ребята проводили «Громкий вопрос», дженгу с заданиями, продвинутый бирпонг и другие активности. На ивенте каждый смог найти развлечение, пообщаться с друзьями и познакомиться с ребятами, которых видел вживую в первый раз.
Почувствуйте атмосферу этой вечеринки!
Короткий чек-лист, что стоит учесть при подготовке неформальной части:
- узнайте, можно ли продлить аренду локации и шуметь после 23. Мы бронировали лофт до 00, но потом продлевали несколько раз
- заранее закупите всю необходимую еду, напитки, реквизит для активностей, чтобы не докупать его в последний момент или ждать доставку из Лавки
- уточните, есть ли возможность парковаться гостям на авто
- проверьте технические возможности площадки по звуку и свету. Так фотографам будет проще и удобнее сделать классный контент или захватить софтбокс, а вам не нужно будет искать микрофоны по друзьям
- проведите бриф команды, ответственной за активности — каждый должен точно знать инструкции на свою точку и быть готов подхватить задания других
Наш выпускной прошел классно — участники и организаторы довольны, вышло красочно, еще и бюджетно! Собрали пару выводов о таких ивентах для следующих праздников.
- Формат мероприятия в двух частях рабочий. У нас была пауза между ними, чтобы ребята добрались до второй локации и настроились на нужный вайб.
- Рефлексия — супер важная часть любых итогов. На основе нее участникам было проще подумать, что хочется делать дальше.
- Готовиться заранее и вовлекать команду — база. Учли прошлые ошибки и в этот раз привлекли ребят заранее. Получилось придумать реально крутые развлечения и обратить внимание на моменты, которые мы как орги в спешке могли забыть.
Этот ивент для нас памятный и не последний — уже вовсю готовимся к масштабному айти-форуму в Вышке этой осенью. Собираем увлеченных айти-сферой, зовём компании и отраслевых специалистов. Следить за новостями можно в телеграм-канале «Бизнес в стиле .RU».
Расскажите, какие нестандартные идеи вы реализовали в мероприятиях?