Деловая переписка - что это и как её вести?

Независимо от того, отправляете ли вы электронное письмо или пишете письмо, есть несколько ключевых советов, которые помогут сделать ваши деловые сообщения точными и убедительными.

Начните с хорошо написанного введения, которое представляет вас и предмет вашей переписки. Затем добавьте четкий и лаконичный текст, в котором сообщается, что вы хотите получить от получателя.

Введение

Деловая переписка — это любая форма письменного общения, в которой участвуют два человека в деловых отношениях. Обычно это письма, но также могут быть заметки и электронные письма.

В зависимости от цели деловая переписка может быть официальной или неофициальной. Его можно использовать, чтобы сообщать информацию, передавать чувства или задавать вопросы.

Важно написать введение, которое знакомит с основными моментами вашего письма и позволяет читателю легко понять, что вы пытаетесь передать. Это нужно сделать до того, как вы начнете писать текст письма.

Хорошо написанное введение украсит остальную часть вашего письма. Это также поможет вам связаться с вашей аудиторией. Кроме того, это покажет, что вы изучили тему своего письма и знаете, что нужно вашей аудитории.

Тело

Основная часть делового письма является важной частью переписки. Он должен быть составлен таким образом, чтобы быстро донести ваше сообщение и убедить читателя.

Вы должны начать письмо, написав свое имя, дату и внутренний адрес (информация о получателе), после чего следует приветствие и завершение. Если вы отправляете несколько копий письма, вы должны оставить лишнюю строку перед приветствием и закрыть.

Приветствие — это формальный способ обращения к адресату с использованием его или ее титула и фамилии. Формулировка зависит от типа отношений между вами и получателем.

Основная часть делового письма должна включать основные моменты и подтверждающие доказательства вашей точки зрения с призывом к действию в конце. Он также должен быть кратким, чтобы не перегружать читателя.

Приветствие

При написании деловой переписки вы можете произвести большое впечатление первой строкой. Приветствие — это первое слово вашего сообщения, и оно задает тон того, насколько серьезно вы относитесь к общению.

Существует несколько видов приветствия для делового письма, и каждый подходит в зависимости от адресата. Важно учитывать, к кому вы обращаетесь и сколько времени вы провели с ними, чтобы выбрать лучшее приветствие для своего письма.

В официальных деловых письмах приветствие может включать титул и фамилию человека. В большинстве случаев за заголовком следует либо «Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа», либо «Для кого это может касаться».

Закрытие

Деловая переписка — это письменная форма общения, позволяющая передавать важную информацию. Важно правильно писать деловые письма и использовать соответствующий тон.

Письма также являются отличным способом создания и поддержания позитивных отношений с вашими контактами, клиентами и заинтересованными сторонами. То, как вы закроете деловую переписку, может повлиять на то, будет ли ваше сообщение прочитано или проигнорировано.

Использование правильной заключительной фразы важно для того, чтобы произвести хорошее впечатление. Завершение деловой переписки должно быть формальным и содержать профессиональные фразы.

Обычный способ закончить деловое письмо фразой «С наилучшими пожеланиями». Это закрытие хорошо работает в разных ситуациях и кажется более неформальным, чем другие закрытие. Это может работать в сопроводительном письме или вступительном электронном письме и менее формально, чем другие закрытия. Это также комплиментарное закрытие, которое звучит более представительно, чем другие закрытие. Его также можно использовать для продолжения интервью или звонка с клиентом.