Всем привет!
Я – бизнес-консультант Наталья Ненашева, и мы продолжаем наш сериал о работе с бюджетными деньгами.
В предыдущей статье я рассказала, как подготовить ваш бизнес к выходу на рынок госзакупок. Обозначила важные аспекты подсчета себестоимости работ по госконтракту. А также о том, что ваша компания должна быть «профпригодна» к работе с бюджетными деньгами. Сейчас вы узнатет - что обязаны понимать все собственники и топ-менеджеры бизнеса, исполняющего госконтракты - о рисках, связанных с этим процессом.
Итак, поехали.
Главная опасность – невозможность отчитаться за потраченные бюджетные деньги.
В моей практике десятки кейсов, когда работа выполнена, а казначейство не выделяет положенные средства. Поскольку подрядчик-бизнесмен отчитался неправильно. И де-юре казначейство не имеет права возместить расходы подрядчика из бюджетных средств.
Можно быть добросовестным подрядчиком, качественно и в срок выполнить все обязательства, прописанные в госконтракте. Но по итогу Федеральное казначейство не примет отчетность. И тогда в лучшем случае компании придется вернуть полученные деньги. То есть поработать в убыток себе, остаться без прибыли и с дырой в финансах. А в худшем случае - попасть под обвинения о хищении целевых средств, это прямой путь к уголовной ответственности.
Хотя по факту никто ничего не расхищал.
Невеселая перспектива, правда? Конечно, ее можно избежать, если понимать самое важное. Проблемы такого рода в 99 % случаев бизнес создает себе сам, своими руками.
Звучит совсем легко, правда? Но это иллюзия. Соблюдать правила безопасности в сфере госзакупок очень непросто. Это за рулем можно элементарно соблюдать такие запреты как проезд на красный свет. А в работе с бюджетными деньгами нет единых правил игры. Нет даже федеральных законов, универсальных для какой-нибудь отдельной отрасли. Весь алгоритм работы с госденьгами и отчетностью опирается на конкретные нюансы конкретного контракта.
Вам никто не сможет дать шаблон договора, идеально подходящий для работы в сфере госзакупок. Нет единых правил по срокам сдачи отчетности. Нет даже указаний, как считать тот или иной показатель расходов в отчете. Начиная работать с госконтрактами, поневоле вспомнишь добрым словом ФНС. Налоговая жестко спрашивает за каждую копейку, но хотя бы выпускает понятные четкие указания. Сколько должен платить ИП на патенте, какие расходы уменьшат базу налога на прибыль и т.д.
А в госзакупках о подобных ясных правилах можно только мечтать. Поэтому и работать нужно от каждого конкретного контракта – риски всегда индивидуальны. При этом в начале работы с госконтрактами никто не скажет, какой должна быть отчетность в конце.
Но я все равно постаралась суммировать опыт и обозначить типичные риски.
Сейчас расскажу о них. С рекомендациями, которые помогут предпринимателям обезопасить свою репутацию и финансы
Первое
Изучайте Федеральный закон, по которому работает ваш заказчик. Бизнесмену-подрядчику нельзя использовать одинаковый подход к отчетности для разных ведомств. Главная трудность – в том, что каждое ведомство устанавливает свои правила, свои требования. Нет единого стандарта. Минздрав, Минпромторг, Минобороны - у каждой отрасли свои нюансы. И везде надо вникать, разбираться, изучать огромный объем документов. Любой распорядитель бюджетных денег разрабатывает свои формы. А потом еще и постоянно их меняет – как тот же Минпромторг, где меняются нормативы, регламенты и т.д. Нужно постоянно сидеть на их сайте, чтобы быть в курсе перемен
Отследить все перемены в правилах игры могут только профессионалы консалтинга. Например, такие, которые работают в моей команде и имеют огромный практический опыт помощи бизнесменам-подрядчикам. Экономить на помощи бизнес-консультантов – не лучшее решение. Потому что в результате у государства появится шанс сэкономить на работах по госконтракту – за ваш счет.
Второе
Подстрахуйте себя ДО того, как подпишете госконтракт. В приложениях к контрактам и договорам всегда согласовываются и отчетные формы. Иногда эти документы просто отсутствуют. То есть заказчик присылает договор, спецификацию работ и все. Мы всегда рекомендуем: дожимайте ситуацию до конца. Настаивайте, чтобы заказчик сам доработал те отчетные формы, по которым потом вы будете отчитываться за расходование госсредств. Иначе может быть очень неприятный сюрприз.
Нередки случаи, когда уже после выполнения работ заказчик высылает форму, по которой подрядчик отчитаться просто не может
Третье.
Федеральному казначейству не нужен отчет о работе. Оно проверяет лишь документальное соответствие выполненных обязательств между клиентом и заказчиком. Значит, корректная отчетность ничуть не менее важна, чем качественно выполненная работа.
Четвертое.
Казначейство работает «посмертно». Берет контракт и проверяет, правильно ли были совершены действия. Риск в том, что казначейство имеет право сказать «неправильно», и ничего поделать уже нельзя. Получится, что бюджетные средства израсходованы нецелевым образом. Поэтому важна предусмотрительность
Пятое.
Процесс работы с отчетностью по госконтрактам сложнее, чем бухгалтерский или налоговый учет. В бухучете или в отношениях с ФНС четко установлен правила игры: ответы Минфина, методология, регламенты. А в работе с госконтрактами контроль строгий, но единых правил отчетности нет до сих пор. Когда мы отчитываемся по налогам, то орган один – ФНС. И правила у него едины. Заказчиков по госконтрактам сотни: Минобороны, Минздрав, Минпромторг, МЧС, другие ведомства и госструктуры. Федеральных законов, по которым они работают – тоже сотни. И прописанные в них методики сильно отличаются друг от друга
Шестое.
Электронные образцы отчетности существуют лишь в зачаточном виде – по некоторым видам военных ОКРов, медицинских НИОКРов и некоторым видам субсидий Минпромторга. В остальных сферах приходится отчитываться на бумаге. При неправильной организации учетной политики эти расходы могут сильно вырасти
Седьмое.
Лучший способ подстелить соломку – входить в госконтракт с готовой сметой проекта. Смету нужно составлять в соответствии с будущей отчетностью. Как именно это делается, расскажу в отдельной статье. Но если и смета, и все пункты договора согласованы на стадии подписания – это облегчает жизнь бизнесу. Например, в смете указаны производственные затраты, стоимость услуг, сроки. Тогда достаточно в стандартной форме дать все показатели, оборотно-сальдовые ведомости со сроками и выполненными работами
Восьмое.
В разных территориальных казначействах разные правила. Не все пользуются указаниями, спущенными из центрального аппарата. Мы боимся налоговых проверок, но к ним хотя бы можно подготовиться: есть правила игры. А в общении с ТОФК все еще сложнее. К тому же региональные казначейства часто проверяют работу с госденьгами не своими силами. А через нанятых коммерческих аудиторов
Девятое.
Всем, кто покупает действующую компанию - из-за предыдущего опыта исполнения гос/заказов. Нужно учитывать опасный момент, связанный с госденьгами. Огромное количество организаций-получателей бюджетных средств не проверялось до сих пор. Поэтому если у них и были нарушения по работе с госденьгами, то информации об этом может и не быть. А процесс проверки начался в последние два года, власти ставят на поток вопросы контроля «подвигов прошлых лет». И у компании могут возникнуть проблемы на ровном месте. И, соответственно, у вас как у нового собственника
Предупрежден – значит вооружен. Но даже знание о рисках и методах их обхода – не гарантия вашей безопасности. Лучше, если страховкой вашего бизнеса от ошибок займутся профессионалы. Например, из моей команды. Вы можете прямо сейчас записаться ко мне на 30-минутную консультацию. Или связаться, чтобы договориться о встрече в московском офисе.
Если не хотите работать на госзакупках с убытками – не подставляйтесь! В следующей статье я расскажу о типичных ошибках бизнеса в процессе работы с бюджетными деньгами. И, конечно, помогу вам разобраться с тем, как ошибок избежать
Не теряем бдительности. Пока-пока!