Как сэкономить 1 000 000 рублей с помощью удаленного доступа к 1С и клиентским базам
Рассказываем, как торговая компания организовала удаленный доступ к 1С и клиентским базам, сэкономив 1 000 000 рублей разово на покупке сервера и мощных ПК.
История кратко
Проблема
Компания «Казснаб» после пандемии перестроила бизнес модель, из-за чего появилось много удаленных сотрудников, которым нужен 24/7 доступ к почте, базам данных и 1С. Важный момент — информация не должна аккумулироваться на личных компьютерах сотрудников.
Решение
Перенести данные на виртуальные сервера, к которым всегда есть доступ, и развернуть виртуальные компьютеры «Безопасного Офиса».
Результат
- Собственнику не пришлось покупать дорогостоящие сервер и компьютеры.
- Сотрудники могут получить быстрый доступ ко всей корпоративной информации из любого места.
- Компания больше не тратит время на информационное обеспечение удаленного склада.
Участники кейса
С чего все начиналось
О клиенте
Главное направление бизнеса клиента — оптовая торговля фармацевтической продукцией. Начало пандемии в 2020 году внесло поправки в работу многих компаний, наш клиент — не исключение. Если до этого все сотрудники работали из офиса, то теперь почти половина из них — на удаленке по всей России.
Удаленный доступ для менеджеров, работа и общение с клиентами онлайн, электронный документооборот — все это заставило нас начать более тщательно изучать информационные технологии.
Почему решили перейти на виртуалки
Сотрудников компании необходимо было обеспечить мощными компьютерами и доступом к базе данных: все бизнес-процессы завязаны на 1С. Покупка 20 мощных компьютеров — финансово затратный процесс, а ведь нужно еще защитить информацию от третьих лиц. Так начался поиск решений. Единоразовые затраты на организацию 20 рабочих мест:
Изначально мы задумались о покупке сервера, но это дорого и муторно: его нужно где-то физически располагать, питать электричеством, проводить Интернет. Виртуальные компьютеры стали для нас идеальным вариантом.
Опасения при переходе на виртуальные компьютеры
В силу неосведомленности клиента о принципах работы виртуальных компьютеров встал вопрос доверия. Собственнику было непривычно от того, что вся информация будет храниться где-то в «облаке», а не на физических компьютерах.
Но после изучения данного вопроса с юристами и бухгалтерами клиент понял — это безопасно.
Опасения, как и у всех, были связаны с отсутствием опыта, незнанием законодательства и банальным невежеством. Пообщавшись с юристами, мы поняли, что хранить информацию в ЦОДах — безопасно. Законодательство защищает наши данные от вмешательства так же, как мы не можем зайти к кому-то в частную собственность, это карается законом.
В самом начале сотрудничества мы столкнулись с большим недоверием со стороны руководства «Казснаба» по вопросу сохранности данных. Мы объяснили, как работают современные ЦОДы и отправили к юристам. В результате Ренат и его коллеги полностью разобрались в вопросе и решились использовать современные технологии в своем бизнесе. В качестве подрядчика выбрали нас, за что им большое спасибо!
Почему выбрали «Безопасный Офис»
Наличие тревожной кнопки стало ключевым фактором в принятии решения о сотрудничестве именно с «Безопасным Офисом». Собственнику понравилась идея о том, что, нажав на эту кнопку, он может тут же и абсолютно для всех ограничить доступ к любой информации.
Мы 2 раза использовали кнопку в тестовом режиме. Все прекрасно работает. Это дает нам ощущение безопасности.
Включить сервер обратно может только собственник с помощью мастер-пароля, который знает только он. Этот механизм выводит из-под удара и его, и сотрудников: если грозит опасность, можно выиграть время, дать возможность адвокатам и юристам оказать должную помощь.
Как проходил переход на БО
Торговая компания перевела всех сотрудников на виртуалки за 1 рабочую неделю.
1. Подготовили к переезду
Сначала мы создали инфраструктуру, запросили данные сотрудников компании-клиента, сделали «слепки» их рабочих столов и воссоздали их в облаке.
2. Подключили пользователей
Затем подключили пользователей, отдали данные на проверку руководству «Казснаб», выполнили синхронизацию до актуальных версий приложений, которыми пользуются сотрудники клиента.
3. Перенесли 1С
Осуществили перенос 1С с офисных компьютеров. Тех. поддержка БО запросила доступы у штатного сисадмина и осуществила перенос на новые виртуалки. Сотрудники, которые с ней работают, не заметили изменений.
4. Настроили тревожную кнопку
В конце переезда техническая поддержка выдала клиенту «тревожную кнопку» и сделала бэкап данных.
Обеспечили клиента анонимными тревожными кнопками, которые позволяют при возникающих форс-мажорах и незаконных действиях со стороны сотрудников и госорганов отключить все рабочие компьютеры за 1 минуту.
Как сложились отношения штатного сисадмина и «Безопасного Офиса»?
В самом начале наш сисадмин скептически относился ко всей этой затее. Приводил доводы против сотрудничества с БО. Конкуренция была в самом начале, но со временем она ушла. Сейчас идет больше сотрудничество, они знают друг друга по именам, общаются и решают вопросы. Этот процесс, видимо, неизбежен, надо его просто прожить.
Часто сталкиваемся со скепсисом штатных системных администраторов. Этот раз не был исключением. Сначала чувствовалось сильное недоверие к нашей компетентности, но уже через несколько месяцев мы наладили продуктивный диалог и начали больше сотрудничать.
В результате
Клиент сократил расходы на дорогостоящие сервер и компьютеры
С учетом удаленного рабочего стола сотрудники пользуются компьютерами средней мощности. Всю основную нагрузку берет на себя удаленный сервер, который позволяет работать и получать всю необходимую информацию намного быстрее.
Единоразовые затраты на организацию 20 рабочих мест сократились до 1 млн. рублей:
Затраты на организацию 20 рабочих мест с учетом амортизации оказались равными. Платеж в Безопасный Офис равен лизинговому платежу за сервер и рабочие компьютеры. При этом есть тех. поддержка у каждого сотрудника, данные защищены от кражи и бизнес работает без перебоев.
Открыли удаленный склад "по щелчку пальцев"
Когда мы открыли удаленный склад, нам нужно было только провести Интернет и поставить туда не самые дорогие компьютеры. Впервые этот процесс прошел для нас незаметно.
Руководство больше не тратит время на информационное обеспечение склада.
Бизнес работает без перебоев
Раньше был один сисадмин, который не мог физически обслужить потребности всего коллектива.
Техническая поддержка «Безопасного Офиса» взяла на себя этот вопрос. Сейчас каждый сотрудник имеет доступ к поддержке и быстро закрывает свои вопросы.
Один из жирных плюсов — техподдержка. Ребята всегда оперативно реагируют на любой вопрос, связанный с компьютерами (ЭЦП, налоговая, госуслуги, торги, тендеры, системы электронных паспортов). Лично я забыл, что такое неработающий принтер/сканер.
Удовлетворенность сотрудников работой тех. поддержки составила 100%. Своим мнением о работе с Безопасным Офисом клиент поделился в отзыве:
Послушайте, что говорит сам клиент
Видео-интервью с операционным директором ООО «КАЗСНАБ» Ренатом Исламовым:
Надеемся, статья была полезна для вас. Те, кого заинтересовал кейс или кто задумался о переходе компании на виртуальные компьютеры, записывайтесь на закрытую онлайн-экскурсию в «Безопасный Офис».
И, конечно, подписывайтесь на наш телеграм-канал, в котором мы публикуем анонсы наших онлайн-мероприятий, кейсы и полезные материалы.
Добрый день.
А как представляется возможным стать вашим клиентом? На вашем сайте безопасный офис рус указан номер телефона, на который либо никто не отвечает, либо отвечает женщина со словами: " вы не туда попали" . Связаться невозможно, ни по одному номеру по вашей компании. А статья интересная конечно..