Личный опыт. Платформа для коммуникаций YuChat

Высокая эффективность коммуникаций в любой компании является ключевым фактором успеха. От этого фактора напрямую зависит производительность, качество работы и успешность организации в целом. Казалось бы - прописная истина, но, вспоминая о ней, всегда хочется найти “то самое” решение, даже если у вас в компании не десятки тысяч, а пара сотен сотрудников. Эта статья будет полезна тем, кто ищет такие решения и доказанные примеры повышения эффективности.

Личное общение - один из лучших вариантов для быстрого и качественного решения многих рабочих вопросов. При этом в современном мире большое количество сотрудников могут работать удаленно. Наша компания не исключение, поэтому со временем личного общения в офисе стало гораздо меньше. Мы пробовали использовать очень разные инструменты для общения - сервисы видеоконференций, мессенджеры и т.д. Но, как и многие, сталкивались с тем, что нет ощущения присутствия коллеги рядом. Возможность “подсесть” к коллеге и быстро обсудить рабочий вопрос - то, чего нам не хватало в регулярной работе. Разрозненные источники информации, невозможность быстро найти и поделиться информацией с коллегами становилась для нашей команды проблемой. По результатам брейншторма мы обозначили для себя пять проблемных зон в коммуникациях, которые хотелось бы поправить. Потом подбирали инструмент, который решит наши проблемы и в итоге нашли платформу для коммуникаций YuChat. Дальше опишу, каких улучшений мы смогли достичь после перехода на новую платформу.

Недостаток спонтанного общения

Один из важных факторов, влияющих на эффективность компании - это качество внутренней коммуникации. Взаимодействие между сотрудниками должно быть открытым, прозрачным и эффективным. Регулярные собрания, электронные письма, внутренние чаты, корпоративные блоги и другие инструменты решают базовые потребности в коммуникациях, но не закрывают потребность в спонтанном общении. Возможность поучаствовать в незапланированном разговоре коллег на интересную для вас тему - то, чего нам не хватало. YuChat позволяет увидеть, как ваши коллеги разговаривают друг с другом в данный момент и присоединиться к их разговору. При этом, если разговор носит приватный характер, то вы его не увидите. В англоязычном сегменте такие разговоры иногда называют watercoolers, общение возле кулера с водой. Другая фича, которая помогает оживить онлайн-общение - живая, но не лезущая в глаза анимация о работе коллег в онлайне. Например, видно, кто пишет сообщения или записывает аудио-сообщение, кто какой канал читает. В итоге количество спонтанных встреч, кажется, теперь превышает запланированные, и у нас вновь появилось “чувство локтя” как если бы мы снова собрались в одном офисе.

Слишком много разных сервисов

Разнообразие коммуникационных каналов позволяет достигать разных целей коммуникации в компании. С одной стороны, много каналов - это хорошо, с другой стороны - их может стать слишком много. В процессе поиска подходящего нам сервиса мы испробовали, кажется, все популярные сервисы видеоконференций и корпоративных мессенджеров. Какие-то лучше в одном, какие-то в другом, и очень редко сервисы имеют нужное качество видеоконференций и чатов одновременно. Самый важный вывод, который мы сделали для себя - чем меньше сервисов используется для коммуникаций - тем лучше.

Также при этом важно разделять коммуникационные каналы на личные и рабочие. Оказалось очень удобно, когда почти все рабочие каналы коммуникации можно поместить внутрь одного сервиса. Да, это требует усилий от всех участников команды, при этом ценность такого разделения становится видна очень быстро.

Перейдя на Yuchat, мы освободили телеграм и вотсап от рабочих переписок и у нас больше нет путаницы, в каком из сервисов будет проходить следующая встреча.

Низкая вовлеченность команды в онлайн коммуникации

Качественная коммуникация должна быть двусторонней. Регулярные собрания, ежеквартальные отчеты, анонимные опросы и обратная связь - все это способы для активного обмена информацией и получения обратной связи от сотрудников. Все они позволяют выявлять проблемные моменты, лучше понимать потребности команды и оперативно реагировать на изменения. Но что делать, если ваша команда реагирует на онлайн коммуникации не так активно, как вы от неё ожидаете? Проведенный нами мини-опрос показал, что одна из важных причин - степень лояльности к каналу коммуникации. Лояльность прямо влияет на вовлечённость. В Yuchat у вас нет шансов получить спам, вы видите все просмотры и реакции на сообщения. Каждая из этих небольших деталей помогает повысить доверие команды к тому, что транслируется онлайн. Доверие помогает повысить вовлечённость, а значит, и эффективность. В процессе опроса даже родился юмористический эксперимент, демонстрирующий, что приглашение в бар через Yuchat на 50% более эффективно, чем через другие мессенджеры.

Сложности поиска

Одна из особенностей Yuchat, которая произвела на нас впечатление - настоящие фокусы с поиском. YuChat не только мессенджер с видеосвязью, он обладает несколькими дополнительными функциями. Все звонки автоматически записываются, что позволяет в любой момент вернуться к записям и прослушать или просмотреть звонок снова. Производится автоматическая расшифровка записей звонков с возможностью выгрузить файл с диалогами, а также получить короткое резюме встречи, сгенерированное ИИ. А самое важное, что по всем этим данным можно искать любую нужную информацию. Причём поиск работает насквозь, через сохраненные аудио- и видео-файлы, сообщения и расшифрованные звонки, что значительно упрощает нахождение нужной темы.

Кроме того, записи звонков можно пересылать или делиться ими с коллегами. Это позволяет решать некоторые коммуникационные задачи в разы эффективнее.

Отсутствие фокуса на проекте

В повседневной жизни каждый сотрудник может участвовать в нескольких проектах одновременно, многим приходится параллельно быть в контексте нескольких обсуждений, менеджерам и директорам необходимо получать только наиболее важную информацию о проекте для контроля рисков и сроков завершения. В современных инструментах для командной работы необходима возможность гранулярного разделения информации для того, чтобы сотрудник мог как получить “верхнеуровневое” понимание проекта , так и вникнуть в мельчайшие детали при необходимости. В YuChat реализована концепция рабочих пространств, с помощью которой мы разделяем работу над разными проектами внутри компании. Это можно сравнить с офлайн практикой, когда команду, работающую над проектом, сажают в отдельную комнату максимально близко друг к другу. Коммуникации упрощаются и работа над проектом идёт эффективнее. Кроме того, пользователи могут выбирать, в каких рабочих пространствах им принимать участие, что позволяет избежать информационного шума.

Общее

Конечно, все перечисленные улучшения невозможны без закрытия базовых потребностей. В Yuchat удобные чаты, с рядом функций, облегчающих коммуникации внутри компании. Мессенджер позволяет использовать приватные и публичные чаты, обеспечивая гибкость и конфиденциальность в обмене информацией. Кроме того, пользователи могут осуществлять голосовые и видеосообщения. Встроенная запись экрана позволяет делиться информацией, демонстрируя документы или процессы. В чатах работает разметка Markdown и возможность вставки кода в сообщениях, что очень полезно для разработчиков и технических специалистов. Кроме того, пользователи могут отправлять вложения до 5 Гб, что позволяет обмениваться большими файлами без необходимости использования дополнительных сервисов.

Ещё одна из классных идей, которую предлагает Yuchat - автоматическое summary звонка, по сути, снимающее необходимость в отдельном ведении и рассылке протоколов встреч - всё делает за вас встроенный ИИ.

Также у мессенджера есть открытое API для подключения внешних сервисов и интеграций, что помогает синхронизировать работу с другими приложениями.

С точки зрения стоимости сервиса всё очень гибко. Приведу описание без указания цен, за ними лучше перейти на страницу сервиса.

FREE: Тарифный план для компактных команд. Полный функционал доступен бесплатно до 15 пользователей, включая все возможности записи видео- и голосовых конференций и транскрипции. Записи звонков и вложений хранятся 1 месяц.

CLOUD: Универсальное решение для любой компании. Доступна неограниченная история сообщений, а также полный функционал включая сохранение записей звонков и вложений в течение 1 месяца.

ENTERPRISE: Оптимальный выбор для крупного бизнеса. Помимо всех возможностей тарифа CLOUD, предоставляется возможность установки мессенджера внутри инфраструктуры компании, подключения к корпоративному LDAP/SSO и другие дополнительные функции для администраторов (возможность добавления ботов, открытое API и др.).

ENTERPRISE+: Бескомпромиссный сервис. Включает все возможности предыдущего тарифа, а также личного менеджера и премиум-поддержку.

По личному опыту можно сказать, что YuChat - мессенджер для бизнеса, который позволяет существенно повысить эффективность коммуникаций внутри компании. Благодаря удобным чатам, функциям видеосвязи, наличию рабочих пространств для команд, интеграций и AI, он становится отличным инструментом для организации коммуникаций и сотрудничества в любой компании.