Как электронные формы помогают оптимизировать бизнес-процесс и уменьшить расходы

Бумажная волокита и связанные с ней проблемы — частая история, особенно когда бизнес развивается довольно быстро и его объемы увеличиваются кратно за небольшой промежуток времени. И если собрать всю информацию еще можно, то цифровизировать и проанализировать ее — задача трудоемкая и не из легких.Один из наших клиентов, который занимается доставкой скоропортящихся товаров, тоже столкнулся с этой проблемой. Большой штат сотрудников и собственный автопарк, более сотни точек доставки в день! Документооборот и отчетность превратились в одну большую… боль.

1. Финансовые затраты на цифровизацию данных и отсутствие автоматизации процесса: требовались отдельные сотрудники для переноса данных с бумажных носителей.

2. Низкая скорость рабочего процесса из-за большого объема бумаг, которые сотрудники должны заполнять.

3. Финансовые потери из-за большого расхода топлива и длинных неоптимальных маршрутов.

Сотрудники посещали офис два раза за день: забрать бланки перед маршрутом и отдать уже заполненные документы в конце рабочего дня.

4. Потеря прибыли из-за отсутствия контроля заполнения бланков.

5. Огромные затраты на канцелярию: бумага, картриджи для принтеров и т. д.

6. Бумажные документы терялись или портились.

7. Сотрудники могли забыть заполнить документы или внести не всю информацию.

1. Переход на электронный документооборот и цифровизация данных. Все в электронном виде. Ничего не потеряется!

2. Настройка автоматических отчетов, которые позволяют агрегировать всю информацию для полного контроля в электронном виде. По нажатию одной кнопки теперь можно построить понятный отчет за день\неделю\месяц.

3. Интеграция во внутреннюю систему сбора данных клиента.

4. Внедрение мобильного приложения Телетрек, в котором сотрудник на своем смартфоне заполняет бланк в электронном виде и мгновенно отправляет его в офис. Сотрудник не забудет заполнить все необходимые документы.

5. Сокращение лишних пробегов до 0, ведь перед рабочим днем и после него не нужно ехать в офис.

В Телетреке есть инструмент под названием «Формы». Использование форм позволяет уйти от бумажных носителей: сотрудники заполняют бланки в электронном виде прямо со своего смартфона, а диспетчер оперативно их обрабатывает.

Вы можете:

И многое другое в зависимости от потребностей вашего бизнеса.

Расскажем, как это все работает для всех сотрудников.

Со стороны диспетчера:

Нужно только один раз создать шаблон бланка с необходимыми полями и условиями для заполнения. При создании задачи выбрать условия для ее выполнения. Например, нужно обязательно заполнить некоторые поля, а также задачу нельзя закрыть, не заполнив форму. Диспетчер настраивает отчет по формам, который будет приходить на почту ему и его коллеге раз в месяц и раз в квартал.

Все заполненные бланки хранятся в электронном виде и их можно посмотреть в любой момент. Диспетчеру не нужно собирать бумажные бланки от сотрудников.

Со стороны сотрудника:

Сотрудник утром сразу приступает к работе, ему не нужно ехать в офис за бумажными бланками. Теперь они доступны в электронном виде в его смартфоне.

Выполнив задачу в мобильном приложении, отправляет заполненный бланк с прикрепленными фотографиями и файлами (также фиксируется дата и место заполнения формы).

Приступает к следующей задаче. В конце рабочего дня сотрудник не заезжает в офис отдать документы, а сразу едет домой.

Со стороны руководителя:

В любой момент может вмешаться в рабочий процесс, ведь все документы доступны в электронном виде.

Больше не нужно сидеть несколько дней, раскладывая и анализируя бумажные документы. По итогам месяца на почту или мобильный телефон приходит подробный отчет по всем заполненным бланкам. В конце месяца по итогам расчётов сотрудники с высоким KPI премируются.