Ответственность работодателя при неправильной уплате налогов за сотрудника, уехавшего за границу

Сотрудник становится нерезидентом в день, когда общий срок его нахождения за пределами РФ за последние 12 месяцев составляет 183 дня. Для ИФНС не имеет значения, когда сотрудник стал нерезидентом. Важен его статус на 31 декабря, поскольку в эту дату заканчивается налоговый период по НДФЛ. Если на 31.12.2022 г. у сотрудника статус — нерезидент, он является таковым для всего 2022 г., и даже для времени, когда он фактически находился в России.

Это означает, что у сотрудника возникнет задолженность по НДФЛ за прошлый период, поскольку налог был уплачен по ставке 13%, как с доходов резидента, а должен был платиться по ставке 30%, как с доходов нерезидента. Соответственно, работодатель обязан пересчитать НДФЛ и удержать задолженность.

Законодательством не предусмотрена обязанность сотрудника сообщать своему работодателю о смене адреса, однако это может быть закреплено в трудовом договоре. Тогда сотрудник подает заявление и присылает копию загранпаспорта с отметкой пограничной службы. Но бывает, что стороны пренебрегают данным моментом и не вносят никаких исправлений.

В случае, если работодатель узнает о изменении статуса сотрудника от самого сотрудника, ему придется «удержать» нужную сумму НДФЛ в виде разницы между суммой налога в 13–15% и 30%. Общая сумма удержания не должна превышать 50% от выплачиваемого дохода. Если налоговый агент не смог «доудержать» налог, то сообщает налоговому органу и налогоплательщику о невозможности это сделать. Такое сообщение направляется в инспекцию не позднее 1 марта следующего года, то есть в нашем случае 2023-го. После этого сотрудник-нерезидент самостоятельно обязан доплатить разницу. Подать декларацию 3-НДФЛ и уплатить налог можно удаленно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

В этом посте мы разобрали, как оно должно быть по букве закона. Чем грозит работодателю неисполнение этой самой буквы, мы расскажем в следующем посте