Ретроспектива: бесполезная трата времени или новая возможность? (ШАБЛОН в подарок)

Всем привет Меня зовут Федякова Юля! Я являюсь экспертом в области командообразования и проектного управления. Сегодня предлагаю вам поговорить о ретроспективе. Что же это такое? Для чего это нужно? Как проводить?

Ретроспектива – событие, которое происходит после каждого спринта и которое предназначено для анализа работы команды и поиска способов улучшения процесса разработки.

Звучит оптимистично...Но когда мой руководитель внедрял ретроспективу и я в первый раз ощутила на себе, что это такое, я подумала: «Фу какая-то фигня: мы сидим все вместе тратим своё время, а могли бы делать важные и полезные дела… вместо этого мы сидим и заполняем табличку!»

Тогда мне казалось, что это абсолютно б е с п о л е з н о…Всё равно ничего не изменится. НО потом я сама стала руководителем, я поняла, что до меня некорректно донесли ценность этого инструмента, что испортило моё первичное восприятие. Уже внедряя ретроспективу в свою команду, я решила, что нужно иначе преподнести ребятам, для чего им это нужно.

Для сотрудника ретроспектива – это возможность подумать о том, как у него прошёл рабочий период или проект. Со своей командой я обычно провожу такие встречи раз в месяц.

Здесь очень важно действительно подвести для себя небольшой итог и понять: что я беру в новый месяц, а что не беру в новый месяц?

Сейчас моя команда уже достаточно активно вовлекается в ретроспективу. Этот инструмент и эти собрания стали одними из любимейших встреч в нашей команде, когда мы говорим не только о задачах, но и о себе.

Для руководителя ретроспектива – это вообще просто клад. Ты можешь посмотреть на своих сотрудников их глазами, что не просто интересно, но и очень полезно. Вы увидите ответы своих подчинённых. У всех будут абсолютно разные высказывания. Например, кто-то напишет, что он хочет меньше переживать, кто-то поделится тем, что не хочет брать на себя каких-то новых задач. А ты уже как руководитель делаешь для себя определённые выводы. Ты начинаешь понимать, чем живёт твой сотрудник, как он воспринимает этот мир и, соответственно, что ему можно доверить.

Ретроспектива очень хорошо открывает софт-скиллс и хард-скиллс специалистов. Благодаря ей вы сможете оценить, как мыслит сотрудник выполнение своих задач. Такую полную картину никогда не дадут сухие показатели метрик.

Вот почему нужна ретроспектива, надеюсь, я уже «продавала» вам этот инструмент)))

Теперь поговорим о том, как проводить. Я обычно даю команде 4 вопроса, на которые они должны ответить:

1) Что важно начать делать?

2) Что важно продолжить делать?

3) Что нужно прекратить делать?

4) Что важно делать меньше?

Обычно это оформляется в обычную таблицу, в который каждый сотрудник писал свои ответы.

Я проводила ретроспективу со своей командой только раз в месяц, потому что у нас не было долгосрочных проектов, как и не было очень жёстко выверенных спринтов. Мы ставили кипы на месяц и в конце месяца проводили наше собрание, на котором отвечали на вопросы ретроспективы в табличке.

На заполнение таблички я обычно давала немного времени: на каждый вопрос 2-3 минутки. Соответственно, сначала мы все заполняли один столбик, обсуждали его, потом второй, третий и четвёртый. Очень важно проговорить всё сразу. Чтобы люди могли высказаться. Возможно, что-то будет касаться не только говорящего, но и других членов команды.

На ретроспективу у нас обычно уходило где-то около 30 минут. Сначала мы подводили итоги месяца, но самая интересная часть у нас была дальше. Мы сравнивали свои ответы с предыдущими. Каждый мог посмотреть, что он писал, например, в ноябре. Оценить, насколько совпадает написанное. Возможно, сотрудник из раза в раз пишет одно и тоже: я хочу меньше переживать, больше уделять время планированию. Это необходимо для того, чтобы понять, действительно ли ретроспектива помогает менять своё отношение к работе.

Ретроспективу можно проводить не только в айти-командах и командах разработки продукта. Любой руководитель в любой нише может собрать свою приближённую команду или провести ретроспективу расширенного типа. Ретроспектива приближённого типа проходить очень душевно и неформально. На ней подводим итоги, понимаем, какие уроки из этого месяца можно извлечь. Важно, чтобы каждый член команды был вовлечён и принимал активное участие в обсуждении. Руководитель в том числе! Вы тоже смотрите, пишете ответы на вопросы и обсуждаете всё со своими подчинёнными.

Главное – создать честную и искреннею атмосферу, чтобы люди поняли, что они могут раскрываться и писать, что они думают. Помните, у вам нет цели поругать сотрудников или похвалить кого за то, что он напишет приятные для вас слова. Суть ретроспективы – провести внутренний монолог с самим собой, каждый человек должен сделать для себя какие-то выводы, понять, над чем нужно работать в следующем месяце.

После завершения встречи вам нужно сесть и изучить табличку по каждому человеку. Возможно, вас что-то порадует, возможно, что-то огорчит. Результаты рефлексии не должны сказываться на ваших каких-то импульсивных решениях То есть если вы видите, что человек, например, пишет, что он не хохочет брать на себя новые задачи, чтобы не перегрузиться или не выгореть в новом месяце, это не значит, что он плохой сотрудник и его нужно срочно увольнять, потому что он не хочет на себя брать задачи. Вы должны понять более глубоко: а что стоит за этими мотивами? Ретроспектива может быть поводом к дополнительным индивидуальным встречам, где вы уже с конкретным сотрудником будете что-то разбирать.

Ретроспектива полезна в первую очередь вам для того, чтобы Вы могли лучше понимать свою команду. Вы увидите не просто людей, которые делают свои задачи, а именно личностей, которые как-то переживают.

Вам будут писать про переживания, страхи, усталость из-за работы по ночам. Возможно, кто-то напишет, что он бы хотел больше заниматься креативами. А вы даже не подозревали, что данный сотрудник на такое способен.

Так вы откроете много нового для себя. Зачастую мы постоянно работаем, работаем, работаем…выполняем задачи. Иногда важно просто остановиться и подумать. А чего я действительно хочу? Что хочу делать, а что лучше прекратить делать? Что взять в фокус, чтобы изменить что-то в следующем периоде и не наступать на одни и те же грабли?

Чтобы команда действительно развивалась, чтобы каждый сотрудник рос как профессионал и вы как руководитель могли контролировать этот рост, внедрите этот замечательный инструмент – р е т р о с п е к т и в у.

Рекомендую проводить собрание в конце месяца, когда начинаете ставить новые кипы, брать новые задачи.

Чтобы вам было ещё проще и легче внедрить ретроспективу в свою команду, я для вас подготовила шаблон. Его можно найти по ссылке:

При желании вы можете доработать этот шаблон, добавить свои вопросы…

Обязательно реализуйте эту практику со своей командой. Чтобы ощутить полезность этого инструмента, рекомендую его использовать не менее двух раз.

Как вам этот инструмент? Поделитесь своим мнение в комментариях. Может быть, вы уже внедряли ретроспективу. Насколько эффективными вам показались эти встречи? Буду благодарна, если напишете.

Подписывайся на меня, чтобы узнать ещё больше классных фишек и инструментов по работе с командой.