Отпуск в аутсорсинге
В своей бухгалтерской компании мы пользуемся следующими инструментами по отпускам сотрудников:
1. График отпусков
Речь ес-но НЕ про унифицированную форму Т-7, хотя смысл похож. Наш график отпусков - это гугл-таблица, в которой сотрудники выделяют цветом свои отпуска.
Чтобы проблем с заполнением графика не возникло, правила надо сформулировать и выкатить заранее:
- кто может пересекаться отпусками, а кто нет
- сколько человек одновременно могут быть в отпуске
- какую продолжительность отпуска можно выделять (2 раза по 2 недели или можно делить по неделям) и т.п.
Также важно заранее выделить в графике те периоды, когда в отпуск не может ходить никто. В нашем случае это отчётные периоды, конечно, а также время перед Новым годом (когда традиционно много заявок от клиентов) или между майскими праздниками (чтобы никому не было обидно).
2. Таблица по заменам на период отпусков
Ещё одна гугл-таблица, в которой расписываются все клиенты отпускника и кто его заменяет по каждому клиенту. Если обязанности по клиенту делятся, это также отражается в таблице.
Кроме того в таблице есть текст сообщения для каждого клиента по поводу отпуска. Оно не одинаковое из-за того, что у клиентов разнятся каналы общения, частота обращений и отношение к отпускам.
Скрин таблицы по заменам отправляем в общий чат в Битриксе за несколько дней до начала отпуска, чтобы заменяющие могли подготовиться, в том числе морально)
Таблица по заменам также удобна:
- на будущее - если бухгалтер уже один раз был на замене по клиенту, то в следующий раз логично, чтобы заменял снова он.
- с точки зрения контроля нагрузки заменяющих - если бухгалтер был на замене по активному клиенту, в следующий отпуск коллеги он получит на замену более спокойного.
3. Задача "перед отпуском"
До того, как мы ввели задачу "перед отпуском" ровно в 18:00 крайнего рабочего дня довольные отпускники с широкой улыбкой покидали офис, а на следующий рабочий день начиналось:
- я не могу зайти в банк-клиент / базу 1С / ЛК онлайн кассы, видимо, сменился, пароль
- клиент просит 40 актов, которые должны были быть готовы заранее сегодня к 12, а я не знала
- клиенту не сообщили про отпуск и он требует Машу и т.д. и т.п.
Тогда мы стали спрашивать перед отпуском - ты сделал то, се, пятое, десятое? Отпускник довольно отвечал "конееееечно", но оказывалось, что нет.
Только после ввода задачи "перед отпуском" в Битриксе, где по каждому клиенту есть чек-лист, что должно быть сделано ДО ухода в отпуск, проблемы прекратили возникать и отпуска стали проходить гораздо спокойнее.
Да, теперь отпускник в 18:00 свой рабочий день перед отпуском не заканчивает, зато заменяющим бухгалтерам стало легче.
Все, что может быть сделано заранее перед отпуском, должно быть сделано. Вся информация по клиенту должна быть обновлена. Банк и документы должны быть проведены. Клиент должен быть уведомлен об отпуске, чтобы у него было время и возможность порешать какие-то вопросы со "своим", а не заменяющим бухгалтером. Тогда отпуск одного бухгалтера не превращается в геморрой для другого.
Если интересуетесь бухгалтерией на аутсорсинге, заходите в гости в Телеграм