Как настроить воронку продаж?

Меня зовут Топалов Игорь, я руководитель компании intoCRM.

В этой статье мы расскажем о том, как настроить воронку продаж. В случае возникновения вопросов, звоните: 8 962 510-49-14.

CRM (Customer Relationship Management) — это система управления взаимоотношениями с клиентами, которая помогает организациям эффективно взаимодействовать с клиентами, управлять данными о них и оптимизировать процессы продаж и маркетинга. Основные функции CRM включают:

- Хранение информации о клиентах

- Отслеживание взаимодействий с клиентами

- Управление сделками и продажами

- Автоматизация процессов

ПУНКТ 1. Для кого предназначена CRM?

Хотя CRM часто ассоциируется с отделом продаж, она может быть полезна и другим подразделениям компании:

▎1.1. Отдел продаж:

- управление сделками;

- анализ эффективности продаж;

- ведение базы клиентов.

▎1.2. Отдел маркетинга:

- сегментация клиентов;

- автоматизация email-маркетинга;

- анализ результатов рекламных кампаний.

▎1.3. Отдел производства:

- управление заказами;

- оптимизация производственных процессов на основе спроса.

▎1.4. HR-отдел:

- управление данными о сотрудниках;

- отслеживание взаимодействий с кандидатами

ПУНКТ 2. Настройка CRM для отдела продаж включает несколько этапов:

▎2.1. Активация дополнительных функций

Для начала необходимо активировать все доступные функции вашего тарифа:

а) счета и покупки;

b) товары;

c) директ чаты.

▎2.2. Настройка меню Imbox и Центра уведомлений

Рекомендуется включить меню Inbox и Центр НОТИФИКАЦИЙ для удобства работы с клиентами и отслеживания важных событий.

ПУНКТ 3. Основные Сущности CRM:

▎3.1. Сделки: основная сущность в CRM, где фиксируются все этапы взаимодействия с клиентом.

▎3.2. Контакты: содержат информацию о клиентах, включая имя, телефон, email и другие данные.

▎3.3. Компании: сущность включает данные о юридических лицах, с которыми работает ваша компания.

▎3.4. Дополнительные сущности:

- Товары — для управления товарными позициями.

- Мои юрлица — для учета юридических лиц.

- Счета и покупки — для упрощения процесса выставления счетов.

ПУНКТ 4. Последовательные этапы, через которые проходит сделка от начала до завершения:

▎4.1. Какие бывают этапы воронки?

По умолчанию воронка включает следующие этапы:

1. Первичный контакт;

2. Переговоры;

3. Принятие решения;

4. Согласование договора.

При настройке воронки продаж важно не только определить этапы, но и четко понимать, что должно происходить на каждом из них. Как уже было упомянуто, названия этапов должны быть сформулированы в завершенной форме, чтобы убрать неопределенность и повысить ясность для менеджеров.

▎4.2. Примеры корректных названий этапов

- Новая заявка получена — сразу понятно, что действие завершено, и необходимо перейти к следующему шагу.

- Клиент квалифицирован — это означает, что менеджер уже провел анализ клиента и знает, как действовать дальше.

- Встреча назначена — четко указывает на то, что следующий шаг уже запланирован.

- Коммерческое предложение направлено — обозначает, что документ отправлен клиенту, и ожидается его реакция.

ПУНКТ 5. Настройка этапов воронки:

Чтобы настроить воронку продаж, вам понадобятся права администратора. Следуйте этим шагам:

1. Войдите в вашу CRM-систему.

2. Перейдите в раздел «Сделки».

3. Нажмите на кнопку «Настроить» в правом верхнем углу.

4. В появившемся меню вы увидите текущие этапы воронки.

5. Для добавления нового этапа нажмите «Добавить этап».

6. Введите название этапа в завершенной форме (например, «Клиент квалифицирован»).

7. Установите порядок этапов, чтобы они отражали последовательность процесса продаж.

ПУНКТ 6. Этапы воронки: практические рекомендации:

▎6.1. Этап «Новый лид» должен быть первым в вашей воронке:

- Что происходит: все новые заявки автоматически попадают сюда.

- Почему важно: это позволяет вам контролировать качество входящих лидов и не упустить ни одну заявку.

▎6.2. Избегание этапа «Неразобранное»:

Как обсуждалось ранее, использование этапа «Неразобранное» может привести к потере данных о заявках:

- Проблема: Если менеджер отклонит заявки на этом этапе, вы не сможете отследить их.

- Рекомендация: Вместо этого используйте «Новая заявка получена» для сохранения всех обращений.

ПУНКТ 7. Настройка источников сделок:

После того как мы переименовали воронку и настроили этапы, следующим шагом будет добавление источников сделок. Это поможет вам отслеживать, откуда приходят ваши клиенты и какие каналы работают лучше всего.

▎7.1. Добавление источников

1. Переход в раздел «Источники сделок»:

- Найдите кнопку «Источники сделок» в меню.

- Нажмите на неё, чтобы открыть настройки.

2. Добавление нового источника:

- Нажмите на кнопку «Добавить источник».

- Введите название источника (например, Facebook, Instagram, WhatsApp и т.д.).

- Убедитесь, что вы правильно указали тип источника, чтобы потом легко идентифицировать его в отчетах.

3. Интеграция с платформами:

- Для интеграции с социальными сетями или мессенджерами, следуйте инструкциям по авторизации.

- Например, для ВКонтакте вам нужно будет установить интеграцию и авторизоваться в вашем аккаунте.

4. Использование CRM плагина:

- Установите онлайн-чат на ваш сайт для сбора заявок.

- Это позволит клиентам быстро обращаться к вам, а заявки будут автоматически попадать в CRM.

ПУНКТ 8. Продолжаем настройку этапов воронки:

Теперь, когда у нас есть источники сделок, вернемся к настройке этапов воронки. Каждый этап должен быть четко определен и иметь свою цель.

▎8.1. Переименование этапов:

- Первичный контакт: Переименуйте его в «Новая заявка получена». Это даст понять всем сотрудникам, что на этом этапе идет сбор информации о клиенте.

- Взято в работу: Этот этап можно оставить с тем же названием, но уточните, что здесь происходит распределение задач между менеджерами.

- Клиент квалифицирован: Этот этап указывает на то, что менеджер провел первичный анализ потребностей клиента.

- КП отправлено: Убедитесь, что менеджеры знают, что после этого этапа следует ожидать обратной связи от клиента.

- КП согласовано: Этот этап важен для понимания готовности клиента к сотрудничеству.

- Договор и счет отправлены: На этом этапе происходит финализация сделки.

▎8.2. Удаление ненужных этапов:

1. Выделите этап, который хотите удалить.

2. Нажмите на значок корзины.

▎8.3. Цветовая кодировка этапов помогает визуально различать стадии процесса:

Холодные заявки:

- «Новая заявка получена» — синий цвет.

- «Взято в работу» — светло-синий.

Теплые заявки:

- «Клиент квалифицирован» — желтый цвет.

- «КП отправлено» — оранжевый цвет.

Горячие заявки:

- «КП согласовано» — красный цвет.

- «Договор и счет отправлены» — темно-красный цвет.

Эта цветовая схема поможет вам быстро оценить состояние всех сделок и определить приоритеты.

ПУНКТ 9. Добавление подсказок к этапам воронки:

Подсказки — это важный инструмент, который помогает менеджерам лучше ориентироваться в процессе продаж. Мы можем настроить различные уровни подсказок для разных категорий пользователей: новичков, кандидатов и мастеров.

▎9.1. Уровни пользователей:

- Новички: Для них подсказки должны быть максимально простыми и понятными. Например, для этапа «Новая заявка получена» можно добавить текст: «Распредели заявку и отдай её менеджеру отдела продаж».

- Кандидаты: Эти пользователи уже имеют некоторый опыт, поэтому подсказки могут быть чуть более детализированными. Например: «Проверь информацию о клиенте и распределите заявку на подходящего менеджера».

- Мастера: Для опытных пользователей подсказки не нужны, так как они уже знают, что делать на каждом этапе. Поэтому для них можно просто оставить этап без подсказки.

▎9.2. Применение подсказок:

1. Перейдите к каждому этапу воронки.

2. Добавьте соответствующую подсказку для новичков и кандидатов.

3. Скопируйте подсказку для кандидата с этапа новичка, если она подходит.

Подсказки помогут улучшить понимание процесса и ускорить обучение новых сотрудников.

ПУНКТ 10. Создание задач:

Создание задач — это необходимый элемент управления процессом продаж. Это делается следующим образом:

▎10.1. Процесс создания:

1. Нажмите на любое пустое место в шахматной сетке воронки.

2. Выберите пункт «Создать задачу».

3. Заполните необходимые поля:

- Описание: Укажите, что нужно сделать (например, «Распредели заявку»).

- Тип задачи: Выберите между «Для создателя сделки» или «Для текущего ответственного». Рекомендуется выбирать второй вариант.

- Срок выполнения: Установите срок выполнения задачи (например, к концу дня или через 15 минут).

▎10.2. Применение задач на каждом этапе:

- Установите задачи для каждого этапа воронки.

- Можно копировать уже созданные задачи и просто менять текст для нового этапа.

- Например, для этапа «Клиент квалифицирован» задача может звучать как «Свяжись с клиентом и квалифицируй его».

ПУНКТ 11. Логика выполнения задач:

Каждая задача связана с конкретным действием, которое должен выполнить менеджер, чтобы продвинуть сделку на следующий этап. Например:

- Этап "Новая заявка получена": Задача может звучать как «Распредели заявку и передай её менеджеру отдела продаж». Как только менеджер выполнит эту задачу и перенесет сделку на следующий статус, задача считается выполненной.

- Этап "Клиент квалифицирован": После того как менеджер связался с клиентом и квалифицировал его, он переводит сделку на следующий этап. Задача на этом этапе может быть «Перевести сделку на статус "Клиент квалифицирован"», что отражает действие, выполненное на предыдущем этапе.

Эта система задач позволяет менеджерам чётко понимать, что нужно сделать для продвижения сделки, и минимизирует риск упустить важные действия.

ПУНКТ 12. Настройка полей в карточке сделки:

Для полноценной работы с клиентами необходимо настроить дополнительные поля в карточке сделки. Это позволит собирать более детальную информацию о клиентах и их потребностях.

▎12.1. Основные поля для настройки:

- Бюджет: Это поле уже предустановлено.

- Услуга: Создайте поле типа «Список», чтобы фиксировать, какую услугу хочет клиент (например, «Чистка квартиры»). Это позволит вам анализировать, какие услуги наиболее востребованы.

- Дата встречи: Создайте поле типа «Дата и время», чтобы фиксировать дату визита к клиенту. Это поможет лучше планировать встречи и организовывать рабочий процесс.

- Категория клиента: Добавьте поле-переключатель для определения категории клиента (например, «Корпоративный» или «Частный»). Это поможет сегментировать клиентов и адаптировать подход к каждому из них.

▎12.2. Применение настроенных полей:

После настройки полей важно убедиться, что они используются в процессе работы с клиентами:

1. При создании новой сделки менеджер должен заполнять все необходимые поля.

2. Это позволит не только лучше квалифицировать клиента, но и собрать данные для дальнейшего анализа.

3. Регулярно пересматривайте и обновляйте поля в зависимости от изменений в бизнесе или потребностях клиентов.

Таким образом, в данной статье мы рассмотрели ключевые аспекты работы с CRM-системой для отдела продаж. От выбора основных сущностей до настройки этапов воронки, цветовой кодировки и подсказок, а также создания задач и логики их выполнения – все эти элементы помогают создать систему управления сделками, которая повысит эффективность работы менеджеров и увеличит количество успешных сделок.

Правильно настроенная воронка продаж в amoCRM – это ключ к успеху для любого бизнеса, стремящегося к постоянному росту и улучшению результатов.

Бесплатный АУДИТ ПО ВАШЕЙ СРМ-системе — https://forms. amocrm. ru/rrzldtl

Наш телеграмм канал, где мы выкладываем все статьи и видео. Там вы точно ничего не упустите -

TG - https://t.me/IntoCRM?ref=vc.ru

Youtube - https://www.youtube.com/@intoCRM1?ref=vc.ru

Обращайтесь напрямую к нам по номеру или почте:

Телефон: +7 962 510-49-14 — Топалов Игорь

Почта: into. amocrm@gmail. com