10 вопросов, на которые руководитель не ответит без СЭД

Переход с бумажного на электронный документооборот – задача не из простых. Наша команда 1С-КПД занимается этим очень давно, и нам хорошо известно: убедить заказчика в полезности СЭД для бизнеса – полдела. Важно, чтобы глава компании не отстранился от проекта сразу после подписания договора на внедрение ПО. Ведь известно, что ИТ-проекты часто тормозятся или даже терпят крах из-за сопротивления персонала изменениям. И тогда только воля и настойчивость руководителя позволяет это сопротивление преодолеть.

Поэтому важно, чтобы директор компании-заказчика также оценил полезность СЭД для себя как для руководителя. Для этого мало предоставить цифры, насколько ускорится в компании согласование документов или сократятся бумажные расходы. Нужно помочь директору наглядно представить, как изменится его собственное рабочее место, что нового он узнает о компании, какие новые инструменты управления получит.

Беседуя с руководителем, мы стараемся задавать вопросы, помогающие ему «вспомнить» ту или иную важную для себя проблему. Проблему, которую директор не мог раньше решить просто потому, что у него не было под рукой СЭД. И если вопрос попадает в точку – мы видим, как у директора загораются глаза. В этот момент он становится главным заинтересованным пользователем будущей системы и мотором ее внедрения.

Поделюсь с коллегами некоторыми из таких наводящих вопросов, которые помогают руководителю увидеть в СЭД своего советчика и помощника. Можете скопировать их себе одной картинкой в конце статьи.

Признаюсь, ответ известен заранее: без СЭД контролировать в реальном времени исполнительскую дисциплину, так или иначе связанную с работой с документами, невозможно.

Без СЭД руководитель вынужден держать напоминания о поручениях в разных местах: в своей голове, в отрывном календаре, бумажном и электронном органайзерах, почте, мессенджерах и т.д. А затем расходовать часы, чтобы уточнить у подчиненных результаты в тех же мессенджерах, по почте, по телефону, на совещаниях и др.. И потратить еще немного нервов, чтобы получить прямой и честный ответ вместо уклончивого.

И все равно у директора не складывается ясная картина: а что там у нас с исполнительской дисциплиной в целом? В этом месяце она улучшилась или упала по сравнению с прошлым? И как запустить системный процесс изменений?

А в СЭД директор сразу видит реальный статус каждого поручения и может повлиять на выполнение любого из них. Также система помогает:

Подобная функциональность не просто впечатляет руководителей – она продает сама себя.

Никому из руководителей не нужна имитация бурной деятельности, когда сотрудники, вроде бы, шустрят, склонившись за компьютерами – а доходы падают. Но ведь нередко так и происходит: сотрудники, условно говоря, вкладывают около 100% усилий в 80% рутинных задач. Но у директора нет данных, чтобы сопоставить одно с другим.

Развитая СЭД позволяет вести учет рабочего времени. Руководитель видит в системе:

Пожалуй, ответить на такой вопрос без СЭД получится, только если количество договоров в компании невелико и директор лично контролирует каждый из них. Наверное, 4–5 текущих договоров – это уже много. Ведь у каждого из них может быть сложный маршрут согласования ведущими специалистами. Как удержать в голове все этапы и сроки прохождения договоров?

Без СЭД – никак. А вот при наличии системы руководитель сможет в реальном времени анализировать действия по подготовке и согласованию договоров, выяснять причины задержек и принимать меры по их устранению.

СЭД позволяет не только спасти конкретную сделку, но и подойти к проблеме системно.

Проанализировать статистику прошлых периодов, наметить целевые показатели, держать под контролем текущее состояние дел.

Оптимизировать сроки, маршруты, количество участников согласования, убрать из процесса лишнюю бюрократию, мотивировать сотрудников вносить максимальный вклад в каждую сделку.

И добиться, наконец, чтобы конкуренты заговорили о компании: «А, это те, кто все время уводит у нас контракты из под носа?!»

Да, возможно, директор вспомнит навскидку названия нескольких компаний, которые дольше всех задерживают подписание и отправку документов и поэтому часто упоминаются на совещаниях. Но наверняка не только они усложняют бизнес-процессы компании.

СЭД позволяет вести системный мониторинг и анализ работы с поставщиками и заказчиками. Выявлять тех, с кем постоянно возникает «дисконнект» при обмене и подписании документов, выяснять причины, оптимизировать правила взаимодействия с поставщиками и заказчиками..

Это еще один вопрос, ответ на который заранее известен. Принципиально невозможно разложить бумажные документы компании, чтобы все они находились под рукой у директора. Поэтому директор никогда не знает наверняка, в какой из стопок на столе находится документ, который заказчик хочет обсудить прямо сейчас. А, может, не на столе, а в офисном шкафу? А, может, в кабинете кого-то из подчиненных? Или в корпоративном архиве?

Зато в СЭД можно организовать хранение документов буквально на расстоянии вытянутой руки, чтобы любой из них можно было найти за секунды. Телефонный разговор с заказчиком только начался, а на компьютерном мониторе уже открываются нужные документы.

Собственно, без СЭД руководителю нередко приходится доверять сотрудникам на слово. Не устраивать же тотальную вычитку и сверку всех бумаг, которые проходят через его кабинет.

Конечно, сотрудники стараются не подводить. Но иногда в дело идут устаревшие версии документов. Неприятно, если контрагент получит недоредактированный вариант договора с грамматическими ошибками и стилистическими ляпами. Гораздо хуже, если в документе останутся недосогласованные пункты, невыгодные компании.

В СЭД такой проблемы просто не существует. Система хранит все версии любого документа. Подписывая документ электронной подписью, директор может быть уверен, что перед ним последняя согласованная копия.

Кто-то звонит коллегам домой. Кто-то откладывает эту задачу на утро. А ведь в СЭД можно просто просмотреть комментарии и замечания, которые оставляют сотрудники при согласовании документов. Или отправить сотруднику запрос, который тот автоматически получит, войдя в систему.

Если в компании нет СЭД, чем больше времени проводят в движении ключевые сотрудники – тем чаще застревают в «долгих ящиках» документы и откладываются важные решения.

Если СЭД внедрена, расстояния не имеют значения. Члены команды могут участвовать в подготовке и согласовании решений из любой точки мира в удобное для себя время суток. Это особенно важно для компаний с разветвленной структурой либо тех, у кого много сотрудников с удаленным или разъездным характером работы.

Опять же, у СЭД тут нет альтернативы. Пока бумажные документы вместе с пеплом отправляются на облака, «облачная» версия СЭД сводит к минимуму паузу в обмене документами внутри компании и за ее пределами. Контрагенты даже не заметят этой паузы. Главное, чтобы с сотрудниками все было хорошо и у них оставались хотя бы мобильные устройства в руках.

Подобных ситуаций, в которых СЭД станет незаменимым помощником руководителя, очень много. Я еще к ним вернусь в других публикациях. А читателей приглашаю написать в комментариях, как и для каких задач используете СЭД вы.