Организуем event: что там по форматам?

Формат мероприятия – один из главных факторов его результативности, вопрос только в том, как правильно этот формат подобрать? Сложно спорить, что собрать топ-менеджмент на фестиваль косплея – будет несколько проблематично, хотя некоторые мероприятия ролевиков в начале нулевых могли бы с этим тезисом сильно поспорить.

Кстати, если уж говорить о некогда легендарных ролевиках и не менее популярных сейчас фестивалях реконструкций, то по креативу такие форматы вполне могут переплюнуть любой концерт Rammstein, а уж какие договоренности там достигались и контракты заключались – на зависть любому продажнику. Однако, подобный формат очень сложный и невероятно затратный, по стоимости вполне сравнимый с тем же концертом звезд мировой величины.

В «повседневной» работе подобные проекты практически не используются. Поэтому поговорить стоит о более распространенных форматах, хотя, если у кого-то есть желание подробнее узнать, как организовать красивую тусовку на природе со сценарием, костюмами и кучей декораций – вопросы в комменты, мы с удовольствием расскажем.

Итак, в первую очередь, определяя формат, в наше время стоит задуматься о том проводить его в оффлайне или хватит и онлайн версии. Вторая – будет менее затратна, но и дивиденды от нее существенно скромнее. Первая – принесет с собой кучу боли и проблем, но при правильном планировании и проведении – в разы окупится, причем довольно скоро.

Формат, как и цели – определяет все дальнейшее планирование и бюджет мероприятия. И если бизнес-завтрак или ограниченная презентация – не то, чтобы сложны и дороги. То большая конференция с технически сложным проектом и обязательным after party – потребует огромное количество внимания. Причем, уровень проблем с таким проектом может выходить даже за рамки возможностей «простых смертных».

Например, очень интересными кейсами для своего времени считались выходы фарм-компаний на чеченский рынок в середине нулевых, когда южные регионалы умудрялись находить связи среди бывших и действующих военных, и через них контактировать с Минздравом республики, тратя невероятные средства и усилия для организации конференций.

И если многие вопросы вполне можно было решить в Грозном, то вот врачей-спикеров возили из Ростова-на-Дону, Краснодара и даже Москвы и Питера, оплачивая им перелеты, проживание и гонорары. В какой-то момент у топовых врачей даже появились свои райдеры, но это уже совсем другая история…

Сегодня же голодный рынок eventов, еще только восстанавливающийся после мировой пандемии вполне устраивают старые наработки. Соскучившийся по «очному общению» контингент готов ходить на закрытые показы, завтракать и обедать в кругу спикеров, да и просто слушать лекции в антикафе.

Но, чем дальше, тем сложнее и изысканнее становится вкус, заставляя организаторов задуматься о бизнес-рыбалках, футбольных чемпионатах лиги продавцов-консультантов и сценарных квестах. Причем, многие из таких мероприятий вполне могут быть успешными не только в плане повышения лояльность клиентов и сотрудников, но и приносить неплохую прибыль за счет спонсорства или рекламного присутствия партнеров.

Какие выводы? Формат мероприятия ограничен только креативом его организаторов. При правильном подходе и топ-менеджмент начинает играть в хоккей, благо за примерами далеко ходить не надо, достаточно просто глянуть на матчи Ночной Хоккейной Лиги. Вопрос только в том, какие цели преследует event и какую публику там надо собрать. Кстати, вот тут мы немного порассуждали о современных трендах в event-индустрии, так что добро пожаловать и приятного прочтения.