Как выбрать онлайн-кассу, чтобы покупатели были довольны, а налоговая не штрафовала

Когда только открываешь бизнес, сложно со многим. В том числе с выбором онлайн-кассы. Боишься, что купишь не ту, отдашь кучу денег, а аппарат медленно печатает чеки — и очередь из покупателей бунтует. Или нужно быстро отчитаться за проданную бутылку пива, а касса такая: «Я не умею». Рассказываем, как выбрать кассовую технику, чтобы потом не пришлось мучаться.

Привет, я Роман Москаленко, руководитель отдела продаж кассовой техники и автоматизации «Бизнес легко». Мы помогаем бизнесу работать проще: внедряем системы учета, настраиваем электронный документооборот и подключаем торговое оборудование.

Владельцы бизнеса часто не знают, какую онлайн-кассу подобрать. На рынке есть много вариантов: стационарные, мобильные, облачные. Пока разберешься, что к чему, с ума сойдешь. Я решил помочь предпринимателям и рассказал, чем онлайн-кассы отличаются друг от друга и на что обратить внимание при выборе оборудования.

Чтобы работать по закону и не получать штрафы после проверки налоговиков, бизнес должен установить онлайн-кассу. Выбрать можно из четырех вариантов.

Фискальный регистратор. Это устройство, которое подключают к компьютеру или планшету с кассовой программой. Он подходит магазинам с большим потоком клиентов, например супермаркетам. При выборе фискального регистратора нужно проверить, можно ли его интегрировать с рабочей системой учета, — это можно сделать у разработчика программы. Иначе аппарат будет просто стоять на кассе и собирать пыль :)

<p>Фискальные регистраторы бывают с матричным и термопринтером. В магазин с большим потоком посетителей лучше выбрать второй вариант: он быстрее печатает чеки, а значит, поможет обслужить больше клиентов</p>

Автономная касса. Один из самых простых вариантов онлайн-касс, который похож на калькулятор с небольшим дисплеем. Касса работает по Wi-Fi или с помощью сим-карты — ее не нужно подключать к компьютеру. Она подходит небольшим компаниям и тем, кто продает товары на улице или доставляет их.

<p>Автономная касса очень компактная и легкая. Аппарат легко поместится в карман курьера, и он сможет получить оплату во время доставки.</p>

Смарт-терминал. Он похож на автономную кассу, которую улучшили. У терминала есть сенсорный экран, доступ в интернет и большой объем встроенной памяти — аппарат не зависнет, даже если у вас большой список товаров. Умную кассу можно поставить в магазине с любым потоком клиентов: на дисплее удобно забивать позиции и быстро печатать чеки. В некоторых моделях есть эквайринг — покупатели могут расплачиваться картой или по QR-коду.

<p>Разобраться в интерфейсе будет несложно: он напоминает привычный смартфон или планшет</p>

Облачная касса. Это аналог стационарной кассы, только стоит она не в торговой точке предпринимателя, а в защищенном дата-центре. Продавцы подключаются к кассе удаленно и проводят платежи — клиент получает электронный чек. Такой вариант подходит онлайн-магазинам и службам доставки.

Если покупаете онлайн-кассу с рук, проверьте, снята ли она с учета. Это можно сделать на сайте ФНС — введите модель аппарата и его заводской номер.
Если касса все еще зарегистрирована в налоговом органе, вы не сможете выбивать чеки. Чтобы это исправить, придется связываться с бывшим владельцем — он должен снять ее с учета в личном кабинете ФНС или прийти с заявлением в ведомство.
Роман Москаленко, руководитель отдела продаж «Бизнес легко»

Чтобы хранить все кассовые чеки и отправлять их в Федеральную налоговую службу для проверки, нужен фискальный накопитель. Он идет в комплекте с онлайн-кассой и бывает двух видов — на 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от налогового режима и вида бизнеса.

Если компания работает на общей системе налогообложения, занимается сезонной торговлей или продает алкоголь, подойдет накопитель на 15 месяцев.
Если бизнес работает на упрощенке, стоит выбрать накопитель на 36 месяцев.

Важно следить за сроком службы фискального накопителя и вовремя его менять, иначе касса перестанет работать — прощай, выручка.
Аппарат с новым фискальным накопителем нужно перерегистрировать в ФНС в течение 30 дней. Если не уложиться в срок, налоговая оштрафует компанию на сумму до 10 000 тысяч рублей или снимет кассу с учета.
Роман Москаленко, руководитель отдела продаж «Бизнес легко»

Чтобы не купить кота в мешке, при выборе онлайн-кассы нужно учитывать ряд критериев. Так аппарат будет решать задачи бизнеса и облегчит работу сотрудникам.

Поток клиентов. Магазинам с большим количеством покупателей можно выбрать фискальные регистраторы: они быстро печатают чеки, и на кассе не скопится очередь из недовольных клиентов.Торговым точкам, у которых не больше 300 покупателей в сутки, стоит присмотреться к автономным кассам и смарт-терминалам.

Вид бизнеса. Если компания занимается онлайн-продажами или делает много доставок, ей подойдут смарт-терминалы или автономные кассы: их легко взять с собой. С обслуживанием в маленьком магазине у дома справятся автономные кассы, а в кафе и ресторанах — фискальные регистраторы.

Маркировка товаров. Организации, которые продают одежду, алкоголь, табачную или молочную продукцию, могут купить смарт-терминалы или фискальные регистраторы. Они упрощают работу с маркировкой — автоматически отправляют данные о продажах в ЕГАИС, Меркурий и «Честный знак».

Техподдержка. Если у кассы произойдет сбой в системе, понадобится помощь специалистов. Чтобы работа не встала и неисправность можно было быстро устранить, выбирайте тех продавцов онлайн-касс, у которых есть круглосуточная техподдержка.

Если трудно определиться с выбором и не хочется тратить время на поиски — пишите, мы поможем.

Подберем онлайн-кассу для маленького магазина или крупной сети с курьерской службой.
Интегрируем оборудование с кассовой программой и системой учета.
Зарегистрируем онлайн-кассу в налоговой.
Обучим сотрудников работе с кассой.

А у вас есть сложности при выборе онлайн-кассы? Как вы думаете, онлайн-кассы облегчают работу или из-за них налоговая не спускает с вас глаз?

Обратиться в Бизнес Легко