Клиент потратил 230 000 рублей вместо 2600, но остался доволен. Рассказываем, как внедряли СБИС в винотеке

Представьте этот кошмар: после тяжелого дня набрал вина в магазине, а на кассе его не могут пробить. От такой проблемы мы со СБИС спасли целый район Подмосковья. Рассказываем, как автоматизировали винотеку.

Привет, я Дмитрий Зориков, менеджер по продажам компании «Бизнес легко». Мы автоматизируем бизнес-процессы: внедряем СБИС, подключаем онлайн-кассы, изготавливаем электронные подписи.

К нам обратился клиент, который открывал винотеку в спальном районе Подмосковья. Он пришел за грошовой флешкой для электронной подписи, а в итоге мы установили всё оборудование, подключили СБИС и камеры видеонаблюдения на 230 000 рублей. Но обо всём по порядку.

Продавать алкоголь в России не так-то просто: каждая бутылочка — на учете государства. Получил коробку вина со склада — отправил данные в Единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАИС). Продал бутылку — снова сообщил ведомству.

Чтобы отчитываться о поступлениях, перемещениях и продажах алкоголя, клиенту нужна была электронная подпись. Он хотел оформить стандартную, но мы объяснили, что для винного магазина она не подходит. Бутылки просто не «пикнутся» на кассе, и мечты покупателей об уютном вечере с бокальчиком красного сухого рухнут. Для работы с вином нужна специальная флешка с подписью и RSA-ключом. Об этом мы сказали собственнику и тем самым спасли его от народного гнева :)

Пока разговаривали с клиентом, узнали, что раньше он работал с 1С и думал подключить ее. Но у 1С есть и свои минусы: стоимость, платная техподдержка и сложная настройка — без бутылки не разберешься. Мы рассказали ему о возможностях СБИС и показали, как просто и удобно в ней работать. Угадайте, что он выбрал :)

Когда мы начали работать, магазин только готовился к открытию. Для этого магазину с крепким алкоголем требуется получить специальную лицензию. К финальному моменту, когда придет инспектор, чтоб выдать разрешение, у клиента уже должна быть арендована площадь и подключено всё оборудование. Поэтому первым делом мы помогли закупить нужную технику: компьютеры, сканер, роутер, принтер. Еще настроили кассы для оплаты по QR-коду и подключили к СБИС.

Для удобства поставили две кассы: при приемке товара покупателям не придется ждать, пока завершится весь процесс, получится продавать через вторую кассу. Да и в пятницу вечером не соберется очередь — можно быстрее пробивать и не нервировать клиентов. А если вдруг одна из касс сломается, можно просто работать на другой.

Настроили программу и подключили несколько сервисов: «Бухгалтерия Профи», «Зарплата», «ЕГАИС», «Отчетность УСН». С их помощью можно узнать о поступлении денег, отправить документы и платежки по налогам, заплатить зарплату и оформить электронные больничные. По итогу — все бизнес-процессы, от расчета зарплат до складского учета, инвентаризации и продажи, идут через СБИС.

СБИС работает в облаке, поэтому клиенту не пришлось нанимать программиста и тратить деньги на настройку. Он ввел логин и пароль на сайте СБИС и сразу получил доступ к личному кабинету.

Вот что есть в программе:

Встроенный электронный документооборот. Он помогает упростить работу с документами: например, отправлять бумаги поставщику или в налоговую онлайн в один клик.

Бывает, что ЭДО нужно подключать отдельно и интегрировать с программой для работы бизнеса. Они не всегда ладят между собой, и документы могут потеряться или не отобразиться в личном кабинете. В СБИС не нужно дополнительно подключать ЭДО — он встроен в систему. Всё сразу заработало без багов.

Партионный учет. Бывает, что поставщик привозит алкоголь от одного производителя по разной стоимости. Например, одна партия белого полусухого по 800 рублей за бутылку, а другая — уже по 950 рублей. Если установить одинаковую розничную стоимость на всё, то при продаже более дорогой партии прибыль магазина уменьшится.

С помощью партионного учета можно установить разные цены на каждую партию товара. Розничная цена рассчитается автоматически, когда кассир просканирует штрихкод на этикетке и товар добавится в чек.

Софт работал отлично, а вот с оборудованием были проблемы. Сканер, который нужен для приемки поставок и продажи алкоголя, постоянно терял связь с компьютером. Сотрудники не могли нормально проверить поступления и пробить бутылки на кассе. Недовольны были все: собственник, кассиры и клиенты, которые оставались без бутылочки на ужин.

Пытались решить вопрос, переустанавливали несколько раз драйверы — сканер всё равно отказывался нормально работать. В итоге заменили косячное устройство на новое, более мощное, и проблема решилась.

В СБИС есть стандартные типы отчетов, которые помогают контролировать движение товара, выручку и остатки на складе. Например, отчеты по остаткам и списаниям алкоголя, объему всех продаж за выбранный период.

Нашему клиенту таких отчетов показалось мало и хотелось больше подробностей о бизнесе. Например, он хотел детализировать отчет по поставщикам вина, чтобы понять, чьей продукции магазин закупал больше в разные периоды. Например год назад покупали у одного партнера 100 бутылок, а у другого — 30. А сейчас данные поменялись — 60 против 70. Скорее всего, второй поставщик стал давать большую скидку. Без отчета перед глазами бывает трудно держать всю информацию в голове, а с его помощью можно быстрее понять, у кого заказывать больше.

В СБИС подобного отчета не было, и клиент обратился к нам с просьбой создать такие шаблоны. Мы связались с разработчиками, и спустя полгода отчеты появились в системе.

Вскоре после настройки оборудования и ПО собственник обратился к нам снова: решил установить видеонаблюдение и интегрировать его в СБИС. Видеонаблюдение — штука важная, поможет решить спор с покупателем, проконтролировать честность сотрудников, да и просто понять, что смена была открыта вовремя.

Мы подключили четыре камеры, одну из них повесили над кассой. Но толку от нее не было: из-за плохого качества картинки наш клиент не мог разглядеть купюры. Поставили камеру получше, и вуаля — кассиры оказались порядочными, деньги себе в карман не клали :)

Был случай, когда камеры помогли магазину избежать расходов. Дети забежали в винотеку и уронили три бутылки. Родители отказались платить: они считали, что их дети не могли так сделать. Тогда клиент включил запись с камер — вина в порче подтвердилась, мать с отцом оплатили разбитые бутылки.

Собственник понял, что камеры — нужная вещь, и попросил установить их у себя дома. Чтобы сотрудники случайно не перепутали вкладки и не смотрели реалити-шоу с участием босса, мы создали отдельный личный кабинет в СБИС. Доступ к нему есть только у клиента, а посмотреть записи он может с мобильного телефона.

А теперь самое интересное — посчитаем, сколько потратил клиент:

Итого — 230 000 рублей. Дополнительно он каждый год продлевает лицензию.

Клиент больше полутора лет работает в СБИС и всем доволен. Если у него возникают проблемы или вопросы, всегда помогаем и даже денег за консультацию не берем.

Если вы работаете с алкоголем и хотите попробовать вести учет в СБИС, обращайтесь в «Бизнес легко». Поможем получить электронную подпись, подберем оборудование, настроим программу и обучим сотрудников. А еще будем круглосуточно на связи — пишите в техподдержку по любому вопросу.

А у вас были интересные истории при покупке алкоголя? Делитесь в комментариях :)