Алкомаркет, который неправильно считал выручку. Как мы добавили в оборот пол миллиона
Конфиденциально.
История о московском алкомаркете. Две точки розничных магазинов, онлайн - магазин и дилерские полномочия (это когда ты продаешь товар, например, винного завода являясь посредником между клиентом и производителем).
Ребята собирали силы для быстрого роста. Команда из 44-х человек и учет в 1С, но не без изъянов.
В самом начале.
Владелец группы компаний нам рассказал, что ему важно быстро и точно увидеть слабые места в бизнесе, определить какими способами мы их перешагнем.
Никаких табличек не было. Была 1С Бухгалтерия и данные с розничных магазинов, онлайн - касс. Четыре ОООшки и одна ИПшка и все на упрощенке. Поехали.
В процессе.
В целом, они предполагали, что были убыточной компанией, потому что делали многое, но не эффективно, а за все это платила рука инвестора.
Надев очки и пристально взглянув на то, что есть мы нашли узкие места и предстоящие задачи.
- Мы не могли доверять данным по долгам покупателей. Не было актуальных сверок с контрагентами и, возможно, что там были деньги компании о которых они забыли.
- Зарплата команды считалась методом общего котла (все в кучу) и не распределялась на онлайн магазин, розницу, оптовое направление.
- Так как мы имеем в виду продуктовый магазин, бутылки с алкоголем, то все это способно испортиться и портилось, а такой статьи в расходах не было.
- Обороты между дружественными компаниями признавались выручкой в полном объеме.
- Налоги относились к одному периоду и не отражались в отчетах за каждый месяц. Ровно так же относились к маркетинговым расходам - их относили только к одной компании, которая заплатила за рекламу и только в тот момент, когда оплата произошла.
- Неэффективная работа с товарным анализом. Во время формирования отчета о движении товаров были позиции, которые не продавались и не закупались больше года.
- Отсутствовала система мотивации и существовал лишь оклад, возможно, что поэтому не выполнялся план продаж, который был установлен «на глаз».
- Налоговые задолженности перед бюджетом, которые увеличивают расходы за счет штрафов и пеней.
- Одна из компаний поздно подала заявление о переходе на упрощенке и был риск начисления НДС. Надо проверить.
- Крупные суммы переданные в подотчет физическим лицам по бухгалтерским отчетам - это возможность проверяющими органами признать их зарплатой и доначислить налоги.
Вот пожалуй основные проблемы, которые мы выявили в первую неделю аудита управленческого учета, инструментов, которыми руководитель управляет бизнесом.
Местом ведения управленческого учета выбрана программа ПланФакт.
В самом начале мы выяснили, что важно для руководителя и создали справочник статей, отчет о движении денег. С помощью него мы показали реальную сумму всех доходов и расходов, но исключая внутригрупповые обороты с дружественными компаниями. Отдельно по структуре отчета заказчик увидел сколько денег в совокупности тратится на кредиты, овердрафт. В целом, мы объединили 7 расчетных счетов, 5 субъектов группы компаний.
Для прозрачного начисления зарплаты мы использовали собственный шаблон зарплатной ведомости, благодаря чему обязаны были создать тарифную сетку, систему мотивации команды.
Отделу по работе с оптовыми клиентами дали инструмент сверки с покупателями и задачу свериться с ними. Да, это двойные усилия, но если в бухгалтерском учете данные не актуальны, то мы реализуем двойной учет. На старте - это полезно, а позже предстоит медленно сближать данные между учетом управленческим и бухгалтерским.
Товарный анализ, который мы сделали в самом начале показал нам, что компания могла бы высвободить от 300 000 до 2 000 000 рублей из запасов в живые деньги. Дали задачу менеджерам по закупкам, мерчендайзерам и продавцам избавиться от тех позиций, которые не продавались. Инструмент быстрый и эффективный - сделали скидку и отбили вложенные деньги, примерно пол миллиона рублей за месяц. Остальные позиции признаны собственником, как драгоценные товары, коллекционные. То есть с возрастом они становятся еще дороже и не стоит избавляться от них лишь ради оборотного капитала. Работа с товарным анализом стала одной из метрик для начисления зарплат.
Так как у компании несколько направлений, то мы создали отчет о прибыли и убытке, который покажет эффективность каждого направления. Это очень важно, чтобы принимать решения точные и действующие на конкретный вид деятельности бизнеса.
Реальная выручка группы компаний снизилась относительно того, что предполагал собственник, в среднем примерно на 15%.
Самое сложное.
- Руководитель проект напористый мужик, поэтому свою команду загружал, как следует. Когда мы начали работать вместе, то у всех прибавилось задач и ребята не успевали с поставленным нами графиком. На две недели больничного выпадала девушка, которая была ключевым игроком в команде заказчика в части управленческого учета.
- Первые два месяца было сложно отследить все внутригрупповые обороты. Особенно это касается тех случаев, когда в группе компаний есть индивидуальный предприниматель, который оборачивает деньги через личные карты, где не так легко отследить транзакции. Чтобы решать такие задачи нужно подходить очень внимательно на самом старте аудита и внедрения учета - спросить и записать все и вся, что касается движения денег бизнеса.
Выводы.
- Мы работали с компанией с апреля по июнь 2022 года. Расстались, потому что команда проекта получила желаемый результат над которым нужно поработать самостоятельно.
- Внедрили отчеты о движении денег, прибыли, зарплатную ведомость, систему мотиваций KPI. Регламенты для самостоятельного сбора отчетов. Отчеты сделанные по структуре, которая поможет собственнику принимать решения на основе обогащенных знаний.
- Продали неликвидных запасов на 500 000 рублей.
- Научили правильно считать выручку, описали процесс сбора данных.
После этого проекта мы рассмотрели возможность включать своего сотрудника, чтобы он мог работать руками внутри бизнеса клиента. Потому что когда основная команда загружена, то никто не может сделать результативные действия. Теперь финансовый директор на максималках самостоятельно собирает отчеты.
Если вы увидели у себя похожие проблемы, то напишите нам в сообщения сообщества. Мы встретимся с вами, чтобы показать как существующие задачи мы решаем на других проектах. Так же бесплатно вы сможете поговорить с финансовым директором, чтобы он рассказал, как бы он решал эти задачи на вашем месте.
Telegram - t.me/lumiastory
VK - vk.com/lumiastory
Instagram - instagram.com/lumiastory