Когда вы чувствуете что бизнес в хаосе процесса, что тонете в количестве задач, что сотрудники допускают одни и те же ошибки и возникают одни и те же проблемы — нужна автоматизация. Как автоматизация процессов и цифровизация бизнеса увеличит прибыль? Делимся в статье нашим опытом и реальными историями из жизни.
1.Автоматизация расчета заказа
Будете точно знать себестоимость — сколько материалов, трудозатрат, времени потребуется на выполнение заказа. Сможете лучше рассчитать стоимость, минимизировать просрочки и увеличить прибыль. Увидите маленькие процессы которые тормозят большой.
Мы работали с компанией по ремонту помещений. Разработали для руководства календарную систему наличия и исправности техники, специалистов и материалов. У компании была проблема- строительное оборудование иногда терялось или оказывалось сломанным — компания теряла деньги, пока сотрудники возвращали оборудование на склад, пока его ремонтировали или покупали новое — объект стоял. В критически важных моментах вся команда была в стрессе, ведь стройка поэтапный процесс и для сдачи в срок каждый этап должен был заканчиваться, чтобы приступить к следующему. Возникали накладки в графиках работы специалистов, нагрузка распределялась неравномерно, возникали сложности с заменой специалиста , не было резерва. С помощью системы, компании удалось уменьшить простой техники и людей, количество неисправного оборудования на 30%, сократить время ремонтных работ, лучше планировать и параллелить процессы не только в рамках одного объекта но и между объектами. Сотрудникам стало легче выполнять работу и держать сроки, расписание специалистов стало предсказуемым. Владельцы компании получили возможность удаленного контроля без “опроса” менеджеров, логистов и ответственных за объект.
2.Автоматизация работы менеджеров
Автоматизация эффективна в рутинных действиях. Когда человек может ошибаться, автоматизация критических точек в работе менеджера увеличивает скорость обработки заказа, а количество ошибок уменьшается.
Например для компании, которая занималась арендой строительной техники, мы автоматизировали часть работы менеджеров. У компании были частые ошибки при составлении договоров и расчете стоимости аренды и маршрута. Автоматизированная система позволила автоматически формировать договора, подгружать документы и данные клиента, рассчитывать стоимость аренды на основе прайса и системы скидок и надбавок, срочности и наличия своей или субарендной техники, автоматически формировать маршрут с простоями, работой и дорогой. Такая автоматизация показала хорошие результаты — сократилось количество ошибок, постоянные клиенты получили понятную систему скидок, руководство получило возможность удаленно контролировать работу.
3. Автоматизация маркетинга
Позволит более эффективно распределять деньги и увеличить прибыль- переведет знание продаж в цифры.
Казалось бы каждый владелец магазина знает что он продает- какие остатки есть на складе, какой самый ходовой товар и все работает отлично- что тут автоматизировать? Но опыт работы показывает что знания переведенные в цифры и графики позволяют лучше планировать и продавать. Мы работали с компанией которая продавала эксклюзивную обувь и изделия из кожи. Товар был дорогой и качественный, а владельцы много лет управляли бизнесом и знали о нем все, но нераспроданные остатки на складе и ухудшение показателей подтолкнули к созданию автоматической системы аналитики, которая позволила перевести общие знания в конкретные цифры. На основе аналитики последних лет владельцы смогли лучше закупить товар, уменьшить количество остатков на складе и увеличили прибыль без привлечения дополнительных денег.
4. Автоматизация работы бухгалтера.
Автоматический расчет ЗП при гибких графиках, почасовой оплате, сверхурочных и привлекаемых сотрудниках позволяет не допускать ошибок в чувствительном вопросе расчета заработной платы.
Мы разработали систему в помощь бухгалтеру строительной компании. Автоматическая система учета сотрудников на объекте подсчитывает рабочие часы и часы простоя- автоматически считает ЗП с учетом ставки, загрузки, отпусков, выходных, простоев и сверхурочной работы. Система показала себя отлично- снизилась загрузка бухгалтера и ошибки стало меньше, улучшилась деловая репутация компании, сотрудники-строители наглядно видели часы работы и оплату.
5. Автоматизация решает индивидуально проблему вашего бизнеса.
Например когда выполнение объемной задачи нужно время от времени. Мы автоматизировали систему проведения акций и розыгрышей для компании партнера Юнилевер в России. Автоматически считали баллы участников, проверяли чеки от покупок на действительность, формировали таблицы лидеров и победителей, автоматически разыгрывали призы, контролировали «призоловов” и “накрутчиков”, исключили возможность получения нескольких призов в 1 руки. Автоматическая система избавила компанию от найма группы сотрудников “под проект” и объемного ручного контроля за процессами. компания получила возможность »доставать” решение из стола для проведения следующей акции, формировать статистику и отчеты для анализа эффективности рекламных кампаний по сетям.
6. Когда сотрудники обманывают.
Некоторый бизнес сильно зависит от добросовестности сотрудников. Автоматизированные системы позволяют минимизировать или вовсе исключить человеческий фактор в работе. У строительной компании была проблема с подсчетом часов рабочих бригад , контроль количества людей на объекте шел через бригадира, т.е. компания не знала сколько реально рабочих находится на объекте. Автоматическая система распознавания лиц позволила автоматически идентифицировать сотрудников приходящих на работу и исключить накрутку рабочих часов, систему реализовали без использование какой-то специализированной техники — через смартфон. Кроме того в автоматической системе есть возможность распределения ролей- вы сами можете определить уровень доступа сотрудников, системы делаются таким образом чтобы бизнес находился в безопасности и сотрудники случайно или умышленно не могли ему навредить.
7. “На глаз”
История про автоматизацию того, что в компании делается «на глаз”- например одна из компаний по утилизации медицинских отходов сдавала отходы на свалку »на глаз”, по машине. Грузоподъемность газели 1,5 тонны- загрузили машину и по машине же и оплатили. После внедрения автоматизации и маркировки мешков, с указанием веса каждого мешка и последующим автоматическим суммированием веса всех мешков, удалось сократить расходы на 300тр в месяц.
8. Выдача задания и удаленный контроль исполнения.
Современные IT решения позволяют контролировать исполнение задачи- исключают подлог с помощью фоторедакторов или выдачу за результат предыдущей работы или фотографий.
Сколько стоит автоматизация бизнеса.
Автоматизация и цифровизация бизнеса носит разных характер. Кто-то использует экселевские таблицы и этого достаточно, кто-то использует готовые CRM решения и этого достаточно — мы работаем там где настройка CRM системы (битрикс или аналогичных) оказывается по стоимости равна с разработки решения под себя, под конкретный бизнес. Стоимость работ начинается от 200 тыс. рублей и зависит от функционала. Мы предлагаем решения для бизнеса — sip-projects.com. Прямо сейчас автоматизация может показаться дорогим и нервным делом — но в перспективе всегда оказывается выгоднее и надежнее ручного исполнение рутинных процессов.