Ускоритель для девелопера

или как инвестиционно-строительная компания на начальной стадии внедрения Битрикс24 сократила срок реализации проекта на 10%

Современный рынок недвижимости не прост. Застройщик постоянно должен выдавать качественный продукт, при этом учитывать динамику и структуру спроса, быть гибким и уметь приспосабливаться к новым законодательным инициативам и изменениям в программах господдержки. Плюс ко всему – эффективно управлять проектами и процессами внутри организации. А если учесть тот объём и разнообразие документации, которую застройщик должен подготовить и согласовать в рамках реализации одного инвестпроекта, то становится понятным, почему строительные компании без CRM-системы обойтись не могут.

В этом кейсе мы расскажем, как внедрение Битрикс24 уже на начальной стадии проекта помогло девелоперу навести порядок во внутренних бизнес-процессах и повысить эффективность своей работы.

В данной статье мы расскажем о нашем клиенте - инвестиционно-девелоперской компании из Белгорода, специализирующейся на жилой и коммерческой недвижимости. С 2009 года компания создает и развивает современные решения в сфере архитектуры, девелопмента и инвестиций. Ключевое преимущество девелопера - комплексный подход от разработки идеи и концепции до реализации проекта.

По условиям нашего договора назвать компанию мы не можем, зато можем рассказать о том, с каким запросом девелопер обратился в нашу компанию, какое решение мы предложили и внедрили.

Внедрить и настроить систему, которая упростит ведение проектов, автоматизирует процесс постановки задач и упростит их контроль, а также покажет текущую ситуацию по степени выполнения того или иного проекта.

Наш бизнес-аналитик провел несколько встреч с клиентом, снял процессы работы компании, проанализировал полученную информацию и выявил «боли» клиента. На этапе анализа мы определились с целями и основными задачами внедрения.

После этого мы подготовили развёрнутое техническое задание. Первое, что мы сделали – упростили клиенту сложный длительный процесс ведения проекта – просто разбили его на 3 последовательных этапа. На первом этапе девелопер выбирает земельный участок, на втором оформляет исходно-разрешительную документацию на строительство и на третьем ведёт строительство объекта.

В техническом задании подробно расписали характеристики каждого этапа с указанием владельца процесса и возможными вариантами результата. На каждом из этапов ведения проекта нам предстояло настроить цепочку бизнес-процессов.

В качестве инструмента для автоматизации бизнес-процессов использовали CRM-систему Битрикс24 в облачной версии и приложение «Смена статусов задач». Для автоматизации процессов на всех трёх этапах проекта мы использовали классический вариант работы CRM-системы Битрикс24 через воронку сделок. Для каждого из 3-х этапов проекта мы подготовили воронку и карточку сделок с описанием всех элементов сделки, последовательностью процессов и видов документации, появляющейся на каждой стадии сделки. Затем описали стадии всех задач, которые автоматически создаются в процессе сделки. И после одобрения клиентом полученной схемы автоматизировали бизнес-процессы.

В этой статье мы расскажем подробнее про автоматизацию первого этапа проекта – процесса выбора земельного участка.

Внедрение CRM-системы мы начали с автоматизации процесса выбора земельного участка. Выбор земельного участка под будущее строительство проходит через 4 стадии воронки сделок.

1. Стадия воронки сделок «идея»

Сначала возникает идея, которую менеджер компании оформляет в виде новой сделки и заполняет первичную информацию о земельном участке в карточке сделки – адрес, фотографии, место расположения и т.д. При создании сделки автоматически создаётся группа проекта, в которую добавляются нужные сотрудники. В дальнейшем после одобрения руководителем отдела девелопмента идеи застройки данного земельного участка, группе проекта предстоит совместная работа над подготовкой документации.

2. Стадия воронки сделок «оценка проекта»

После того, как руководитель отдела девелопмента одобрит земельный участок, из стадии «идея» сделка переходит на стадию «оценка проекта». На этом этапе сотрудникам группы проекта предстоит решить ряд задач - проконсультироваться по планируемому размещению объекта с собственником земельного участка и главным архитектором города, проработать вопрос по зонам с особыми условиями, получить экспертное заключение консультантов, провести градостроительный, технический и маркетинговый анализ, подготовить укрупнённую финансовую модель и паспорт проекта.

Настроенный нами функционал Битрикс24 при переводе сделки на стадию «оценка проекта» автоматически создаст нужные задачи на ответственных сотрудников из группы проекта.

В каждой задаче подробно расписано задание, приложены необходимые шаблоны документов и указаны стандартные сроки исполнения. Благодаря специально разработанному программному модулю руководитель проекта прямо в карточке сделки видит процент выполнения проекта.

После завершения всех задач начальник архитектурно-проектировочного отдела готовит паспорт проекта, утверждает его с руководителем блока девелопмента, а затем с операционным директором. После утверждения паспорта объекта проект переходит на следующую стадию.

3. Стадия воронки сделок «презентация готова»

На этой стадии операционный директор компании назначает дату собрания инвестиционного комитета. Для назначения собрания в CRM создаётся сделка встречи, в которую добавляются выбранные сотрудники.

Если участники инвестиционного комитета принимают решение о приобретении земельного участка - руководитель отдела девелопмента переводит сделку на следующую стадию «решение принято». Если решение не принято – сделку закрывают с неуспешным статусом и в поле комментарий указывают причину отрицательного решения.

4. Стадия воронки сделок «решение принято»

На этом этапе проекта руководитель отдела девелопмента связывается с брокером, который должен приобрести права на земельный участок. На брокера автоматически ставится задача, в которой он должен сообщить результаты переговоров с собственником земельного участка и прислать договор купли-продажи. По умолчанию срок выполнения задачи составляет 5 рабочих дней. Если в течение отведённого времени руководитель отдела девелопмента не получает обратную связь по задаче, то подключаются настроенные нами триггеры, которые сообщат постановщику о пропущенном сроке.

В результате автоматизации бизнес-процессов на первом этапе проекта девелопер получил четкое обозначение ответственных сотрудников, автоматическую постановку задач и конкретные временные рамки проекта. Как промежуточный итог - сроки реализации инвестиционно-строительных проектов сократились на 10%.

Продолжение следует…

Хотите узнать, как автоматизация бизнес-процессов поможет повысить эффективность именно вашей компании? Оставьте нам заявку – мы свяжемся с вами и проконсультируем.

P.S. Согласно данным портала ЕРЗ.РФ (Единый ресурс застройщиков) Битрикс24 — самая узнаваемая CRM, её с большим отрывом выбрали 76% респондентов.