Современный Project Manager: каков он и с какими вызовами сталкивается?

Project Manager, менеджер проекта, или PM – это специалист, который организует, планирует и реализует проекты, работая в рамках ограничений по бюджетам и срокам. Менеджер проекта руководит целыми командами, определяет цели проекта, общается с заказчиками и доводит проект до конца. Он несет ответственность за успех или провал проекта.

Такие специалисты востребованы практически в каждой отрасли, но кто точно не может обойтись без них, так это IT компании. Давайте подробнее узнаем, чем занимаются менеджеры проектов, почему их работа так важна и какие задачи и вызовы перед ними стоят.

Любой проект условно можно разделить на пять этапов: выступление с инициативой/идеей, планирование, реализация, тестирование и сдача.

На протяжении всего жизненного цикла проекта PM несет ответственность за:

• определение масштабов проекта
• соблюдение сроков
• планирование стоимости проекта и за то, чтобы команда вписывалась в бюджет
• управление ресурсами проекта (включая членов команды)
• документирование хода реализации проекта
• общение с клиентами
• оценку рисков
• поиск и устранение проблем
• контроль качества

Огромное разнообразие задач означает, что у PM не бывает двух одинаковых рабочих дней или двух одинаковых проектов.

1. Согласовывает между собой все цели таким образом, чтобы реализовать основную бизнес-стратегию

Управление проектами важно, потому что оно гарантирует, что оказываемые услуги обеспечат реальную отдачу от бизнес-возможностей.

2. Обеспечивает успешное руководство проектами и их направление

Без управления проектом команда может быть подобна кораблю без руля: движется, но у него нет курса или цели, он неконтролируем. Лидер помогает членам команды выполнять свою работу наиболее эффективным образом. Он мотивирует и вдохновляет других работников, а также следит за точным соблюдением процессов.

3. Определяет четкий фокус и цели проекта

С хорошим менеджером проекта вы никогда не столкнетесь с ситуацией, когда команда не уверена в том, что она должна делать и почему. Деятельность такого специалиста как раз таки направлена на предотвращение подобных ситуаций и обеспечение своевременного выполнения задач. Также разделение проекта на более мелкие этапы позволяет командам оставаться сосредоточенными на четких задачах, направляя тем самым усилия на достижение конечной цели проекта и быстро выявляя риски. В случае возникновения рисков приходится переоценивать некоторые цели – за этим также следит PM.

4. Гарантирует реалистичное планирование проекта

Без надлежащего управления проектом и четкого плана могут быть установлены чрезмерно амбициозные бюджетные оценки и сроки реализации проекта. Часто срочность выполнения работ ставит под угрозу качество результата. Все мы понимаем, что большинство задач займут больше времени, чем предполагалось изначально – хороший менеджер проекта способен проанализировать и сбалансировать доступные ресурсы с требуемыми сроками и разработать реалистичный график.

5. Обеспечивает контроль качества

Целенаправленное управление проектом гарантирует, что у проекта не только есть время и ресурсы для реализации, но и что качество результата проверяется на каждом этапе.

В целом, PM – это незаменимый специалист, работа которого ассоциируется такими существительными как, «‎проактивность», «‎упорядоченность», «‎отчетность», «‎насмотренность», «‎предметная экспертиза», «‎саморефлексия». Без него проект становится несбалансированным, а члены команды – рассредоточенными.

Менеджер проекта играет ключевую роль в успехе труда всей команды. Помимо достаточно широких технических навыков PM современности необходимо:

• быть настоящим лидером, который может руководить командой и гарантировать достижение поставленной цели.
• обладать отличными коммуникативными навыками: PM часто является первой линией связи для членов команды, всех заинтересованных сторон и клиентов.
• иметь способность расставлять приоритеты и работать в многозадачном режиме – обеспечивать бесперебойную работу проектов.
• обладать критическим мышлением: критический анализ и оценка ситуации помогает предотвратить проблемы еще до того, как они появятся.
• иметь хорошее чувство юмора. Подход к работе над проектом с позитивным настроем никогда не помешает: он поможет снять стресс и зарядить положительной энергией всю команду.

Управление проектами может быть нелегкой миссией, однако настоящий менеджер проекта всегда найдет выход из любой, даже самой тупиковой ситуации.

1. Неспособность клиента поставить четкие цели и задачи

Опрос, опубликованный в PM Network, показал, что почти треть руководителей проектов назвали нечетко сформулированные видения и цели основной причиной провала их проектов.

Если руководитель проекта и члены команды до конца не понимают, над чем они работают, то производительность неизбежно пострадает, как и конечный результат. Возникает большая путаница, учитывая, что нет четкого направления работы. Также нельзя должным образом управлять ресурсами и распределять их.

Чтобы не возникала подобная проблема, обязательно на самых первых этапах в подробностях узнать, чего хотят заинтересованные стороны и в чем они нуждаются с точки зрения результатов проекта? Как они рассчитывают достичь своих целей?

2. Невыполнимые сроки

Эта проблема идет рука об руку с расплывчатостью целей или их отсутствием. В процессе разработки может возникнуть желание сделать проект более масштабным, добавить новые функции. Четкие временные рамки служат ориентиром для реалистичного разделения вашего проекта на этапы и оценки прогресса.

Когда вы устанавливаете сроки, которые совершенно невыполнимы для членов вашей команды, это не только негативно сказывается на успехе вашего проекта, но и влияет на моральный дух команды.

Как правило, умение успешно решать эту проблему приходит с опытом. Хорошим советом здесь будет всегда сразу закладывать все риски и брать большую цифру из оценочной планки.

3. Плохая коммуникация

По мнению Forbes, плохая коммуникация – основная причина провала проектов.

Будь то неэффективная коммуникация, недопонимание или полное отсутствие коммуникации, все эти факторы могут полностью пустить ваш проект под откос.

Больше общайтесь с клиентом и внутри команды. Звучит легко, не так ли? К сожалению, коммуникация – более сложная концепция для освоения, чем многие люди себе представляют.

Отсутствие продуктивной коммуникации приводит к слабому сотрудничеству, неспособности уложиться в сроки и незакрытым задачам. Также одни и те же задачи могут быть выполнены несколько раз, потому что человек А не знает, что человек Б уже выполнил их. Это пустая трата времени и ресурсов на пустом месте.

Стоит заранее установить каналы связи. Обсудите с членами команды и заинтересованными сторонами оптимальные варианты для обсуждения вашего конкретного проекта. Возможно, вы будете использовать, например, Slack. Или, возможно, в некоторых случаях понадобятся созвоны. Можно даже рассылать еженедельные отчеты, чтобы все были в курсе статуса проекта.

4. Неэффективное управление рисками

Каждый проект сопряжен с определенной долей риска. Несмотря на то, что невозможно полностью исключить все возможные риски с самого начала, по-прежнему важно выявить и учесть основные из них, а также предпринять шаги по их минимизации и устранению их негативного влияния на ваши общие результаты.

Для этого нужно провести некоторые исследования. Необходимо изучить общие потенциальные риски, связанные с вашей отраслью и конкретным типом проекта в ней.

Также важно обеспечить максимально прозрачное сотрудничество с клиентом – быть открытыми во всем, что вызывает вопросы и заставляет продумывать разные пути решения.

5. Отсутствие необходимых навыков у проектной команды

Речь идет не только о технических навыках, требуемых для проекта, но и о soft skills, таких как командная работа и коммуникативные навыки.

Следует поразмыслить о сильных и слабых сторонах членов команды и продумать, как лучше сочетать их особенности характера и компетенции. Далее можно проработать стратегию того, как создать успешную модель взаимодействия всех членов команды, в которой наиболее полно будут применяться сильные стороны каждого.

Менеджер проекта СтилЛедиМакс эффективно решает возникающие проблемы – ваша компания будет обеспечена продуктивным управлением проекта и первоклассным воплощением ваших идей.

Автор статьи: Кристина Куруленко