POV: впервые готовили компанию к INFOSTART EVENT

11-13 октября компания Programming Store впервые участвовала как партнёр в конференции INFOSTART EVENT 2023. Мы привезли из Питера много впечатлений, набитых шишек и прощупанной почвы. Хотим поделиться опытом с такими же новичками, как мы. Интересно, с какими курьёзами сталкивалась ваша команда во время подготовки к конференциям?

Конференция от компании Инфостарт – одно из главных офлайн-событий для 1С-специалистов. Мероприятие проходит каждый год и как правило в Санкт-Петербурге. Айти-компании могут представить себя главным образом в нескольких форматах: подготовить интерактивный стенд, выступить как спикеры с собственными докладами и стать спонсорами розыгрыша призов. Programming Store в этом году использовали все эти форматы.

Спонсорство и стенд доступны просто при покупке пакета участия. Но чтобы выступить с образовательным докладом, нужно пройти конкурсный отбор на сайте конференции. Айти-компания готовит собственных спикеров и темы докладов, а пользователи сайта мероприятия голосуют за них.

Решение об участии будет исходить из специфики вашей компании, возможностей и целей. Расскажем о себе, чтобы вы смогли сопоставить.

Programming Store предоставляет услуги удалённых программистов, и основное направление – это 1С-разработка. На 2023 год у нас более 150 сотрудников, большинство из них работает дистанционно из разных городов и стран.

В этом году мы активно начали развивать бренд, поэтому цель нашего участия в международной конференции – повысить узнаваемость в профессиональном сообществе. Мы работали с двумя аудиториями: потенциальными заказчиками и потенциальными соискателями.

Вместе с нами на мероприятие приехали со стендом такие компании, как Технониколь, Ozon Tech, КРОК, СДЭК и Росатом.

INFOSTART EVENT – единственная в России конференция по 1С-разработке международного масштаба, поэтому большие затраты на участие обоснованы (но не говорим, что окупаемы). Цены пакетов участия организаторы мероприятия отправляют по запросу. Стоимость размещения стенда зависит от количества квадратных метров, которые вы хотите занять. В этом году за кв. метр пришлось заплатить от 40 до 45 тысяч рублей.

Не называем точную сумму, какую мы потратили на участие, потому что она с каждым годом и для каждой компании будет своя. Скажем только, что лучше сразу согласовать возможное увеличение планового бюджета на 10-20%.

Организаторы

Наша команда организаторов была небольшой, и на разных этапах кто-то уходил и кто-то подключился. Ядро составляли три HR, два маркетолога и дизайнер.

Спикеры

Также мы заявили на конкурсный отбор 24 доклада. По результатам двух туров голосования на конференцию приехали 5 спикеров от Programming Store. Сценарий выступления готовили сами докладчики, помогали им наш внутренний негласный эксперт по презентациям, HR-директор и директор компании.

Спикеров лучше не привлекать к работе на стенде. Это мы поняли только на месте. В день, когда у докладчиков было выступление, мы ощущали нехватку людей.

Представители на стенде

Всего на стенде работали 11 наших сотрудников, включая директоров. Это были команда HR, представители отдела по работе с клиентами, специалисты 1С-разработки и DevOps-инженеры. В ходе общения с посетителями мы заметили, что людей чаще интересуют «технические» темы, поэтому лучше привлекать на площадку больше экспертов в 1С.

А ещё во время мероприятия мы поняли, что кто-то из маркетинга должен быть в качестве онлайн-поддержки, чтобы быстро справляться с форс-мажорами. Удобнее решать вопросы, когда ты в спокойной обстановке офиса, а не работаешь параллельно на стенде.

Решение об участии мы приняли в конце января, то есть за 8 месяцев до конференции. Активно готовиться начали за 6 месяцев: распланировали этапы и содержание ключевых задач, определились с форматом участия, размером стенда, подписали договор, внесли предоплату, чтобы забронировать наиболее выгодные условия. Можно заложить даже чуть больше времени на подготовку, чтобы учесть форс-мажоры.

Для участия в качестве спикеров нужно подать заявки по каждому докладу. Сделать это лучше в первую неделю после старта сбора: чем раньше организаторы получат заявку, тем быстрее компания попадёт в отбор. Поэтому список возможных докладчиков и темы выступлений лучше собирать в течение всего предыдущего года.

Подготовка спикера на конференцию такого масштаба занимает около полугода. Сюда нужно заложить несколько репетиций, публичный прогон материала и создание слайдов презентации – их нужно оформить по шаблону Инфостарта.

Очень важно в самом начале подготовки определить, как работать с полученными контактами после мероприятия. Расписать, какие данные необходимо собирать для для будущих рекламы и рассылок. Нужны ли номера телефона или только email? Помогут ли в дальнейшей работе юзернеймы в Телеграм. Как будет выстроен процесс маркетинговой работы с новой базой лидов? Ответы на эти вопросы могут кардинально менять идеи с активностями, отсеивая или модифицируя креативные предложения.

Основную концепцию представления компании нужно принять и согласовать безоговорочно. Для себя мы установили, что за месяц до старта ничего важного менять нельзя. Поэтому раз в четыре недели важно встречаться с руководством и презентовать все согласованные и решённые моменты.

Также для команды, работающей на стенде, мы создали общий гугл-док со сценариями действий по каждой активности, со скриптами для специалистов каждого направления. В нём прописывали, что лучше рассказывать о компании, как взаимодействовать с гостями стенда, каких результатов ожидать.

Бронировать место для стенда нужно сильно заранее, как только начинают заключать партнёрские договоры. Все детали размещения лучше фиксировать: в качестве приложения к договору прикладывать схему расположения стендов.

У нас был большой стенд, 24м², и мы не пожалели об этом – было много масштабных задумок. В целом, размер занимаемого пространства уже выделял компанию, а ещё то, что через стенд можно было пройти. Такие сквозные стенды смотрелись более выигрышно, чем лавочные.

Наполнение стенда — одна из первостепенных задач, потому что от него напрямую зависят другие: планировка и дизайн стенда, цепочки взаимодействия с посетителями и сбора контактов, общая концепция мероприятия. «Активности» – так мы называем способы привлечь посетителей на стенд, чтобы пообщаться и получить контакты, которые будем использовать для рассылок и рекламы. Классическая формула AIDA в деле.

Вообще на Инфостарте две аудитории: потенциальные заказчики услуг и продуктов и потенциальные сотрудники, программисты, которые уже где-то работают. Первые приезжают, чтобы найти ресурсы для своих проектов. Вторые – послушать доклады, пообщаться со знакомыми и потусоваться.

Каждый год организаторы задают конференции в определенную тематику, в 2023 году — это киберпанк и искусственный интеллект. Поэтому для привлечения внимания к стенду мы решили использовать роботов. У нас был робот-художник, робот-собака, робот-бармен и промо-робот, который ездил по помещению и разговаривал с посетителями.

Для продвижения своего образовательного продукта 1skiller.ru мы также организовали экспресс-тестирование для разработчиков и руководителей команд. Демо-тест заинтересовал посетителей сам по себе, он определял уровень в 1С-программировании. По прохождении участники могли выбрать подарок: уроки по 1С-разработке или доступ к полной версии тестирования.

Ещё нам приятно запомнились несколько активностей от коллег, они пользовались популярностью посетителей:

По мерчу

Всегда заказывайте тестовый образец, даже если вы давно работаете с подрядчиком. За 1-2 месяца до мероприятия, когда ещё точно можно всё переделать и перезаказать, примерьте и потрогайте изделия. Обязательно продумайте, как они будут применятся, располагаться на конференции. К сожалению, мы не учли этот совет и столкнулись с проблемами.

По видео

На конференции на разных экранах и во время пауз онлайн-трансляции докладов постоянно крутят видеоролики без звука о компании-партнёре конференции. Лучше брать короткое, до полутора минут видео без слов, с инфографикой по общим фактам о компании – такое было у нас. У других были длинные ролики, где голосом описывались кейсы. Такие видео воспринимались тяжелее и без звука выглядели неполноценными.

По расходным материалам для стенда

Мы точно не жалеем, что решили поучаствовать, и благодарны организаторам, хотя спустя полтора месяца о конкретных результатах для нашей компании судить рано. В целом мероприятие прошло на высоте:

Но было и то, что нам не понравилось.

Таким был первый опыт партнёрского участия в INFOSTART EVENT для Programming Store. Успешный ли он, оправданы ли вложения – таких выводов пока не делаем, но у нас точно получилось масштабно заявить о себе. Во время подготовки мы прописывали ожидания от мероприятия в целом и планы по каждому направлению работы: HR, продажам, маркетингу и по отдельным продвигаемым продуктам. Сейчас мы ведём статистику и снимаем показатели, чтобы оценить эффективность мероприятия в цифрах.

Будет ли вам интересно узнать про наши итоги в следующей статье? Пишите в комментариях.